¿Por qué utilizar la metodología Lean para la gestión de tareas?

9 de agosto, 2022

La metodología Lean es un sistema de gestión moderno y eficaz adoptado por muchas empresas en el mundo.

Se trata de una técnica que busca aumentar el valor que se genera a los clientes. Esto, mediante la eliminación de ‘desperdicios’ en cada fase de un proyecto o tarea.

En esta publicación te explicaremos los fundamentos de la metodología Lean. Además, detallaremos en específico cómo se emplea para una mejor gestión de las tareas.

¿Qué es la metodología Lean?

El Lean Management es una metodología avanzada para la gestión de las actividades de una empresa. Esta metodología pone en el centro al cliente y cómo se le puede generar mayor valor.

Para ello se reducen todos los desperdicios, es decir, aquello que no genera valor. Entre las actividades que se identifican como desperdicios están las pérdidas de tiempo, los esfuerzos inútiles y los costos innecesarios.

Principios del Lean Management

Existen cinco principios dentro de la metodología Lean. Estos funcionan como pasos, para que se pueda alcanzar la satisfacción de los clientes.

Aplicar estos cinco pasos llevará a tu organización a reducir los desperdicios en cada proceso. Incluso, a mantenerte dentro del alcance de tus proyectos y cumplir con los factores críticos de éxito.

1. Identificar el valor

Se deben identificar los factores que agregan valor a tu producto. Para ello, es importante determinar para quién desarrollas tu producto. Así, podrás identificar qué es lo que esa persona valora. Dichas partes interesadas pueden ser internas (colaboradores) o externas (clientes).

2. Analizar los procesos

Para ello se traza lo que se  conoce como mapa del flujo de valor (VSM). De forma visual se ven las actividades del proyecto, de inicio a fin. Así, se pueden empezar a identificar los desperdicios en cada fase del proyecto.

3. Crear un flujo

En este paso de la metodología Lean se retrabaja la gestión de proyectos, para hacerlos más eficiente. Eliminas los desperdicios identificados en el paso anterior.

Además, se identifican los hitos del proyecto como punto de referencia, para dar seguimiento al mismo.

4. Establecer un sistema ‘pull’

Se trata de establecer un sistema que empuje las tareas siguientes. Es decir, las tareas se incorporan al proceso en la medida que otras tareas se van terminando en etapas anteriores.

5. Continuar mejorando

La gestión de tareas con la metodología Lean se debe aplicar de manera constante, buscando la perfección.

Ventajas de la metodología Lean en la gestión de tareas

Como podrás ver, el Lean management es aplicable a diversos aspectos de la gestión empresarial. En nuestro caso, consideramos que suma grandes beneficios cuando se aplica en la gestión de tareas.

Entre las ventajas que se generan están:

• Las tareas se vuelven más eficientes, reduciendo los tiempos y los costos.
• El tiempo que se empleaba en realizar tareas que no aportan valor se reutiliza en actividades que sí generan valor.
• Se mejora la eficacia de los colaboradores, al hacer su trabajo con menos esfuerzo y alcanzando mejores resultados.
• Se genera un control preciso del recurso humano, reduciendo los gastos por horas extra, duplicidad de funciones o malas asignaciones de tareas.
• La entrega de tareas terminadas se realiza más rápido, lo que mejora la satisfacción del cliente interno.

Aplicando la metodología Lean a la gestión de tareas

Veamos un ejemplo muy simple de cómo podemos implementar el uso de la metodología Lean en la gestión de tareas. Al momento de realizar el paso dos: analizar las tareas, construye una matriz teniendo como ejes la urgencia y la importancia. De esta manera te quedarán cuatro posibles cuadrantes:

• Tareas importantes y urgentes. Son aquellas actividades de gran relevancia y que afectan a la organización o al proyecto en gran medida.
• Tareas importantes pero no urgentes. Son actividades que aunque pueden ser importantes no nos afectan en el corto plazo.
• Tareas no importantes pero urgentes. Son tareas que no son relevantes pero que se pueden complicar. Por ello, urge que nos ocupemos de ellas.
• Tareas no importantes ni urgentes. Se trata de tareas que no tienen importancia clave y que tampoco hay una urgencia para ocuparse de ellas.

Con la mentalidad Lean de evitar el desperdicio, como deberías gestionar cada cuadrante de las tareas anteriores es:

• Baja importancia, baja urgencia. Son las tareas que deberíamos buscar automatizar por medio de procesos estandarizados y el uso de la tecnología.
• Baja importancia, alta urgencia. Delega dichas tareas en el entendido que la dificultad de la tarea no debe ser elevada. Si la dificultad es alta, mejor realízalo tú mismo.
• Alta importancia, baja urgencia. No demores mucho en realizarlo. No permitas que dejarlo para después traiga urgencia y tengas que resolverlo con estrés de por medio.
• Alta importancia, alta urgencia. Si es algo a lo que llegas demasiado tarde, lo mejor es hacer otra tarea. Si aún hay tiempo, ocúpate de ello de manera pronta.

Gestión de tareas con Sesame HR

Como veíamos, una recomendación es estandarizar los procesos para lograr una mayor efectividad. Para esto, Sesame HR es un sistema integral de soluciones de Recursos Humanos, que cuenta con una funcionalidad para la gestión de tareas y proyectos.

Con este software podrás organizar las tareas de tus colaboradores, asignarles tareas y medir costos y rentabilidad de cada proyecto.

Además, Sesame HR te permite gestionar las tareas en tiempo real, pudiendo evaluar la productividad del equipo de trabajo. También, podrás realizar informes de productividad para hacer el proceso más ágil.

Entonces, aprovecha todas las ventajas que te aporta la metodología Lean. Y, si deseas avanzar a un nivel superior de productividad, solicita una demo gratuita de Sesame HR. Podrás conocer todos los beneficios que te aporta para la adecuada gestión de tareas.