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PortugalGestión de gastos
3 formas de llevar a cabo una buena gestión de gastos desde el departamento de finanzas
Descubre cómo realizar en la empresa en 3 sencillos pasos una gestión de gastos adecuada y sus principales beneficios.
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Beto Villareal
HR Consultant
29 de abril, 2025
La gestión de gastos en el área de finanzas constituye una pieza clave para el lograr el éxito y sostenibilidad de cualquier empresa. De hecho, comprender las prácticas de control y mejora de costos no solo promueve el equilibrio presupuestario, sino también la capacidad de invertir de forma dinámica.
Un control eficaz de los desembolsos es mucho más que números y balances dentro de una compañía. Se trata de una herramienta estratégica que conecta la salud financiera de la empresa con el bienestar de sus colaboradores.
Por eso, te enseñaremos los puntos básicos y las formas de llevar una buena administración de gastos ¡Comencemos!
¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos es un proceso sistemático y estratégico que se encarga de analizar, planificar, controlar y mejorar el uso de los recursos financieros. Su objetivo principal es asegurar que el dinero disponible se utilice de manera eficaz y se alineen los gastos con los objetivos financieros definidos.
En otras palabras, se trata de tener claridad sobre cuánto dinero entra y cuánto sale de la empresa. Con el propósito de tomar decisiones oportunas y evitar posibles desequilibrios financieros.
Además, esta visión integral de los gastos de una compañía considera 4 aspectos básicos:
- Planeación y presupuesto.
- Monitoreo y control de gastos.
- Mejora y toma de decisiones.
- Adaptación a cambios y cumplimiento normativo.
¿Cuáles son los tipos de gastos?
En una empresa, los gastos se pueden clasificar de distintas maneras según su naturaleza y propósito. Sin embargo, los 4 tipos principales son los siguientes:
1. Gastos fijos: son aquellos que se mantienen constantes en el tiempo, sin depender del nivel de actividad de la empresa. Por ejemplo, los salarios de los colaboradores, servicios básicos o la renta de oficinas.
2. Gastos variables: estos desembolsos cambian en función del nivel de producción o la acción comercial. Por ejemplo, la compra de materias primas y los costos logísticos.
3. Gastos operativos: son aquellos que están vinculados al funcionamiento diario de la empresa. En este caso, el mantenimiento de equipos, material de oficina, publicidad, entre otros.
4. Gastos de inversión: están destinados a la adquisición de activos que generarán beneficios a largo plazo. Por ejemplo, compra de maquinaria o equipos, construcción de infraestructuras y tecnología.
¿Qué implica la gestión de gastos de una empresa?
La gestión de gastos de una empresa es un proceso integral que va desde la planificación de cada desembolso hasta su mejora continua. Por lo tanto, es una función clave dentro del área de finanzas, ya que influye de forma directa en la rentabilidad y la eficiencia operativa.
A continuación, te presentamos los 5 componentes esenciales que intervienen en la administración de gastos.
1. Planificación y presupuesto
La planificación de gastos inicia con la elaboración de un presupuesto, que es la proyección de todos los desembolsos necesarios para operar. Este componente es fundamental para establecer límites de inversión y fijar prioridades de gasto, con base en objetivos estratégicos y operativos.
Para el desarrollo efectivo de este componente hay que considerar estos 3 aspectos:
- Identificación de necesidades.
- Asignación de recursos.
- Alineación con la estrategia de la empresa.
2. Registro de gastos
Registrar cada gasto de forma ordenada y sistemática es clave para tener transparencia en el manejo de los recursos. De hecho, la información contable facilita la generación de reportes financieros que permitan medir el desempeño y detectar desviaciones.
Lo cual, en este caso, debe estar alineado con los criterios de ley y las disposiciones fiscales. Esto para garantizar el cumplimiento normativo de la empresa en cada uno de sus procesos.
3. Control de gastos
Implica establecer mecanismos para verificar que los desembolsos se ajusten a lo presupuestado y sean justificados. Para ello, hay que realizar las siguientes acciones:
- Revisión periódica de reportes.
- Auditorías internas y externas.
- Políticas de aprobación.
4. Análisis y evaluación
Una vez registrados y controlados los gastos, es vital hacer su análisis para identificar desviaciones y oportunidades de mejora. Lo cual, en este caso, se puede sustentar en lo siguiente:
- Comparación de resultados.
- Indicadores de desempeño.
- Toma de decisiones correctivas.
5. Mejora de estrategias
El proceso de gestión de gastos también busca de forma activa optimizar recursos financieros de una empresa. Por ello, se pueden incluir estrategias como:
- Negociación con proveedores.
- Automatización de procesos.
- Verificación de políticas internas.
Formas para lograr buena gestión de gastos desde el área de finanzas
Aquí tienes 3 formas clave para lograr una gestión de gastos efectiva desde el área de finanzas.
1. Establecer una planificación clara
La base para una buena administración de gastos es tener una planificación clara y detallada. La cual se adapte a las necesidades de la empresa y sus procesos operativos.
Para ello, es necesario definir objetivos financieros claros y elaborar presupuestos precisos. También incluye revisiones periódicas para responder a cambios en el entorno económico y operativo.
2. Implementar mecanismos de control y monitoreo
En el área de finanzas es esencial manejar componentes de control para asegurar que los desembolsos se mantengan dentro de lo planificado. Pues, este conjunto de herramientas permite:
- Revisar de forma constante los gastos.
- Establecer políticas de autorización.
- Detectar errores y áreas de mejora.
3. Integrar la tecnología a los procesos
El uso de la tecnología es primordial para minimizar errores y mejorar la eficiencia financiera. Dado que el uso de herramientas digitales permite automatizar las tareas de registros y optimizar la precisión de los datos.
Además, estos sistemas ayudan a procesar grandes volúmenes de información y extraer indicadores clave. Los cuales facilitan la toma de decisiones en tiempo real.
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Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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