Paquetes de Nómina: qué son y cómo se gestionan en tu negocio

30 de marzo, 2023

El cálculo de la nómina es una tarea repetitiva que se debe realizar en cada periodo que se haya definido. Estas tareas requieren de una gran cantidad de recursos y tiempo. Para optimizar dicha labor se pueden utilizar herramientas digitales adecuadas como los paquetes de nómina.

En esta ocasión vamos a hablarte de lo que es un paquete de nómina. También mencionaremos cómo se gestionan y cómo pueden transformar de modo positivo todos tus procesos de recursos humanos.

Si te interesa el tema, te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué son los paquetes de nómina?

Los paquetes de nómina son un tipo de software que tienen el objetivo de facilitar el cálculo del salario de los colaboradores de una empresa.

Para ello, toman en cuenta sus ingresos, deducciones, impuestos y otras incidencias. Además, toman en cuenta las cláusulas especificadas en su contrato y el cumplimiento a su jornada laboral.

En la actualidad, la mayoría de estos programas informáticos se alojan en la nube. Esto los convierte en archivos de almacenamiento de datos de los empleados (como nombre, nivel salarial, cuenta bancaria, etc.) y de documentos (como justificantes médicos).

Su beneficio principal es la generación de la nómina. Ello implica todos los cálculos correspondientes de modo automático y una reducción de la carga de trabajo. Además, dichas nóminas también se almacenan en su base de datos.

¿Cuáles son las incidencias en nómina y por qué son importantes?

Las incidencias de nómina son todas las situaciones que se llegan a presentar en el entorno laboral y que pueden modificar el cálculo normal de la nómina.

Existen diversas normas establecidas en la Ley Federal del Trabajo (LFT) que las empresas deben cumplir para el pago de la nómina. Por ejemplo, se establecen jornadas máximas, definición de horas extra y deducciones de nómina permitidas.

Por ello la relevancia de que las empresas cuenten con los registros correctos durante el periodo de nómina a calcular.

Entre las incidencias más comunes se encuentran:

• Cualquier tipo de inasistencia, ya sea justificada o injustificada.
• Los retardos.
• Las horas extra.
• Las comisiones, bonos, compensaciones o gratificaciones.
• Descuentos por préstamos al trabajador o anticipos de sueldo.
• Apoyos adicionales como vales de despensa, pasajes o comedor.
• Registro de finiquitos o liquidaciones.
• Aplicación de incapacidades.
• Modificaciones en el monto salarial.
• Días económicos.
• Incapacidad por maternidad o lactancia.
• Pago de premios de puntualidad, asistencia o productividad.
• Vacaciones.

Como podrás notar, existen incidencias que pueden ser previstas como las vacaciones o las incapacidades por maternidad. Sin embargo, también existen las imprevistas que ocurren sin esperarlas como una incapacidad por accidente.

Llevar un control adecuado de las incidencias es necesario para un cálculo correcto de la nómina. Es con base en esta información que se define a nómina y el monto a percibir por cada trabajador.

Recuerda que cuando un trabajador siente que se le ha perjudicado en su salario de manera incorrecta, acudirá a realizar la aclaración que amerite.

¿Qué deben hacer los paquetes de nómina?

Consideramos que existen funcionalidades básicas que deben realizar los paquetes de nómina. Sin dichas funciones, el software de nómina no hará un verdadero impacto en las tareas del área de Recursos Humanos.

Gestión de los datos de la plantilla

Un software de nómina debe permitir la integración de toda la información de los trabajadores en una misma base de datos. Desde su nombre, número de seguridad social, datos personales, etc. Todos ello guardado con total seguridad y en la nube.

Control y registro de incidencias

Como ya hemos visto, se requiere de contar con un adecuado registro que permita respaldar el cálculo de la nómina que corresponda a cada periodo.

Deducciones automáticas

Al momento de calcular la nómina, el sistema debe aplicar las deducciones en función de las incidencias que se hayan presentado. Es decir, el programa debe tener actualizada la información con las últimas novedades y cambios en la materia.

Cálculo de la nómina

Debe permitir realizar el cálculo automático de la nómina y que cumpla con los requisitos que establece la ley para ser documento oficial. Debe permitir ajustar la configuración dependiendo de la frecuencia de la nómina, tipo de jornada y otros factores que puedan influir.

Gestión de impuestos

Las nóminas también deben cumplir con las disposiciones que dicte el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Los comprobantes de la nómina son facturas para los trabajadores y deben contar con los requisitos actualizados del CFDI.

Notificaciones

Un buen software de nómina también ayuda en la gestión de los Recursos Humanos al enviar notificaciones a quienes toman las decisiones. Se pueden configurar avisos para recibir notificaciones en fechas clave para el alta o baja de contratos. O se pueden enviar avisos de incidencias en el tiempo real en que suceden.

Envío de transferencias

Una función que puede ahorrar una gran cantidad de tiempo a los responsables de gestionar la nómina es el envío automático de transferencias. Con esta función, el software de nóminas se encarga de pagar a los trabajadores el día que corresponde y sin errores.

Gestión de finiquitos

Otra función importante es que el sistema sea capaz de gestionar la liquidación de las personas que van a abandonar la empresa. Debe poder calcular de modo automático la cantidad a pagar al trabajador que se va teniendo en cuenta el número de días trabajados, las vacaciones pendientes y demás incidencias a considerar.

Informes y estadísticas

Los paquetes de nóminas también deben ser capaces de generar reportes que ayuden a una mejor gestión. Esta mejoría debe presentarse tanto en la administración del talento humano como en el cálculo y manejo de las nóminas a futuro.

¿Sirven los paquetes de nómina para gestionar las incidencias?

Una de las formas que varias empresas emplean para evitar los errores en la nómina es el calcular la misma de modo previo en hojas de cálculo. Estas hojas integran la información de todas las incidencias y son revisadas por más de un colaborador.

Una manera ideal de hacer la prenómina es a través de un software que ayude a gestionar las incidencias en nómina. Aunque algunos paquetes de nómina la llegan a integrar, no todos lo hacen.

También puede ser el caso que el cálculo de la nómina sea tercerizado y sólo se requiera la gestión y reporte de las incidencias. Los programas automatizados van a facilitar la integración y revisión de dicha información.

Cómo se integran las incidencias de nómina

Sólo imagina por un momento todo lo que tendría que hacer una persona encargada de la nómina para recabar las incidencias. Empezaría en el área de Recursos Humanos para revisar si en el periodo no existieron altas o bajas de personal para considerar en la nómina.

Después tendría que acudir a los jefes de departamento para revisar si otorgaron vacaciones o permisos a los trabajadores. Esa información la tendría que integrar con los reportes del reloj checador.

Después acudir a los registros del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para ver si no hay incapacidades nuevas o vencidas. Es decir, hay diferentes fuentes de datos para recabar las incidencias.

Todo lo contrario sucede si la empresa cuenta con un programa para gestionar las incidencias de nómina. Con este software toda la información se centraliza en una misma base de datos y la preparación de la prenómina es más sencilla de realizar.

Sesame HR, un software que integra las incidencias de nómina

Un software que cuenta con una gran cantidad de funciones para integrar las incidencias de nómina es Sesame HR. Con este software podrás contar con la información sobre las nóminas de tus colaboradores en el momento oportuno para su revisión y/o gestoría.

Como Sesame HR integra diversas funciones de Recursos Humanos, la información se podrá gestionar de modo centralizado y con procesos automatizados. Esto ahorrará en tiempos y recursos para registrar las incidencias en nómina.

La revisión del cálculo de la nómina podrás hacerla de manera ágil ya que todos los datos están integrados. Las actualizaciones suceden en tiempo real y los datos de las incidencias se encuentran seguros y protegidos.

La seguridad de la que hablamos es primordial para Sesame HR ya que considera toda la información de la nómina como datos sensibles. Los accesos a la misma se hacen con base en usuarios y la información se encripta para protegerla.

Además, se pueden enviar los datos del cálculo de esta prenómina al gestor documental con el que se trabaje. De esta manera se distribuyen de modo automático los recibos de nómina y los trabajadores reciben la notificación del envío de nóminas por correo electrónico.

Por último, puedes contar con que Sesame HR te ayudará a cumplir la normatividad en cuanto al tema de cálculo de nómina, jornadas laborales, horas extra y demás disposiciones de la Ley Federal del Trabajo (LFT).