Programa de nómina: cómo elegir un software de nómina

21 de marzo, 2023

La transformación de las empresas a través del uso y aprovechamiento de la tecnología se aceleró a partir de las necesidades surgidas en la pandemia. Dicha automatización alcanzó al pago de sueldos y salarios. Por ello la relevancia de implementar un programa de nómina.

De entrada, el paso digital se volvió obligación cuando pasamos del papel al formato electrónico con la nómina digital. Esta disposición fue establecida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) con el objetivo de mejorar la calidad de la información que se envía a la autoridad fiscal.

En palabras del SAT, a través de la nómina digital se tiene un mayor control en el cálculo y pago de salarios, manejo de percepciones y deducciones, prestaciones y demás conceptos para los colaboradores. 

Contar con un proceso de cálculo de nómina automatizado aplica para todos los negocios registrados en el padrón de contribuyentes del SAT. Seleccionar el programa de nómina adecuado es importante y de ello estaremos hablando en la presente publicación.

Qué es el comprobante fiscal digtal (CFDI) por concepto de pago de sueldos y salarios

Todos en México hemos oído el término CFDI aunque a veces no entendemos del todo de qué se trata. Las siglas CFDI significan Comprobante Fiscal Digital por Internet. Estamos hablando de una factura electrónica para quien paga un producto o servicio.

Un CFDI incluye información de la fecha de la transacción, qué se está facturando, cantidad y medio de pago, desglose de los impuestos así como la información de las personas que lo emiten y reciben.

Por lo tanto, el CFDI de nómina es un comprobante para la persona o empresa que paga un sueldo y para el trabajador que lo recibe. Su uso principal es para la deducción de impuestos ante el SAT.

Uno de los requisitos importantes de un CFDI es tener un certificado de sello digital emitido por el SAT. Y este punto es una función relevante de un programa de nómina. 

Historia del requisito de nómina digital

Quizá algunos recordemos días cuando se debía hacer una larga fila en las cajas de las oficinas para recibir el pago de los salarios. Esos días han quedado en el pasado ya que ahora se resuelve recibiendo vía correo electrónico nuestro recibo en formatos PDF y XML.

Ha sido el SAT quien ha promovido estos cambios. Empezó con la factura electrónica y después lo hizo con la contabilidad electrónica. Esta última se basa en los archivos XML para presentar catálogos de cuentas y balanzas de comprobación.

De manera posterior se actualizó el pago de sueldos y salarios con la nómina digital. Incluso con ella han quedado en desuso las hojas de cálculo para llevar el control de la nómina.

Las hojas de cálculo se quedan cortas en el cálculo de percepciones y deducciones. Pero más allá de ello es el hecho que la nómina digital requiere de datos muy específicos.

Además, los recibos de nómina digital deben recibir un «timbre» que sólo lo emiten los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Este timbre valida que se está cumpliendo con las obligaciones más recientes estipuladas en la ley de impuestos.

¿Por qué es importante un PAC al seleccionar el programa de nómina?

Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es una persona moral autorizada por el SAT para emitir facturas electrónicas de modo que las empresas cumplan con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación (CFF).

Un primer punto que debes revisar es que el PAC que respalde un software de gestión de nómina se encuentre validado por el SAT. Para este fin, el sistema tributario cuenta con una lista de verificación. Con ella puedes certificar que la empresa que deseas contratar cumple con los requisitos legales para emitir la facturación electrónica.

La función principal de un PAC es el timbrado de las facturas. Pero existen otras funciones que hacen a través de un programa de nómina. Entre ellas se encuentran:

• Revisar la integración del archivo XML. Deben asegurar que cumple con el estándar tecnológico vigente definido por el SAT.
• Asignar un folio fiscal independiente al folio de tu facturación.
• Enviar al SAT la copia del CFDI.
• Una vez que ha hecho todas las validaciones, timbrar el archivo para darle legalidad a la factura digital.

Qué debemos tomar en cuenta para escoger un programa de nómina

Un software de gestión de nómina va a facilitar las tareas del departamento responsable del pago de sueldos y salarios. También aportará múltiples funciones y posibilidades para tener un mayor control sobre los resultados económicos de la empresa.

Elegir el programa de nómina adecuado para tu empresa no tiene que ser un proceso complejo. Sólo debes considerar las necesidades de tu empresa y los factores que pueden incluir en la efectividad del uso de la herramienta.

Veamos a continuación algunos factores que serán útiles al momento de seleccionar el software de gestión de nómina que tu organización necesita.

Necesidades de tu empresa

El programa de nómina a seleccionar deberá ser compatible con las necesidades de tu negocio. Las necesidades son diferentes dados si es empresa chica o grande, si está empezando o se está consolidando, si requiere ayuda fiscal o todo un proceso de pago de nómina.

Se deben evaluar las funcionalidades que tu equipo necesita, la facilidad de uso y los conocimientos de tu equipo para la gestión de la nómina. Analizar de modo previo estos parámetros te ayudará a determinar qué software es compatible o no con tu organización.

Presupuesto

Sabemos que este es un factor importante en cualquier decisión empresarial. Pero no sólo se trata de conocer el monto a pagar. Se debe considerar el presupuesto, la frecuencia de los pagos y las tarifas adicionales en que se va a incurrir.

Además evalúa el costo beneficio de cada programa. Revisa que se consideren todas las funcionalidades que requiere tu empresa dentro del paquete que te estén cotizando. En ocasiones se pueden generar cobros adicionales por el uso de funciones no incluidas o por el aumento en la cantidad de colaboradores.

Características y funciones del programa de nómina

Aunque ya lo mencionamos, es importante definir las características o funciones que necesita tu propio proceso de nóminas. Por ejemplo, puedes requerir automatizar los impuestos, automatizar el pago de nómina, contar con un portal para comunicarte con tus empleados, etc.

Experiencia de usuario

Un programa de nómina debe ser de fácil acceso y manejo. Existe el software que debe ser instalado en una computadora y otros que se manejan en la nube. Esto último te permite tener acceso desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.

Actualización y soporte técnico

El software que selecciones debe ser intuitivo, es decir, que se aprenda fácil como operarlo. Sin embargo, siempre es recomendable que estos programas cuenten con un buen servicio al cliente para aclarar dudas o resolver problemas.

Otro punto a considerar es la actualización de los programas. Algunos se quedan obsoletos con el tiempo por falta de versiones nuevas que consideren los cambios tecnológicos y legales.

Cumplimiento a la legislación

De modo continuo, el SAT está implementando cambios en sus normas para el pago de impuestos. Es importante que el programa de nómina que selecciones contemple dichos cambios y los actualice lo más pronto que se pueda.

Importancia del programa de nómina para las empresas

Un buen programa de nómina ayuda a reducir los errores y los gastos mientras se mejora el análisis de la información. Además, garantizas que tus comprobantes sean válidos dada la comunicación constante entre el PAC y el SAT.

En cuanto a las obligaciones fiscales, el software de gestión de nómina te ayudará a estar al día con todos los requerimientos y desgloses de impuestos. Temas como el subsidio al empleo, cuotas del IMSS y otros que te será más sencillo gestionar.

Una de las razones que más peso tienen para tener un programa de nómina es cumplir con lo dispuesto en la ley sobre la nómina digital. Es muy relevante el que la misma cumpla con lo dispuesto para poder deducir su monto ante la autoridad.

Incluso, el CFF establece sanciones y multas para las empresas que no cumplan con los requisitos de la nómina digital. Estas sanciones pueden ir desde los $13,570 y alcanzar montos por $77,580.

Así es que, contar con un programa de nómina es una de las soluciones para cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y forma. Además te ayudará a tener un mayor control de la empresa. 

Sesame HR: un software de Recursos Humanos para incidencias en nómina

Y ya que estamos hablando de hacer eficiente el pago de la nómina, ¿por qué no automatizar todo el proceso? Es decir, un programa de nómina te ayudará a generar los recibos de nómina para que sean válidos en el tema fiscal. Pero hay un proceso previo que es la prenómina.

La prenómina y las incidencias en nómina

La prenómina es el paso previo al cálculo de la nómina donde se determina el monto que debe recibir cada trabajador. Tiene como base el conteo del tiempo laborado. Y para ello se requiere recopilar todas las incidencias de nómina que cada trabajador tuvo en el periodo.

Algunas de las incidencias de nómina son las faltas, las horas extra, pensiones alimenticias, vacaciones, etc. Cuando no se tiene un sistema que integre las mismas, su recopilación es una labor titánica. Además se puede prestar a errores y omisiones debido a la gran cantidad de datos y fuentes que puede representar.

Sesame HR para complementar tu programa de nómina

En este paso previo para generar la nómina digital Sesame HR es de gran utilidad. Estamos hablando de un software integral de Recursos Humanos que auxilia en diversas funciones de las áreas laborales.

Con Sesame HR puedes llevar un control de los contratos laborales de tu plantilla. Esto te permite actualizar el cálculo de los sueldos y prestaciones acorde a las condiciones acordadas con cada trabajador.

El mismo software cuenta con la función de reloj checador. Con ella, los trabajadores pueden registrar sus horas de entrada y salida. Con la información generada será inmediato el cálculo de las jornadas de trabajo, los turnos, retardos, ausencias, horas extra y otras incidencias.

Sesame HR te permite administrar las vacaciones y permisos que soliciten los trabajadores. Dichos datos te permiten anticipar el cálculo de los montos a pagar en la nómina.

Como podrás notar, Sesame HR integra toda la información que se requiere para el cálculo de la prenómina.  Ello representará un gran ahorro en tiempo y recursos para tu proceso. 

Ejemplo de incidencia de nómina

Vamos a demostrar cómo el uso de Sesame HR puede beneficiar a una empresa. Pondremos el ejemplo de Natalia que es una Gerente de Nóminas en una empresa mexicana del ramo financiero.

La empresa cuenta con unos 750 empleados. Cuando el SAT introdujo la nómina digital, Natalia implementó un programa de nómina para gestionar sus CFDI y el cálculo de su nómina.

Sin embargo, aunque la empresa de Natalia cumplía con sus obligaciones fiscales, el cálculo de la nómina exigía mucho tiempo. Este tiempo se debía a que Natalia y su equipo debían buscar todas las incidencias en diferentes fuentes.

Por ejemplo, tenían que hablar con el responsable de Reclutamiento para conocer las nuevas altas y bajas de personal. Por otro lado, debían llamar a los gerentes de cada área para obtener el reporte de vacaciones otorgadas. Además debía obtener los reportes de entrada y salida que generaba un reloj checador físico.

El cálculo del tiempo trabajado se integraba en una hoja de cálculo. Y al pasar la información a su programa de nómina se presentaban errores que ocasionaban inconformidades entre los trabajadores.

Mariana encontró el software integral de Sesame HR y decidió implementarlo. El ahorro de tiempo y recursos fue notorio. Además, la calidad de la información mejoró de modo notorio. La integración de los reportes de Sesame HR con su programa de nómina le permitió automatizar todo el proceso.

En la actualidad, el equipo de Mariana se encarga de actividades más estratégicas. Entre ellas mejorar la tasa resultados contra nómina pagada, mejora de las prestaciones y actualización de la carga fiscal.

Te invitamos a que conozcas con tu experiencia Sesame HR. Conoce todos los beneficios que este software le brindará a diversos procesos de tu área de recursos humanos.