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PortugalGestión documental
Qué es y cómo utilizan en la empresa un sistema de control documental
Descubre en el siguiente artículo, cómo se utiliza un sistema de control documental en las empresas y sus beneficios.
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
17 de abril, 2025
En el día a día de la gestión del talento humano, pocas herramientas son tan estratégicas como un sistema de control documental. Pues, dicha herramienta ayuda a manejar de forma efectiva todo el ciclo de vida de los documentos laborales.
Lo cual permite respaldar y soportar la ejecución de los distintos procesos internos de RRHH. Por ejemplo, contratación, capacitación, evaluación y hasta la desvinculación laboral de un colaborador.
Con un buen control de documentos, la información se mantiene centralizada, clasificada y disponible en todo momento. Por eso, te explicaremos qué es y cómo se usa paso a paso este tipo de sistemas ¡Empecemos!
¿Qué es un sistema de control documental?
Un sistema de control documental es una herramienta diseñada para organizar, gestionar y asegurar todos los archivos de una empresa. Por lo tanto, su objetivo principal es garantizar que los documentos sean accesibles, estén actualizados y cumplan con normativas definidas.
De hecho, la aplicación de esta herramienta no trata solo de tener todo guardado en un sitio o plataforma. Si no más bien de saber con exactitud qué se tiene, dónde está, quién puede consultar y cómo se puede proteger esa información.
Aspectos básicos de un sistema de control documental
Para una buena gestión documental ágil, eficaz y digital, se deben considerar estos aspectos básicos:
- Clasificación: es el punto de partida, por eso un buen sistema debe tener muy bien definido qué tipos de documentos se van a gestionar. Por ejemplo, expedientes del personal, contratos, recibos de nómina, entre otros.
- Digitalización: este aspecto no solo optimiza espacio físico, sino también protege la integridad del documento. Por lo tanto, hay que garantizar que el archivo esté en una plataforma segura y bajo políticas de gestión bien definidas.
- Acceso por niveles: un sistema estructurado debe definir quién puede consultar, editar o eliminar documentos. Donde el acceso se otorga por perfil y funciones, asegurando así la confidencialidad y protección de datos.
- Trazabilidad y registro: tener un historial claro de cada documento es vital ante cualquier revisión o auditoría. Dado que permite detectar errores o accesos indebidos de forma rápida.
- Integración: el control documental digital debe tener la capacidad de comunicarse con otros módulos. Por ejemplo, nómina, control de asistencia o evaluación del desempeño.
- Búsqueda: una herramienta ágil para la gestión de documentos debe permitir un acceso rápido y seguro a los archivos. Esto para promover el flujo de trabajo dinámico y efectivo.
7 pasos para utilizar con éxito un sistema de control documental
Para aprovechar con éxito el uso de un sistema de control de documentos hay que seguir estos 7 pasos:
Paso 1: definir alcance y objetivos
Lo primero es identificar qué tipos de documentos se van a gestionar con el sistema. Para luego establecer con metas claras qué queremos lograr con el control de los archivos.
La idea en este caso es saber de forma exacta qué documentos se van a clasificar y por qué es necesario hacerlo.
Paso 2: asignar roles y funciones
Ahora, es necesario definir los creadores, revisores, aprobadores y administradores del sistema. También establecer sus funciones y plazos de actuación para cada fase del ciclo de vida del documento.
Un flujo de trabajo claro va a permitir que cada etapa de la gestión de información sea dinámica y eficiente.
Paso 3: procedimiento de control de documentos
En este paso se detalla cómo se va a llevar a cabo el proceso de control documental. Por ejemplo:
- Creación: se definen formatos, códigos y registro inicial.
- Revisión y aprobación: establece flujos de validación y criterios de calidad.
- Distribución y acceso: configura permisos y notificaciones automáticas.
- Control de versiones: se detalla cómo rastrear los cambios en los archivos.
- Almacenamiento: se fijan políticas de retención y resguardo seguro.
Paso 4: elegir la herramienta adecuada
Con el procedimiento a la mano, se debe elegir la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y expectativas que se tienen. También hay que priorizar funciones como el monitoreo de flujos, control de accesos y buscador interno
Un buen gestor documental simplifica y agiliza la administración de cada fase del ciclo de vida de un archivo.
Paso 5: comunicar y capacitar
Es necesario diseñar prácticas y sesiones formativas que permitan familiarizar al personal con la interfaz del sistema. También difundir el procedimiento de control de documentos definido.
De hecho, la comunicación y el aprendizaje continuo son factores clave para el buen uso del sistema.
Paso 6: monitorear y auditar el cumplimiento
Se deben programar revisiones periódicas para verificar si se siguen los flujos y plazos definidos. Además, realizar auditorías del funcionamiento del sistema y su adaptación a los procesos de la empresa.
La aplicación de estas acciones va a permitir identificar oportunidades de mejora y establecer ajustes oportunos a lo largo del tiempo.
Paso 7: mejorar de manera continua
Los sistemas son dinámicos y los procesos de cualquier empresa siempre están sujetos a cambios. Por eso, hay que establecer medidas que permitan promover la mejora continua.
Todo esto partiendo del feedback de los usuarios, el registro de incidencias o la identificación de cuellos de botella ¿Buscas una herramienta que lleve el control de documentos laborales al siguiente nivel? Solicita una prueba gratis aquí.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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