Paso a paso del archivo de gestión documental con ayuda de una App

11 de enero, 2024

¿Cómo te va con el archivo de gestión documental en tu empresa? ¿Te gustaría tener un sistema más eficiente, para organizar la información que manejas a diario? 

No te preocupes, hoy te vamos a explicar paso a paso cómo implementar un archivo de gestión documental con la ayuda de la tecnología. 

En especial, una herramienta enfocada en empresas de 50, 150 o más empleados, y para los equipos de RR. HH. que necesitan ganar tiempo y agilidad. 

Antes de empezar, te recordamos que somos Sesame HR: tu ERP para Recursos Humanos en México. Y si prefieres que un asesor te cuente cómo funciona nuestra App de gestión documental y RR. HH., no dudes en pedir una asesoría gratis de Sesame HR.

Ahora sí, ¡empecemos!

5 pasos claves para el archivo de gestión documental de RR. HH.

Empecemos por lo básico en el archivo de gestión documental (si ya lo tienes claro, puedes saltar al siguiente subtítulo, más enfocado en tecnología útil). 

Toda la información que necesitas, en un mismo lugar con el Gestor Documental de Sesame HR

Simplifica la gestión de documentos, accede a archivos importantes en segundos y colabora de manera eficiente con tu equipo desde cualquier lugar y de forma segura

Entonces, para llevar a cabo un archivo de gestión documental de Recursos Humanos eficaz, te recomendamos seguir estos cinco pasos:

1. Clasifica los documentos. Divide los documentos en categorías como: contratos, sistema de nómina, capacitación, etc. Esto facilitará su organización y búsqueda posterior.
2. Orden cronológico. Dentro de cada categoría del archivo de gestión documental se organiza de manera cronológica, para tener un seguimiento del historial de cada colaborador. Esto permitirá identificar posibles cambios a lo largo del tiempo.
3. Digitaliza. Pasa toda la documentación física a formato digital, por medio de escaneo o fotografía. Esto permitirá almacenar la información de manera más segura, tener copias de respaldo y facilitar su consulta desde cualquier ubicación.
4. Crea una base de datos de empleados. Ingresa los documentos digitalizados en una base de datos donde puedas clasificarlos por colaborador, fecha, tipo de documento, etc. Esto simplificará mucho la organización y futuras búsquedas.
5. Actualiza de forma periódica. Revisa y actualiza cada cierto tiempo. Además, agrega nuevos documentos e información. Mantén respaldos de seguridad: esto garantizará que la información se encuentre siempre completa, actualizada y disponible.

Seguir estos pasos te permitirá implementar un archivo de gestión documental de Recursos Humanos eficiente.

Evolución de la gestión de documentos de Recursos Humanos hasta lo digital

Ya lo ves, en los últimos años el archivo de gestión documental ha cambiado mucho para los equipos de RR. HH. 

Antes, teníamos que guardar cajas y cajas de papeles que ocupaban mucho espacio, y era difícil encontrar lo que necesitábamos. Ahora, existen plataformas digitales que te permiten escanear, clasificar y almacenar todos los documentos de talento humano de manera sencilla, rápida y segura.

Si hablamos de la evolución en la gestión documental de Recursos Humanos, podemos ver que ha cambiado mucho con la tecnología.

Hoy en día, hay herramientas de gestión documental que te permiten digitalizar y organizar la documentación de los colaboradores de forma electrónica. Esto optimiza procesos como la incorporación de personal o gestión de incidencias en nómina, por ejemplo:

• Digitalizar documentos como contratos, actas, certificados de estudios, etc. Los puedes tener todos juntos en la nube.
• Crear carpetas para cada colaborador y organizar todos sus documentos. Así es fácil de consultar su información cuando la necesites.
• Usar etiquetas clave para encontrar rápido lo que buscas.
• Control de accesos para que sólo usuarios autorizados puedan ver ciertos documentos confidenciales.
• Respaldos automáticos para no perder información.

La tecnología ha facilitado en gran medida el archivo de gestión documental. Hoy puedes tener toda la información de tus colaboradores digital, segura, organizada y al alcance de tus dedos. ¿No te parece increíble la evolución?

Cómo funciona el archivo de gestión documental de Sesame HR

Nos alegra que hayas llegado hasta aquí, pues ahora te contaremos cómo beneficiarte de Sesame HR. Para empezar, te recordamos que se trata de una plataforma integral de RR. HH. En consecuencia, el gestor documental de Recursos Humanos es una de sus utilidades más potentes.

En nuestra plataforma podrás alojar toda la documentación laboral de talento humano. Esto implica que puedes subir y descargar: contratos, certificados, diplomas, recibos de nómina, tickets de gasto, facturas y mucho más. Todos los documentos que requieras. 

Lo anterior es algo que le dará mucha claridad a tu trabajo, ¿por qué? Porque en el mismo programa dispones de un completo portal del empleado, sincronizado y con posibilidad de información y gestión de:

• Registro de horas laboradas por día, semana, mes y años.
• Control horario, con registro de entradas y salidas del trabajo (en home office o en presencial)
• Reporte y gestión de los días de vacaciones, entre otras.

Organización del archivo documental de RR. HH.

Con el archivo de gestión documental para RR. HH. de Sesame HR incluso podrás organizar los documentos laborales por carpetas. De tal manera que accedes a ellos con mucha facilidad.

Además, puedes activar la opción de notificaciones, para que los empleados se enteren cada vez que subas un documento, o viceversa. 

Ahora, si quieres más, Sesame HR te da funcionalidades adicionales para el archivo de gestión documental:

• Contarás con la posibilidad de usar firma digital en la misma plataforma. Así puedes solicitar a los colaboradores que firmen documentos importantes y luego los dejen listos en el mismo programa. Súper útil, ¿verdad?
• Distintos niveles de acceso a los documentos (administrador, RR. HH., empleado), para que decidas quiénes acceden a qué documentos.  
• Archivo de gestión documental portátil. Si no estás en la oficina, también puedes acceder a la App y gestionar todo desde tu celular. Así mantienes acceso 24/7.
• Generación automática de informes sobre archivo de gestión documental y otros. Con un par de clics, nuestra plataforma genera reportes en Excel y otros formatos, con gráficos incluidos, para ti. Muy útil para el seguimiento y labores estratégicas.
• Por último, pero también muy importante, nuestra plataforma tiene un alto nivel de encriptación. Así garantizamos que todos los documentos laborales estén protegidos y cumplas con la LFPDPPP.  

Ya que has visto cómo opera el archivo de gestión documental de Sesame HR, solo queda invitarte a probarlo gratis durante dos semanas. Esa es la mejor forma de que veas y compruebes todos los beneficios que tenemos para ti. Solicita tu prueba gratuita ahora.