Gestiona los documentos de una empresa con estas 13 herramientas digitales

20 de septiembre, 2022

Cada vez es más fácil encontrar en el mercado herramientas para gestionar los documentos de una empresa. Podemos encontrar aplicaciones que nos permiten:

almacenar documentos, compartir los mismos con nuestros equipos de trabajo, modificarlos para mejorarlos e incluso, para destruirlos.

Consideramos que es importante conocer algunas de estas herramientas de gestor documental. Para que puedas considerarlas en tus estrategias de empresa.

¿Qué es un gestor de documentos de una empresa?

En los tiempos modernos, las empresas generan una gran cantidad de documentos. Contratos, formatos, facturas, reportes, encuestas y análisis, entre otros. Pero, sin parte del día a día en las empresas, para que sus miembros puedan compartir información.

Por lo anterior, se requieren métodos más eficaces para almacenar los documentos de la organización.

Un gestor de documentos digitales es una plataforma que combina normas y técnicas para gestionar cualquier documento. Todos los que hagan parte de la empresa. 

Además de ello, facilitan el flujo de los archivos. Consiguiendo una localización centralizada, para acceder de forma sencilla y fácil.

Beneficios de un gestor de documentos de una empresa.

Algunas de las principales ventajas que te puede aportar un gestor de documentos digital son:

• Garantizar la seguridad de los expedientes.
• Controlar las personas que tienen acceso a cada documento.
• Tener un acceso sencillo y centralizado.
• Disminuir las duplicidades de archivos.
• Ahorrar tiempo a la hora de la búsqueda.
• Agilizar y automatizar las tareas administrativas.
• Intercambiar la documentación electrónica entre organizaciones.
• Mayor productividad del personal.

Como podrás ver, si consigues llevar todos los documentos de tu empresa a la nube estarás dando un gran paso para el control de la información.

A continuación, encontrarás 13 herramientas que te pueden ayudar con la gestión de documentos de una empresa de manera digital.

1. OpenProdoc 3.0.3.

Esta herramienta que pertenece a GitHub es un programa de gestión documental gratuito y de código abierto. Puede funcionarte si estás empezando a administrar los documentos de una empresa.

OpenProdoc ofrece un conjunto de herramientas que permiten manejar documentos y compartirlos entre los miembros de una organización. Se pueden incluir fichas descriptivas para poder describir a cada documento y poder localizarlo.

2. OneDrive

OneDrive es un servicio en la nube, que permite conectar muchos documentos de una empresa. Se pueden almacenar y proteger los archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Esta aplicación está un poco más pensada para su uso en escuelas. Aún así, también puede ser una herramienta básica para una empresa que está empezando a usar un gestor documental.

3. Dropbox

Dropbox es una especie de buzón digital que permite reunir archivos, documentos, contenidos y accesos web en un sólo lugar. Esta información es alojada en la nube, donde puedes organizarlas e invitar a tu equipo a compartirla.

El almacenamiento de archivos en Dropbox es bastante seguro, ya que se respalda en todo momento. El acceso a los archivos se puede hacer desde cualquier ubicación y en cualquier momento.

Si quisiéramos encontrarle desventajas, serían:

1. Que no se pueden trabajar los archivos en tiempo real.
2. Que la versión gratuita tiene un límite de almacenamiento de sólo 2 GB.

4. Google Drive

Como muchas de las herramientas que Google ofrece, Drive es una app que te permite disponer de todos tus archivos en cualquier espacio. Es una de las carpetas más populares en la red para almacenar archivos digitales.

Esta herramienta funciona muy bien para el trabajo en equipo. Se pueden crear contenidos compartidos como archivos de texto, tablas de Excel o formularios.

Google Drive permite compartir los archivos con cualquier usuario o sólo con los que tú especifiques. La capacidad de compartir archivos a través de un enlace es su mejor atributo.

5. Sesame HR

Sesame HR es una plataforma integral de soluciones de Recursos Humanos. No sólo vas a contar con un administrador de documentos digitales, sino además una amplia serie de funcionalidades para RR. HH.

Dadas estas funciones, muchos de los documentos serán generados mientras las usas. Es decir, si por ejemplo aplicas una encuesta de clima laboral con la herramienta, ella misma te genera, almacena y gestiona los documentos e informe que resulten.

Otro ejemplo:

podrás gestionar un proceso de reclutamiento, automatizando sus funciones y administrando todos los documentos que se generan en el mismo (currículums, resultados de pruebas, reportes de entrevistas, perfiles de puesto, etc.)

Dichos datos podrán ser compartidos a través de licencias configuradas. De esta manera, controlas quién tiene acceso y sabrás qué personas consultaron cada documento.

La búsqueda de los documentos se puede hacer a través de palabras clave que permiten clasificarlos por tipo, tema o por empleado. Además, un sistema de notificaciones ayuda a saber cuándo se suben nuevos archivos al portal de cada empleado.

Sesame HR cuenta también con la funcionalidad de people analytics. Así, con los documentos que se vayas archivando, se pueden extraer datos que sirvan para analizar ciertos aspectos de la empresa. Esto mejora la toma de decisiones de sus directivos.

6. Slideshare

Las presentaciones son uno de los tipos de documentos de una empresa que más se emplean. Muchas empresas aprovechan las presentaciones para dar a conocer sus productos, capacitar, realizar informes, etc. Slideshare ayuda a crear y almacenar presentaciones digitales.

Otra razón más por la que Slideshare puede ser un buen gestor de documentos, es que tiene una gran facilidad para compartirlos a través de LinkedIn. De esta manera puedes presentar y compartir tus conocimientos con clientes o colegas que se encuentren en dicha red.

Además, las presentaciones creadas en Slideshare pueden compartirse al insertarse en sitios web, landing pages y otros entornos web de contenidos.

7. Your Secure Cloud

Your Secure Cloud es un software de origen alemán que permite el almacenamiento de datos. A las empresas les ayuda a almacenar, gestionar y compartir datos a través de una plataforma unificada.

Esta plataforma corre a través de diferentes sistemas como Windows y Linux. Los usuarios se pueden conectar y crear archivos, folders o grupos de proyectos.

Se puede rastrear el historial de actividades con detalles sobre algún documento en concreto.

8. pCloud

pCloud es una aplicación de escritorio que genera una unidad virtual segura en una computadora. En ella se puede almacenar, acceder y trabajar de manera fácil los archivos en la nube.

Al guardarlos en la nube, los documentos de una empresa estarán seguros y podrán compartirse entre diferentes dispositivos o con otras personas. Incluso, permite el trabajo colaborativo, al realizar operaciones de archivos en la nube.

Esta aplicación no es muy recomendable cuando se quieren almacenar grandes cantidades de datos o archivos de gran tamaño.

9. Luckycloud

Esta también es una herramienta digital de origen alemán, cuya finalidad es resguardar con seguridad todos los documentos de una empresa. Luckycloud permite sincronizar y compartir documentos de una empresa, que se encriptan a través de su plataforma.

Como su finalidad es el almacenaje de la información, es poco funcional para la optimización y automatización de los procesos.

10. Evernote

Evernote es una plataforma digital que funciona como si fuera un bloc de notas. En él puedes añadir todo tipo de contenido para trabajar o consultarlo en el futuro. Todos tus documentos se pueden transformar en una nota.

Con la funcionalidad de recordatorios, cada documento puede dar aviso de alguna acción a realizar. Además, tiene una gran variedad de opciones para trabajar desde cualquier parte del mundo y a través de cualquier dispositivo.

En su versión exclusiva para empresas, Evernote presenta funcionalidades potentes para el uso de libros de notas y la documentación corporativa.

11. Sync.com

Otra herramienta que ayuda en la gestión de documentos de una empresa es Sync.com. Con esta herramienta podrás colaborar, almacenar y compartir documentos de cualquier índole.

Puedes conectar a tu equipo de trabajo, o compartir archivos con socios comerciales, clientes, proveedores y otros. Los archivos se pueden actualizar casi al momento para que todos los interesados puedan compartir la misma página.

También cuenta con una función de portal, que se puede personalizar con el logo de tu empresa. De esta manera, se pueden recibir y enviar documentos desde un portal profesional, que genera confianza y posiciona a tu negocio.

12. HiDrive

Strato HiDRive es una especie de disco duro hospedado en la nube, donde los usuarios pueden almacenar toda clase de contenidos, como documentos de trabajo, PDFs o fotografías.

Su funcionalidad también está orientada al almacenamiento, por lo que puede ser una excelente opción sólo si quieres lograr que tus documentos se encuentren seguros, centralizados y sea fácil su acceso.

13. Eraser

Todos los programas anteriores facilitan la gestión documental, en cuanto a su almacenamiento, localización y trabajo compartido. Pero, en ocasiones lo que se necesita es eliminar por completo archivos digitales. Los que contienen información sensible y que queremos eliminarlos.

Eraser es una aplicación que elimina archivos, haciendo como si nunca hubieran existido en el disco duro o en la nube que los hayas guardado. Lo que hace esta aplicación es sobreescribir todos los datos almacenados en el disco, haciendo imposible el acceder a ellos.

En conclusión

Como podrás notar, existen diversas herramientas que tienen la función de gestoría para los documentos de una empresa.

Dependiendo del escenario en el que se encuentre tu empresa: familiaridad con la gestión de documentos, necesidades de espacio, trabajo en equipo y presupuesto, podrás seleccionar alguna de las que hemos mencionado.

Sigue navegando en nuestra web de Sesame HR. Seguro encontrarás recursos con mucho valor, para mejorar tu desempeño como profesional del área de Recursos Humanos