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Qué tipos de herramientas de gestión de proyectos se implementan en la empresa
Descubre en el siguiente artículo, qué tipos de herramientas de gestión de proyectos se implementan en las empresas.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
8 de mayo, 2025
En un mundo laboral tan dinámico como el de hoy, las herramientas de gestión de proyectos se convierten en un elemento de gran valor. Pues, estas permiten organizar, monitorear y medir mejor el cumplimiento de las tareas involucradas.
De hecho, cuando se tiene claridad sobre cómo se gestionan los proyectos, se puede actuar de forma proactiva. Esto considerando la planificación de las cargas de trabajo y la distribución efectiva del talento según las necesidades reales.
Entonces, para impulsar el desarrollo empresarial, te enseñaremos los tipos de herramientas que se utilizan en la gestión de proyectos. Comencemos.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos son un conjunto de métodos, plataformas y diseñados para planificar, organizar y ejecutar proyectos de forma más eficiente. Esto considerando que su objetivo principal es facilitar la administración de tareas, tiempos, recursos y equipos de trabajo.
Más allá de su dimensión técnica, estas herramientas actúan como puentes de conexión entre los equipos y los objetivos. Pues, promueven la transparencia, la responsabilidad compartida y la cultura del trabajo colaborativo en cada fase.
Desde este enfoque, se puede decir que estas técnicas y sistemas actúan como un soporte estratégico y operativo. El cual, ayuda a transformar la complejidad de los proyectos en procesos ordenados, medibles y alineados con los objetivos corporativos.
Tipos de herramientas de gestión de proyectos
Existen diversos tipos de herramientas de gestión de proyectos que se pueden aplicar en las empresas. Sin embargo, las categorías principales son las siguientes:
1. Herramientas de planificación y programación
Representan la base de cualquier proyecto, ya que permiten establecer qué se va a hacer, en qué orden y cuáles serán los plazos. Por lo tanto, este tipo de herramientas ayudan a:
- Definir tareas y fases del proyecto.
- Asignar responsables.
- Crear cronogramas de trabajo.
- Establecer hitos clave.
2. Herramientas de monitoreo y control
Este tipo de herramienta se centra en dar seguimiento al proyecto una vez que está en marcha. De modo que, sus funciones principales son las siguientes:
- Registrar avances.
- Controlar tiempos.
- Evaluar desviaciones.
- Analizar indicadores clave.
3. Herramientas de comunicación y colaboración
Son vitales para facilitar el trabajo en equipo, más si se trata de proyectos donde participan múltiples áreas o se trabaja a distancia. Las funciones más comunes que tienen son:
- Establecer espacio de trabajo compartido.
- Intercambio de archivos y documentos.
- Entregar notificaciones o comentarios.
4. Herramientas de gestión de recursos
Con el uso de este tipo de herramientas es posible asignar de forma efectiva el tiempo, el personal y los recursos disponibles. Esto con el objetivo de evitar sobrecargas o subutilización de recursos, por lo tanto, sus funciones más destacadas son:
- Distribuir tareas según la disponibilidad del equipo.
- Controlar la carga de trabajo.
- Monitorear el uso de recursos técnicos y económicos.
¿Cómo gestionar proyectos con herramientas digitales?
Para saber cómo gestionar proyectos con el uso de plataformas digitales de manera efectiva, hay que tomar en cuenta estos 3 pasos clave.
Paso 1: definir con claridad el alcance del proyecto, el equipo y los roles
Todo buen proyecto empieza con una definición clara de lo que se quiere lograr hacer. Por eso, este primer paso implica establecer objetivos, fechas y traducir esa visión general en tareas que sean comprensibles y alcanzables.
Es aquí donde la tecnología se convierte en un aliado estratégico para estructurar el proyecto. Pues, ayuda a desglosar el proyecto en fases, tareas, subtareas y responsable de manera automática, práctica y eficaz.
Paso 2: establecer una rutina de monitoreo y feedback constantes
La gestión digital de proyectos cobra vida cuando existe un seguimiento continuo y efectivo de cada una de las fases. Donde el equipo puede actualizar avances, resolver dudas, ajustar plazos y compartir información útil para todos.
Bajo este contexto, las plataformas de gestión de proyectos permiten programar recordatorios y visualizar los cuellos de botella. Pero, sobre todo, generar una trazabilidad muy clara del flujo de trabajo que se tiene en tiempo real.
Paso 3: evaluar el aprendizaje y reconocer los logros obtenidos
Se trata de cerrar el proyecto de manera reflexiva, coherente y humana. Muchas veces, el equipo pasa de inmediato al siguiente desafío sin detenerse a evaluar qué se aprendió, qué funcionó y qué se puede mejorar.
Para ello, las herramientas digitales permiten documentar todos los aspectos de los proyectos. Esto por medio de informes, comentarios, encuestas internas o incluso tableros con indicadores que permiten tomar decisiones basadas en datos.
Criterios para elegir entre las herramientas de gestión de proyecto la más adecuada
A la hora de elegir una herramienta para la gestión de proyectos en la empresa, se deben considerar estos criterios clave:
- Tipo y complejidad del proyecto: las plataformas deben ajustarse a la naturaleza de los proyectos que se manejan.
- Facilidad de uso: es vital que la herramienta sea intuitiva y fácil de aprender para todos los perfiles del equipo de trabajo.
- Capacidad de integración: el sistema a elegir debe tener la capacidad de complementarse con los demás sistemas de la empresa.
- Flexibilidad: una buena herramienta tiene que brindar la opción de adaptarse a los cambios de forma práctica.
- Relación costo – beneficio: es importante considerar que la inversión se traduzca en mejoras reales, no solo en funciones digitales.
- Soporte técnico: es esencial contar con un buen respaldo para resolver dudas y sacarle el mayor provecho a la herramienta.
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Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.
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Soy Alejandro Peña, consultor de
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