Cómo calcular los vales de despensa y beneficios para tu equipo

26 de junio, 2023

En México, los vales de despensa y beneficios son una parte fundamental para garantizar el bienestar de los equipos de trabajo. Calcular de modo adecuado estos beneficios es esencial, tanto para los empleadores como para los empleados.

Exploraremos los factores clave a considerar. Por ejemplo, los requisitos legales y los límites establecidos por las autoridades fiscales. Además, analizaremos las ventajas de implementar estos beneficios. Y, cómo pueden ayudar a mejorar la 🤝🏼 gestión de capital humano y la retención de talento.

Qué son los vales de despensa

En México, los vales de despensa son una prestación laboral que se proporciona a los empleados, como un beneficio adicional al salario.

Estos vales son una forma de apoyo económico, que permite a los colaboradores adquirir alimentos, productos básicos y artículos de primera necesidad.

Su objetivo principal es mejorar el poder adquisitivo de los colaboradores y ayudarles a cubrir sus necesidades básicas.

Por ello, dichos vales son otorgados en forma de monederos electrónicos. Estos pueden ser utilizados en establecimientos comerciales autorizados.

Compras múltiples

Los empleados pueden utilizar estos vales para comprar alimentos, productos de limpieza, artículos para el hogar y otros productos de primera necesidad.

Cualquier miembro del 🏢 organigrama de empresa podría recibir vales de despensa.

Es importante destacar que los vales tienen un tratamiento fiscal especial en México. Las empresas que expiden los monederos deben ser autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Tanto los empleadores como los empleados pueden beneficiarse de ciertos incentivos fiscales. Claro, al proporcionar y recibir estos vales como parte de la remuneración laboral, en tanto queden evidenciados en la prenómina.

Características de los vales de despensa por ley

Los vales de despensa están regulados por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR).

A continuación, veamos algunas características importantes de los vales de despensa según la ley de México.

Exención fiscal

Los vales de despensa están exentos del pago de impuestos, tanto para los empleados como para los empleadores.

De acuerdo con la Ley del Seguro Social, estos vales no forman parte del Salario Base de Cotización. Esto ocurre sólo si el monto que se entrega a los colaboradores no rebasa 40% de 1 UMA (Unidad de Medida y Actualización) diaria. 

La UMA diaria en 2023 es de $103.74 pesos. El 40% de este monto sería $41.49 pesos. Para hacer el cálculo mensual, se multiplica por 30.4 días, por lo que el límite sería de $1,261.48 pesos mensuales. 

Beneficio fiscal con el vale

Por ejemplo, si otorgas un monto de $1,000 pesos mensuales a tus trabajadores, esta cantidad no sería considerada como parte del Salario Base de Cotización.  

Por otro lado, también estarán exentos del ISR si la suma de los ingresos (los salarios y las prestaciones) no excede de 7 UMA.  Es decir, el tope son $22,075.9 pesos al mes, considerando el valor de la UMA en 2023. 

Un trabajador que tiene un sueldo de $15,000 pesos mensuales y recibe $1,000 pesos en vales, estará exento del pago de ISR.  

Uso exclusivo en productos básicos

Los vales de despensa deben ser utilizados sólo para adquirir alimentos, productos de limpieza, productos de higiene personal, medicamentos y otros artículos de primera necesidad.

Está prohibido utilizarlos para la compra de bebidas alcohólicas, tabaco o bienes no relacionados con las necesidades básicas.

Establecimientos autorizados

Los vales de despensa solo pueden ser utilizados en establecimientos comerciales autorizados y registrados ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

Estos establecimientos deben emitir comprobantes fiscales por las transacciones realizadas.

También, hemos mencionado que las empresas que emiten los vales deben estar aprobadas por el SAT. Esto es porque dichas empresas cumplen con las características de deducibilidad.

Periodicidad

Los vales de despensa pueden entregarse de manera mensual, quincenal o semanal, según lo acordado entre el empleador y el empleado.

La periodicidad debe ser establecida de modo claro en el contrato de trabajo o en el convenio colectivo correspondiente.

Por qué tu empresa debería dar (o no dar) tarjetas de vales de despensa

Existen varias razones por las cuales una empresa en México debería considerar proporcionar tarjetas de vales de despensa a sus trabajadores.

Por qué dar vales de despensa

Los vales de despensa son una prestación adicional que ayuda a mejorar el poder adquisitivo de los empleados. Al proporcionar este beneficio, la empresa contribuye a satisfacer las necesidades básicas de sus colaboradores.

Ofrecer vales también puede ayudar a atraer y retener a empleados talentosos. Este beneficio adicional demuestra el compromiso de la empresa hacia el bienestar de su personal.

Según Edenred México, el 84% de los empleados considera que los vales de despensa impactan de modo positivo en su satisfacción laboral.

En algunos casos, la entrega de vales de despensa puede ser obligatoria, según los convenios colectivos o contratos de trabajo.

Por qué no dar vales de despensa

No obstante, también hay consideraciones que podrían hacer que una empresa opte por no proporcionar tarjetas de vales de despensa.

Algunas de estas consideraciones son limitaciones presupuestarias, características específicas de la industria o la existencia de otros beneficios equivalentes para los empleados.

De entrada, quien quiera ofrecer vales de despensa deberá estar dado de alta ante el SAT. Si eres una pequeña empresa podría ser complicado el otorgarlos. Para ello, se requiere un presupuesto amplio, una estrategia fiscal clara y una buena gestión contable.

En última instancia, la decisión de otorgar o no tarjetas de vales dependerá de las circunstancias y necesidades particulares de la empresa.

En su caso, deberán evaluar su capacidad financiera y su estrategia para atraer y retener talento. Esto favorece el 🙌🏼 buen clima laboral.

Cómo calcular los vales de despensa para tus empleados

El cálculo de los vales de despensa puede variar, dependiendo de diversos factores que deben considerar las empresas.

Sin embargo, de manera general se pueden seguir las acciones siguientes:

1. Establece el monto total que deseas asignar para los vales. Esto puede ser un porcentaje del salario base o una cantidad fija determinada por la empresa.
2. Verifica los límites establecidos por las autoridades fiscales. Según la ley, el monto de los vales de despensa no debe exceder el 40% del salario mínimo general diario vigente (en la zona geográfica donde se otorgan).
3. Decide la periodicidad con la que se entregarán los vales. Esta puede ser mensual, quincenal o semanal.
4. Divide el monto total de los vales entre el número de periodos establecidos. Esto te dará el monto individual que se asignará a cada empleado en cada periodo.

Cómo incluir vales de despensa en las incidencias de nómina

Si has decidido otorgar vales de despensa a tus trabajadores, es necesario que las incluyas dentro de las incidencias de nómina.

Verifica la estructura de tu sistema de nómina

Asegúrate de que tu 💻💰 sistema de nómina esté configurado para incluir los vales de despensa, como una incidencia o concepto de pago separado.

Esto permitirá registrar y calcular de manera precisa el monto correspondiente a los vales de cada empleado.

Define el concepto de pago

Asigna un código o nombre específico al concepto de pago de vales de despensa dentro de tu sistema de nómina. Esto ayudará a identificar de manera clara esta prestación. Ayudará a distinguirla de otros conceptos salariales.

Calcula el monto de los vales de despensa por empleado

Utiliza el cálculo establecido para determinar el monto individual de los vales para cada empleado, en cada periodo de pago.

Registra las incidencias

En el periodo correspondiente, ingresa el monto de los vales de despensa como una incidencia en la nómina de cada empleado.

Asegúrate de aplicar el concepto de pago y asociarlo a cada empleado.

Realiza los cálculos de retenciones y deducciones.

Verifica si existen retenciones o deducciones aplicables a los vales de despensa, como impuestos o descuentos acordados con el empleado.

Genera los recibos de nómina

Una vez registradas las incidencias de los vales para la despensa, genera los recibos de nómina correspondientes para cada empleado.

Asegúrate de que los montos de los vales estén especificados de manera clara en los recibos.

Recuerda que es fundamental contar con un sistema de nómina confiable y actualizado.

También, es importante mantener un registro preciso de las incidencias. Para cumplir con las obligaciones legales y proporcionar información transparente a tus empleados.

Cómo gestionar las incidencias de nómina con Sesame HR

Sesame HR es un software integral de Recursos Humanos. Por ende, facilita una gran cantidad de procesos del área. Al mismo tiempo, recaba toda la información referente a dichos procesos.

Esta herramienta cuenta con la información pertinente para generar las nóminas de tus colaboradores. Sólo se necesita configurar las incidencias que requieres reportar.

Al tener la información centralizada, 🚀 Sesame HR te ayuda a ahorrar tiempo en la revisión de las incidencias.

Podrás incluir datos como el nivel salarial, contratos, beneficios como los vales de despensa o descuentos salariales.

También, tendrás la información automatizada y actualizada en tiempo real. Ello agiliza la toma de decisiones.

En conclusión, los vales de despensa son una buena opción para mejorar las prestaciones de tu equipo de trabajo. Y es importante que, cuando los ofrezcas, los incluyas en tu gestión de incidencias de nómina.

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