Sistema de control de acceso: 5 estrategias para implementarlo

16 de abril, 2025

En el entorno laboral actual, un sistema de control de acceso representa más que una herramienta. Bajo este contexto, es un elemento de alto valor estratégico que promueve una gestión efectiva y oportuna de los procesos del talento humano.

De hecho, estos sistemas permiten llevar un registro automático y preciso de las entradas y salidas del personal. Lo cual facilita el monitoreo de la asistencia, la puntualidad y las horas totales laboradas por cada colaborador.

Entonces, para optimizar el control del tiempo laboral y demás procesos de RRHH, te compartiremos 5 maniobras efectivas para aplicar estos sistemas ¡Comencemos!

¿Qué es un sistema de control de acceso de empleados?

Un sistema de control de acceso es una solución tecnológica que permite identificar, autorizar y registrar las entradas y salidas del personal. Esto considerando tanto los espacios físicos como los recursos digitales que presenta una empresa.

Más allá de abrir o cerrar puertas, este sistema asegura que solo personal autorizado tenga acceso. Además, facilita un registro exacto y detallado de las asistencias de los empleados para el control efectivo del tiempo de trabajo.

Por lo tanto, su propósito primordial es mejorar la seguridad, proteger la información y optimizar la gestión del talento. Así como también promover el cumplimiento adecuado de las regulaciones vigentes en materia laboral.

Beneficios del sistema de control de acceso

La implementación de un sistema de control de acceso de empleados trae muchos beneficios a la empresa. Sin embargo, te mostraremos los 4 más importantes en la actualidad.

Seguridad y prevención de riesgos

Con la tecnología de control de asistencia se puede definir quién puede entrar a cada zona y cuándo lo puede hacer. De esta forma, se reducen los riesgos de robo, fuga de información sensible o el ingreso a áreas restringidas.

Al integrar la apertura de puertas como el acceso lógico a bases de datos, se puede asegurar que solo personal autorizado maneje data clave.

Registro automático de ingresos y salidas

Cada entrada y salida registrada genera un historial detallado de los movimientos del personal. Lo cual no solo facilita el control de asistencia, sino también las investigaciones de seguridad y el cumplimiento de normativas de protección de datos.

Además, ayuda a detectar patrones extraños, como accesos fuera del horario de trabajo o intentos de ingreso no autorizados.

Reducción de costos y mejora operativa

Un sistema automatizado elimina la necesidad de aplicar controles manuales. Por lo tanto, es posible reducir los costos asociados al personal de monitoreo de ingreso y seguridad.

También brinda la opción de evitar filas en recepción y se acelera el flujo de empleados. Lo cual mejora la experiencia interna y libera tiempo para tareas de mayor valor.

Optimización de los procesos de RRHH

Al vincular el sistema de control de acceso con la nómina y los módulos de asistencia, se obtiene un reporte de las horas trabajadas. El cual facilita el cálculo de salarios, prestaciones y horas extras.

De igual forma, brinda la posibilidad de tener una visión global del tiempo laboral de los empleados. Lo que se traduce en una gestión de turnos adecuada, un mayor control de asistencia y la aplicación de medidas proactivas.

Estrategias para implementar con éxito un sistema de control de acceso

Aquí tienes 5 estrategias clave para implementar un sistema de gestión de acceso de empleados.

1. Diagnóstico de los riesgos y necesidades

Antes de elegir cualquier tipo de sistema, es importante identificar y entender dónde están los puntos críticos de la empresa. También, es necesario saber quién entra, con qué frecuencia y qué tipo de información o de activos se maneja en cada zona.

Con esta táctica se busca priorizar áreas o recursos para invertir donde más se necesita. Esto para evitar sobredimensionar o subestimar el nivel de seguridad que se tiene.

2. Diseño de políticas y procedimientos claros de acceso

Hay que definir por escrito quién, cómo, cuándo y por qué se concede o revoca el acceso. Para ello, es necesario apoyarse en normas y estándares que se puedan adaptar a la realidad de la empresa.

Las políticas y procedimientos de acceso deben considerar los siguientes aspectos:

Roles y funciones.
Ciclo de vida de las credenciales.
Gestión de excepciones e incidentes.

3. Seleccionar e integrar el sistema de control de acceso adecuado

Más allá de tarjetas o la captura de la huella digital, hay que pensar en una solución que permita un registro multidispositivo. Además, que tenga la capacidad de adaptarse a las necesidades y expectativas de la empresa.

Lo cual se debe complementar con la integración de otras funciones para gestionar de manera efectiva los distintos procesos. Por ejemplo, la nómina, el control del tiempo laboral o el análisis de desempeño de cada colaborador.

4. Control basado en roles de funcionamiento interno

Para aplicar esta estrategia se deben asignar roles específicos y determinar el flujo de trabajo de la empresa. Esto para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinadas zonas.

De hecho, la creación de estos perfiles ayuda a minimizar los riesgos de seguridad y a elevar los niveles de protección de la información. Así nadie tiene acceso de más y es más fácil controlar quién puede entrar a cada espacio.

5. Formación continua y auditorías periódicas

Un sistema es efectivo si se sabe utilizar de manera adecuada. Por ello, es vital que los usuarios reciban capacitaciones del uso y funcionamiento de este tipo de herramientas.

También es necesario realizar procesos de auditoría para identificar posibles áreas de mejora. Se trata de verificar contraseñas compartidas, huellas duplicadas o tarjetas no registradas.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

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