Viáticos en nómina: cómo se manejan en México

2 de enero, 2024

La gestión de los viáticos en nómina implica mucho cuidado por parte del especialista de Recursos Humanos. No solo se trata de administrar el dinero, sino de cumplir con la rigurosa normatividad mexicana.

En consecuencia, el encargado de Recursos Humanos debe contar con las herramientas y conocimientos necesarios para dicha labor. Por eso, en Sesame HR te queremos ayudar y te damos unos tips sencillos y valiosos sobre los viáticos en nómina. 

Desde lo administrativo hasta las normas fiscales. A continuación, te mostramos lo que debes saber e incluir en tu sistema de nómina sobre los viáticos. ¡Arrancamos!

Cómo calcular los viáticos de los empleados en México

Como especialistas en nómina, sabemos que preparar los viáticos en nómina pueden ser complicados de manejar. Ten en cuenta los siguientes tips para calcular, ordenar y controlar los viáticos de los colaboradores:

1. Definir el motivo del viaje. Puede ser por capacitación, trabajo de campo o cualquier otra actividad laboral fuera de la oficina.
2. Establecer el tiempo de duración. Hay que determinar cuántos días durará el viaje, para calcular el monto de viáticos diarios.
3. Fijar el lugar de destino. El monto de viáticos depende de la ciudad o país de destino, ya que los costos de hospedaje y alimentación varían en cada lugar.
4. Consultar la tabla de viáticos del SAT (Servicio de Administración Tributaria). Esta tabla indica los montos máximos de viáticos deducibles por día, según el destino. Puedes usar esos montos como referencia para fijar los viáticos de la empresa.
5. Autorizar el monto de viáticos. Una vez definidos los puntos anteriores, se autoriza el monto total de viáticos que se le otorgará al empleado durante su viaje. Este monto se registra en la nómina para efectos fiscales.

Seguimos estos pasos cada vez que un empleado realiza un viaje por motivos de trabajo. De esta forma, garantizamos que los viáticos en nómina se calculen de forma adecuada. Y, que se incluyan en la paquetería de nómina, conforme a la ley.

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Cuáles son los requisitos para la deducibilidad de los viáticos

Una vez que se asignan los viáticos en nómina a los colaboradores, es necesario tener claros los requisitos para deducirlos. De lo contrario, el trabajador podría resultar afectado en su Declaración de la Renta.

Recuerda que, desde enero de 2017 los viáticos han de timbrarse. Esto es así tras la entrada en vigor de la versión 1.2 del complemento del recibo de pago de nómina (CFDI de nómina). Esto, a su vez, fue actualizado a la versión 3.3 del
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Entonces, para que los viáticos sean deducibles fiscalmente, deben cumplir con ciertos requisitos:

1. Tener relación con la actividad de la empresa. Los viáticos en nómina deben estar vinculados a gastos de transporte, hospedaje y alimentación por motivos de trabajo.
2. Contar con comprobantes fiscales. Los comprobantes deben estar a nombre de la empresa, especificar el motivo del viaje y coincidir con las fechas de este.
3. Respetar los límites establecidos. El SAT establece límites diarios para viáticos deducibles, que deben respetarse. Cualquier exceso no será deducible.
4. Registrar los viáticos en la nómina. Los viáticos deben aparecer desglosados en el recibo de nómina, especificando las fechas y montos. Por eso, es útil contar con un buen ERP de nómina que ayude a gestionarlo.
5. Conservar la documentación. Todos los comprobantes relacionados con los viáticos en nómina deben conservarse en caso de una auditoría por parte de las autoridades.

Si cumples con estos requisitos, los viáticos de tus empleados podrán deducirse y no representarán un costo fiscal para tu empresa. De lo contrario, cualquier viático no deducible se sumará a los ingresos acumulables de tus trabajadores.

Guía para deducción de viáticos

Cuándo se gravan los viáticos en nómina

Los viáticos son gastos de viaje que se generan cuando un empleado tiene que salir de su lugar de trabajo habitual para realizar actividades laborales en otra ubicación. Estos gastos pueden incluir transporte, hospedaje, alimentación, etc. 

Así, cuando registramos viáticos en la nómina, hay algunas consideraciones importantes que debemos tener en cuenta. Como empleadores, queremos asegurarnos de que manejamos este proceso bien, para evitar multas o problemas con las autoridades.

Como ya sabes, los viáticos se consideran ingresos gravables cuando exceden los límites establecidos por la Ley del ISR. Entonces, el límite es el equivalente a cuatro veces el salario mínimo general vigente en la Ciudad de México por día. Cualquier cantidad que supere este límite debe ser sujeta a impuestos como ISR e IVA.

Por lo tanto, cuando preparas la nómina debes verificar los montos de los viáticos reportados por cada empleado para ese periodo. 

Si los viáticos de un empleado exceden el límite por día, debes calcular y retener los impuestos correspondientes sobre la cantidad excedente antes de incluir el monto neto en su pago. También, debes emitir un CFDI por la cantidad sujeta a impuestos.

Reporte anual

Además, no olvides reportar de forma anualizada el total de viáticos gravados en la Declaración Anual de Impuestos de cada empleado. De lo contrario, podrías enfrentar sanciones por incumplimiento.

Si manejas los viáticos en nómina de esta manera, podrás operar con confianza, pues cumplirás con la ley. 

Al mismo tiempo, te aseguras de que los colaboradores  reciben el pago correcto por los gastos de viaje necesarios para desempeñar sus funciones. 

Viáticos en nómina: cómo se registran

Por lo general, el registro de viáticos en nómina lo controla el departamento de Recursos Humanos. Por eso, sigue estos pasos para mantener una gestión clara:

1. El empleado presenta una solicitud de viáticos antes del viaje. Detalla los gastos que estima tendrá durante su estadía fuera de la oficina.
2. Una vez aprobada la solicitud, el empleado puede realizar el viaje. Al regresar, debe presentar los comprobantes de todos los gastos realizados, para su reembolso.
3. Revisa cada comprobante para asegurarte de que los gastos sean razonables y estén dentro de los límites establecidos por la empresa.
4. Registra los viáticos en el sistema de nómina, especificando el monto y la fecha de pago para que se incluyan en la próxima quincena.
5. El monto de los viáticos se agrega al salario del empleado en ese período de pago. Los viáticos están sujetos a impuestos, por lo que se realiza la distinción entre percepciones y deducciones correspondientes.
6. Conservamos una copia de la solicitud de viáticos y todos los comprobantes en el expediente del empleado para futuras revisiones.

De esta manera, logras un control y registro efectivo de los viáticos que se pagan a los colaboradores. Además, cumples con la normatividad fiscal vigente.

App inteligente para gestionar los viáticos en nómina 

Antes de finalizar este artículo, nos gustaría invitarte a conocer Sesame HR. Este es el software para control de personal que te facilita la gestión de incidencias en nómina. 

Gracias a él podrás registrar y controlar todos los reportes de viáticos en nómina. Además, combinarlos con los pagos o deducciones de horas extras, turnos nocturnos, vacaciones y ausencias. Así, el timbrado de nómina será mucho más fácil.

Con la plataforma de Sesame HR también podrás descargar las incidencias en nómina en formato Excel. Incluso, puedes guardar los registros históricos por cada colaborador, y cada mes enviarles sus comprobantes de pago de salario. Esto es posible gracias al gestor documental que se incluye en la herramienta.

Solicita ahora tu prueba gratuita de Sesame HR y empieza a ganar tiempo y agilidad en el manejo de viáticos en nómina.