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Qué es y cómo se realiza paso a paso una nómina de pago en la empresa
Descubre en el siguiente artículo, cómo realizar una nómina de pago paso a paso en la empresa y los factores a tener en cuenta.
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Dani Romero
HR Consultant
3 de marzo, 2025
La nómina de pago es mucho más que un simple recibo de sueldo. De acuerdo con datos del INEGI, en México el 60% de los trabajadores formales dependen de una nómina bien estructurada para recibir sus pagos de manera puntual y con todas sus prestaciones.
Sin embargo, para muchas empresas, calcular la nómina sigue siendo un proceso complicado que puede llevar horas o incluso días. ¿Cómo asegurarse de que todo se haga de manera correcta y sin errores?
Qué es una nómina de pago
La nómina de pago es el documento en el que se detallan los salarios, deducciones, bonificaciones y prestaciones de cada empleado en un período determinado. Este registro no solo es un requisito legal, sino también una herramienta clave para la administración financiera de cualquier empresa.
El correcto manejo de la nómina de pago garantiza que los empleados reciban sus sueldos de manera puntual y que la empresa cumpla con sus obligaciones fiscales y de seguridad social.
Un error en la nómina puede traducirse en multas, problemas legales y una disminución en la confianza de los trabajadores. Algunos elementos clave que debe incluir una nómina de pago son:
- Datos del empleado: Nombre, puesto, RFC, CURP y NSS.
- Periodo de pago: Semanal, quincenal o mensual.
- Salario base: Monto total antes de impuestos y deducciones.
- Deducciones: ISR, IMSS, Infonavit y otros descuentos.
- Percepciones adicionales: Bonos, comisiones, horas extras.
- Monto neto a pagar: Lo que realmente recibe el trabajador.
Cómo se realiza paso a paso una nómina de pago
Realizar una nómina de pago correctamente implica seguir un proceso estructurado que garantice la precisión de los cálculos y el cumplimiento de la ley. Para lograrlo, te sugerimos seguir estos seis pasos.
1. Recopilar la información de los empleados
Antes de procesar la nómina de pago, debes asegurarte de contar con toda la información necesaria de los empleados, como:
- Nombre completo y datos fiscales.
- Salario base y tipo de contrato.
- Horas trabajadas y horas extras.
- Bonos o comisiones aplicables.
Si utilizas un software de gestión de nóminas, este proceso será más rápido, ya que puedes tener todos los datos almacenados y actualizados en un solo lugar.
2. Determinar el salario y las percepciones adicionales
Una vez que tienes los datos del empleado, debes calcular su salario base de acuerdo con su jornada laboral y tipo de contrato.
También es importante sumar cualquier percepción extra, como: horas extras, bonos por productividad, comisiones por ventas, y otros beneficios adicionales, como vales de despensa o fondo de ahorro.
El total de estas percepciones se sumará al salario base para determinar el sueldo bruto.
3. Calcular las deducciones
Después de calcular el sueldo bruto, es necesario restar las deducciones correspondientes. Las más comunes en México incluyen:
- ISR (Impuesto Sobre la Renta): Se calcula con base en los ingresos del trabajador.
- IMSS: Aportaciones de seguridad social.
- Infonavit: Si el trabajador tiene un crédito de vivienda.
- Retenciones voluntarias: Como préstamos de nómina o cuotas sindicales.
El resultado después de restar todas las deducciones será el salario neto que recibirá el empleado.
4. Verificar los cálculos y emitir los recibos de nómina
Es fundamental revisar los cálculos antes de emitir los recibos de nómina para evitar errores que puedan generar inconformidad entre los empleados o problemas con el SAT.
Una vez validados los montos, se generan los recibos de nómina digitales (CFDI), que deben estar timbrados por el SAT para ser válidos.
5. Realizar el pago a los empleados
El siguiente paso es realizar el pago a los empleados. Esto se puede hacer mediante:
- Transferencias bancarias directamente a las cuentas de los trabajadores.
- Pago en efectivo, aunque es menos recomendable.
- Tarjetas de nómina, que algunas empresas ofrecen como alternativa.
6. Presentar declaraciones y cumplir con obligaciones fiscales
Finalmente, la empresa debe reportar las retenciones de impuestos y seguridad social ante el SAT y el IMSS. Cumplir con esta obligación garantiza que los empleados tengan acceso a sus prestaciones y que la empresa no enfrente sanciones.
Ventajas de gestionar la nómina de pago correctamente
Una nómina de pago bien gestionada evita problemas legales. Pero también aporta grandes beneficios tanto para la empresa como para los empleados.
- Transparencia y confianza. Cuando los empleados reciben su salario de forma clara y puntual, se genera un ambiente de confianza dentro de la organización.
- Cumplimiento legal y fiscal. Llevar la nómina de pago de manera adecuada evita sanciones por parte de las autoridades fiscales y laborales. Además, facilita la auditoría interna de la empresa.
- Ahorro de tiempo y reducción de errores. Automatizar el cálculo de la nómina de pago con un software especializado reduce el tiempo que Recursos Humanos dedica a esta tarea.
- Mejor planificación financiera. Tener una nómina de pago estructurada ayuda a la empresa a planificar mejor su flujo de caja y sus obligaciones financieras a corto y largo plazo.
- Acceso a beneficios laborales. Un pago correcto y en tiempo garantiza que los empleados puedan acceder a sus beneficios como seguridad social, ahorro para el retiro y créditos de vivienda sin contratiempos.
La nómina de pago es una parte esencial de la administración empresarial y su correcta gestión puede marcar la diferencia entre una operación eficiente y una llena de complicaciones.
Seguir un proceso claro y utilizar herramientas digitales adecuadas puede hacer que este procedimiento sea más ágil y preciso.
Si quieres optimizar la gestión de tu nómina de pago, prueba de manera gratuita Sesame HR. Esta es una plataforma diseñada para simplificar el cálculo de salarios, deducciones y pagos de manera automatizada.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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