Tipos de gastos de una empresa: ¿Cómo se gestionan?

23 de mayo, 2025

Los tipos de gastos de una empresa son el termómetro que marca su salud financiera y operativa. Aunque a veces se les mira como simples cifras en una hoja de cálculo, lo cierto es que detrás de cada gasto hay decisiones, estrategias y, muchas veces, oportunidades de mejora.

Para los directivos de Recursos Humanos, conocer y entender estos gastos no es solo una responsabilidad administrativa, sino una herramienta para tomar decisiones más inteligentes. Porque gestionar personas también es gestionar recursos.

Cuáles son los diferentes tipos de gastos de la empresa

Los números no son solo tema de finanzas. En Recursos Humanos, muchas decisiones implican inversiones importantes: contratación, capacitación, beneficios, indemnizaciones, sueldos, eventos, licencias, uniformes… y la lista sigue.

Por eso, conocer los tipos de gastos de una empresa es fundamental para actuar con estrategia y evitar sorpresas.

Gastos operativos directos

Estos son los gastos necesarios para que la empresa funcione día a día. En RRHH, esto incluye sueldos, aportaciones al seguro social, uniformes, equipos de trabajo, entre otros.

Aunque parezcan “de cajón”, son los que más peso tienen en los gastos y costos de una empresa. Aquí cualquier mala decisión, retraso o error administrativo puede traducirse en un gasto innecesario o incluso en una multa.

Por eso es importante tener un sistema claro y actualizado que te permita monitorear estos egresos en tiempo real. Saber cuánto se está destinando a cada área, cuánto ha crecido la nómina y qué beneficios representan un gasto fijo es clave para presupuestar correctamente.

Gastos indirectos o generales

Estos no están ligados a la operación directa, pero igual son indispensables: agua, luz, renta, servicios de limpieza, papelería, mantenimiento, etc. Aunque RRHH no siempre los gestiona, sí tiene impacto en ellos: desde fomentar una cultura de ahorro hasta proponer estrategias de optimización.

Por ejemplo, reducir el gasto en papel físico digitalizando procesos, o cambiar eventos presenciales por sesiones virtuales bien organizadas.

Gastos extraordinarios

Aquí entran los imprevistos: indemnizaciones, juicios laborales, ausencias prolongadas no planificadas, rotación inesperada o incluso accidentes. Son difíciles de predecir, pero no por eso hay que ignorarlos.

Contar con un fondo de contingencia para gastos laborales extraordinarios es una práctica saludable. Y más importante aún: identificar patrones. Aquí, RRHH puede no solo contener el gasto, sino prevenirlo.

Cómo identificar, categorizar y controlar los tipos de gastos de una empresa

Saber qué se está gastando no es lo mismo que saber cómo se está gastando. Para gestionar bien los tipos de gastos de una empresa, necesitas orden, visibilidad y herramientas adecuadas.

Clasifica los gastos desde el origen

Una buena práctica es etiquetar los egresos desde su origen: gasto de personal, formación, beneficios, administración, seguridad laboral, etc. Esto te ayuda a presentar reportes claros. Pero también a detectar qué áreas generan más carga y dónde puedes optimizar.

Este enfoque también te ayuda a diferenciar los gastos y costos de una empresa. Porque aunque muchos usan ambos términos como sinónimos, no lo son. El costo está relacionado con la producción del bien o servicio principal de la empresa; el gasto, con todo lo que implica sostener la operación.

Automatiza la gestión para evitar fugas y errores

Aquí es donde entra la tecnología. Tener una plataforma que registre los gastos relacionados al personal, apruebe solicitudes, controle presupuestos y genere reportes es vital para no perder el control de gastos.

Los errores más comunes no se deben a grandes decisiones fallidas, sino a pequeñas fugas: aprobaciones sin autorización, comprobantes extraviados, políticas que no se aplican. Un sistema digital de gestión de gastos reduce todos estos riesgos.

Además, te permite alinear presupuestos con planificación estratégica. Ya no decides con base en la intuición, sino con datos actualizados y precisos.

Evalúa el retorno de cada gasto

No se trata solo de gastar menos, sino de gastar mejor. Cada peso invertido debe tener una razón clara. ¿La capacitación mejoró el desempeño? ¿Los bonos están motivando al equipo? ¿Ese evento trajo resultados tangibles?

Desde RRHH, puedes implementar indicadores de retorno sobre inversión (ROI) incluso en actividades aparentemente intangibles. Y eso te da más argumentos para defender tu presupuesto y tomar mejores decisiones a futuro.

Cómo involucrar a toda la organización en la gestión de gastos

Una buena gestión de los tipos de gastos de una empresa no es tarea exclusiva de contabilidad o dirección. Cada departamento influye, directa o indirectamente, en los egresos. Por eso, Recursos Humanos debe liderar una cultura de responsabilidad financiera sin convertirse en un policía del presupuesto.

Establece políticas claras y comprensibles

Olvídate de los manuales de 60 páginas que nadie lee. Lo que necesitas es una política de gastos breve, clara y accesible. Define qué se puede gastar, cómo se solicita, qué se debe comprobar, quién autoriza y en qué plazos.

Este tipo de políticas deben comunicarse en onboarding, reforzarse periódicamente y ser visibles para todo el equipo. Así se evita el famoso “yo no sabía”.

Capacita a líderes y mandos medios

Los responsables de equipos suelen tener libertad de gasto. Pero eso no significa que sepan cómo optimizarlo. Capacítalos para leer reportes, identificar desvíos y analizar sus decisiones financieras con mirada estratégica.

Recuerda que ellos son tus aliados clave para mantener controlados los gastos y costos de una empresa, sobre todo en el área de personal.

Fomenta la transparencia y la rendición de cuentas

La transparencia genera compromiso. Si las personas saben en qué se gasta, cuánto cuesta mantener una operación eficiente y qué impacto tiene cada decisión, tienden a ser más conscientes.

Desde RRHH puedes impulsar reportes internos, dashboards visuales o reuniones breves donde se hable del presupuesto con claridad.

Entender los gastos es también cuidar a las personas

Gestionar bien los tipos de gastos de una empresa es más que controlar el dinero: es cuidar los recursos para seguir ofreciendo empleo, beneficios, estabilidad y crecimiento. Desde RRHH, tenemos la oportunidad de influir directamente en ese equilibrio, no solo como ejecutores, sino como estrategas.

Y para lograrlo, necesitamos dejar atrás las hojas sueltas, los gastos sin control y la improvisación. En este sentido, Sesame HR puede ser un gran aliado.

Solicita tu demo gratuita y descubre cómo puedes gestionar los gastos y costos relacionados con el personal de forma automatizada, ordenada y clara. Porque un equipo bien gestionado empieza por un gasto bien administrado.

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

julianignacio

HR Content Specialist

Cuáles son los tipos de gastos de una empresa y cómo se gestionan