¿Cómo elaborar un expediente digital del personal para tu empresa?

29 de marzo, 2022

El expediente digital del personal es algo que, como patrón, debes conservar según la ley. Por eso, tienes que aprender a elaborar uno y tener guardados todos los documentos de tus empleados.

Además, tener esta base de datos de los empleados fácilmente, te permitirá agilizar ciertos procesos y poder revisar algunos datos de forma fácil.

Aquí, te explicaremos a detalle qué es el expediente digital del personal, cómo crear uno y qué herramienta es la que necesitas para hacer más sencillo este proceso.

¿Qué es el expediente digital del personal?

El expediente digital del personal es una herramienta de control interno que almacena de forma digital todos los datos importantes de tus trabajadores. Datos que van desde lo personal hasta lo laboral y profesional. Básicamente, es lo mismo que un expediente del personal de toda la vida, pero electrónico.

Contar con estos documentos es importante en México, pues hay leyes que te obligan a guardar cierta información por hasta 10 años. Además, gracias a estos expedientes se puede crear un historial para el trabajador, que realmente demuestre que está o que estuvo trabajando en la empresa.

Documentos que contiene

El expediente digital del personal contiene una amplia variedad de documentos que se clasifican en distintos tipos: Personales, laborales y de la empresa.

• Los documentos personales son los que el trabajador posee antes de entrar a la empresa y que dan una idea sobre el tipo de persona que es. Estos documentos son:

1. Acta de nacimiento
2. Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
3. Clave Única de Registro de Población (CURP)
4. Número de Seguridad Social (NSS)
5. Comprobante de domicilio
6. Copia del INE
7. Cartilla militar (en caso de que aplique)
8. Constancia de antecedentes no penales
9. Licencia de conducir
10. Cartas de recomendación
11. Estudios socioeconómicos
12. Exámenes de aptitud
13. Exámenes psicométricos
14. Número de cuenta del empleado

• Documentos laborales que se crean cuando se construye la relación laboral entre el patrón y el trabajador:

1. Contrato laboral
2. Adendum al contrato
3. Cartas responsivas por material o equipo

• Documentos empresariales que se generan por la relación laboral entre el trabajador y el patrón, pero que no requieren un convenio entre empleado y empresa:

1. Movimientos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
2. Movimientos del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)
3. Listas de asistencia
4. Cartas del INFONAVIT o del FONACOT
5. Cartas declarando incapacidades
6. Solicitudes de vacaciones
7. Recibos de nómina ya firmados
8. Justificantes

Y otros documentos que sean relevantes para el expediente digital del personal.

Cómo hacer un expediente digital del personal

Los expedientes convencionales se hacen de la siguiente manera: 

Se le pide al trabajador todos los documentos necesarios y el encargado de recursos humanos recopila los restantes (movimientos del IMSS, contratos laborales, recibos de nómina). Después, en una carpeta con el nombre del empleado se almacenan todos los documentos. Cada vez que se crea un nuevo documento importante para el expediente de un colaborador, se debe buscar la carpeta del mismo y añadir la nueva información.

Para hacer un expediente digital del personal, el proceso es, en esencia, el mismo. Pero se hace una transición del papel y la tinta a las computadoras y los sistemas de almacenamiento en la nube.

Así que, para crear un expediente digital del personal, lo primero que debes hacer es digitalizar los documentos. Ya sea escaneándolos o haciéndolos directamente desde Word o Excel. Después, se almacenan en la nube o en un disco duro y se colocan en una carpeta específica con el nombre del empleado.

Elaborar un expediente digital es algo que puede hacerse perfectamente con un escáner y una computadora. Sin embargo, si quieres tener una mejor organización y ahorrar más tiempo, lo mejor es que emplees un gestor de documentos.

Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con un gestor documental, y te permite subir tus documentos de forma sencilla y ordenada. Te da la posibilidad de crear tus propias carpetas o de guardar los archivos directamente en el perfil del empleado.

Este es el proceso que debes seguir para crear un expediente digital del personal en tu empresa. Así, te aseguras de cumplir con la ley y de darle un historial a todos tus trabajadores.