Timbrado de nómina: cumple con las obligaciones fiscales

25 de abril, 2023

Antes del 2014 era común, al final de la semana o la quincena, ver las filas de los trabajadores de una empresa afuera de los departamentos de nómina. Todos ellos recibían su recibo de nómina de forma física. Pero los CFDI y el timbrado de nómina vinieron a cambiar esta práctica.

El Sistema de Administración Tributaria (SAT) obligó a los centros de trabajo a emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Estos documentos surgieron como una manera de simplificar la comprobación fiscal, tras agilizar la gestión de las incidencias en nómina.

Así es como llegó la nómina digital y con ella, el timbrado de nómina. Pero, ¿de qué consta esta acción? ¿Cómo se generan las nóminas timbradas? De esto hablaremos en el presente contenido. Así es que, ¡sigue leyendo!

¿Qué es el timbrado de nómina?

El timbrado de nómina es un proceso obligatorio en México, que se realiza mediante el uso del SAT. Consiste en la validación electrónica de los datos de la nómina de los empleados de una empresa. Además le da legalidad a los comprobantes de nómina.

Este proceso permite verificar que la empresa ha cumplido con sus obligaciones fiscales. Dichas obligaciones son el cálculo y retención de impuestos y aportaciones de seguridad social correspondientes a cada trabajador, de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

Una vez que la nómina ha sido timbrada de modo electrónico, se genera un archivo XML que contiene la información de la nómina. Dicho archivo se utiliza para presentar la declaración de impuestos correspondiente ante el SAT.

¿Cuál es la importancia del timbrado de nómina en México?

El timbrado de nómina es una obligación fiscal en México. Tiene una gran importancia, tanto para las empresas como para sus colaboradores. A continuación, se describen algunos de los motivos por los cuales es importante el timbrado de nómina en México.

Simplifica el cumplimiento de obligaciones fiscales

El timbrado de nómina permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales. Gracias a ello, se verifica de modo ágil el cálculo y la retención de los impuestos y aportaciones de seguridad social de cada trabajador.

Al realizar el timbrado de nómina, la autoridad está aceptando el recibo e identificando los conceptos de los pagos efectuados. Con ello, se avanza en la desaparición de las declaraciones informativas.

Ofrece mayor transparencia y certeza

El timbrado de nómina garantiza transparencia y certeza, tanto para las empresas como para los trabajadores. El proceso valida de modo electrónico la información contenida en la nómina, evitando errores humanos.

Muchas empresas ya usan un sistema de nómina para agilizar estos procesos y minimizar los errores.

Garantiza el acceso a servicios de seguridad social

La validación de la información de la nómina, a través del timbrado, permite a los empleados tener la garantía del pago de sus derechos. Además, les da acceso a servicios de seguridad social.

De manera principal, tienen acceso al IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y el INFONAVIT (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores).

Como ves, se trata de un proceso importante desde la gestión de personal.

Facilita el proceso de declaración de impuestos

La información contenida en los archivos XML generados a través del timbrado de nómina facilita varios procesos. Uno de ellos es la presentación de la declaración de impuestos correspondiente ante el SAT.

Además, el timbrado de nómina es un proceso ágil. El SAT otorga un plazo máximo de tres a once días para el timbrado de los recibos por parte de las empresas. Si no lo hacen en dicho periodo, se pierde la deducibilidad de este gasto.

Para agilizar los tiempos de timbrado, las compañías suelen usar un portal del empleado. Este les permite revisar las incidencias de nómina, de manera digital, y luego generar la nómina definitiva.

Evitar sanciones y multas

¿Qué pasa si no se cumple con la obligación de timbrar las nóminas? Esto puede resultar en sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales.

En resumen, el timbrado de nómina es un proceso clave en México. Les permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales y garantiza transparencia y certeza para los empleados.

Además, facilita el proceso de declaración de impuestos y el acceso a servicios de seguridad social.

¿Quién puede hacer el timbrado de nómina?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la autoridad fiscal encargada de la regulación de las obligaciones fiscales en nuestro país. Por ello, el timbrado de nómina debe ser realizado por un proveedor de servicios, autorizado por el SAT.

El SAT cuenta con un listado de proveedores autorizados.  Estos han cumplido con los requisitos y normas establecidos por la autoridad fiscal para ofrecer servicios de timbrado de nómina.

Dichos proveedores pueden ser empresas o personas físicas. Además, deben estar registrados ante el SAT y contar con los permisos y autorizaciones necesarios para realizar la actividad.

Verificación del prestador del servicio

Es importante que las empresas verifiquen que el proveedor de servicios de timbrado de nómina que elijan se encuentre en la lista de autorizados del SAT.

Al realizar esta confirmación, pueden asegurarse de que la información contenida en las nóminas de sus empleados sea validada de modo electrónico. Para que cumpla con las obligaciones fiscales correspondientes.

Cabe destacar que el SAT también ofrece la opción de realizar el timbrado de nómina de manera gratuita, a través de su plataforma en línea. Para ello, es necesario contar con la certificación correspondiente y cumplir con los requisitos y especificaciones técnicas establecidos por la autoridad fiscal.

¿Cómo hacer el timbrado de nómina desde RRHH?

Para que una empresa pueda hacer el timbrado de nómina en México, debe seguir los siguientes pasos:

1. Obtener un certificado de firma electrónica. La empresa debe obtener un certificado de firma electrónica avanzada (FIEL). O, un certificado de sello digital (CSD) del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Dicho certificado le permitirá autenticarse y realizar transacciones electrónicas con el SAT.
2. Contratar un proveedor autorizado de timbrado de nómina. La compañía debe contratar a un proveedor autorizado de timbrado de nómina (PAC). El proveedor validará de manera electrónica la información contenida en las nóminas de los empleados, de acuerdo con las regulaciones y normas fiscales aplicables.
3. Generar la nómina electrónica. La empresa debe generar la nómina electrónica en formato XML. El formato debe estar acorde a las especificaciones técnicas establecidas por el SAT y las regulaciones fiscales aplicables.
4. Enviar la nómina electrónica al proveedor de timbrado. La compañía debe enviar la nómina electrónica generada al proveedor de timbrado. Este último la validará de modo electrónico y generará un sello digital, que se incorporará a la nómina.
5. Obtener el CFDI de nómina. El proveedor de timbrado generará el comprobante fiscal digital por internet (CFDI) de nómina. EL CFDI contiene el sello digital y la información validada por el SAT. La empresa debe obtener este CFDI y entregárselo a sus empleados.
6. Presentar la declaración de impuestos. La empresa debe presentar la declaración de impuestos correspondiente ante el SAT. Para ello, debe usar la información contenida en el CFDI de nómina generado por el proveedor de timbrado.

Apoyo digital para tu timbrado de nómina

Un software de cálculo de prenómina te permite realizar los cálculos necesarios, para determinar los salarios y las deducciones que se aplicarán a los empleados, antes de generar la nómina final.

Una de las mejores soluciones que existen en el mercado es Sesame HR. Este software integra una serie de funciones de Recursos Humanos que ayudan al cálculo de la prenómina. Y es que se pueden integrar todas las incidencias de nómina que se deben aplicar en el cálculo del salario de cada trabajador.

Funcionalidades para agilizar el timbrado de nómina desde RRHH

Entre algunas de las principales funciones que incluye Sesame HR en su funcionalidad de cálculo de prenómina se encuentran:

1. Registro de empleados. Permite la creación y gestión de un registro de los colaboradores de tu empresa. En una base de datos centralizada tendrás datos personales, información laboral, salario base, horas trabajadas, entre otros.
2. Registro y control horario. Con este software puedes llevar el control de las entradas y salidas de los trabajadores. Con ello conoces el tiempo que cada trabajador laboró dentro de su jornada laboral. Ello permite el cálculo de los salarios de los empleados conforme a su sueldo base.
3. Cálculo de deducciones. Al gestionar el tiempo trabajado se pueden determinar las ausencias y retardos de los trabajadores. Así, puedes hacer el cálculo de las deducciones aplicables a los empleados, como impuestos, seguros, prestaciones, entre otros.
4. Gestión de permisos y vacaciones. El sistema permite llevar el control de las vacaciones y los permisos otorgados. De esta manera, no tendrás que buscar en cada departamento estos datos, ya que todo estará integrado.
5. Generación de reportes. Permite la generación de diversos informes y reportes, como resúmenes de los salarios y las deducciones por empleado, informes de horas trabajadas, informes de impuestos retenidos, entre otros. Con ello, puedes solicitar de modo ágil la aprobación de la prenómina.
6. Integración con otros sistemas. Puede integrarse con otros sistemas de la empresa, para asegurar que los cálculos se reflejen bien en la nómina y los registros financieros.

Como podrás notar, Sesame HR es una herramienta que permite a las empresas automatizar y simplificar los procesos de cálculo de los salarios y deducciones de los empleados. Con ello puedes mejorar la eficiencia en el proceso de nómina y agilizar el timbrado de la misma.

Te invitamos a experimentar los beneficios de Sesame HR. Solicita una demo gratuita ahora y empieza a beneficiarte del gran apoyo que podemos darte.