¿Qué es una matriz de competencias y cuáles son sus beneficios?

19 de abril, 2023

Al momento de planificar trabajos o proyectos, los líderes empresariales analizan habilidades específicas en sus trabajadores. Para este fin, los gerentes utilizan una matriz de competencias.

Dicha matriz se trata de una herramienta que ayuda a organizar la información relacionada con fortalezas y habilidades de los equipos de trabajo. Clave en la gestión del personal.

Como líder, puedes optar por esta ayuda para la toma de decisiones, en la planificación de proyectos. Te ayudará a implementar programas de capacitación y asignar recursos.

Si te resulta confuso este concepto, en nuestro artículo encuentras toda la información que necesitas para una mejor comprensión. Te explicamos en qué consiste la matriz de competencias, sus beneficios y cómo crear una.

Matriz de competencias: ¿qué es?

La matriz de competencias es una herramienta que utilizan las organizaciones para medir y comprender las fortalezas en sus equipos de trabajo. Este recurso permite gestionar y comprender mejor las habilidades de los empleados. Por consiguiente, es muy útil para alcanzar los resultados de calidad esperados.

Con la matriz de competencias puedes agregar valor al personal, ya que tienes al alcance un resumen de las habilidades y conocimientos de tus colaboradores. Esto es posible gracias a que la herramienta mide el conocimiento, la pasión y la capacidad de cada empleado.

Por otro lado, en base a los datos que proporciona la herramienta, la empresa identifica la mejor manera de ejecutar sus funciones para lograr sus objetivos.

¿Para qué sirve una matriz de competencias?

Entonces, la matriz de competencias es un recurso esencial para todo negocio impulsado por datos. En especial, para el departamento de Recursos Humanos y gestores de proyectos.

Por lo tanto, esta herramienta es ideal para hacer seguimiento de las fortalezas del personal dentro de la empresa. Su uso correcto permite mejorar la eficiencia en los equipos de trabajo e incrementar los buenos resultados. Es decir, mejorar los indicadores en el reporte de productividad.

Ventajas

La importancia de una matriz de competencias radica en su configuración. Si se ha configurado como es debido, te ayuda a organizar tus equipos de una manera más fácil. Para identificar las habilidades faltantes, de acuerdo a los requisitos de un proyecto. 

De este modo, los proyectos de tu negocio se completan de forma eficiente, ya que participan los empleados mejor calificados.

Otro punto a favor es lo útil que resulta para el departamento de Recursos Humanos. Les permite conocer las habilidades faltantes ante nuevas contrataciones.

De igual forma, es conveniente para la programación de vacaciones de los empleados, puesto que ayuda a identificar a otros empleados con las mismas habilidades de la persona ausente.

Beneficios de una matriz de habilidades

Una matriz de habilidades es un excelente recurso para comprender mejor distintas características clave y los niveles de competitividad. Por lo tanto, con una matriz de competencias identificas las áreas que necesitan mayor capacitación. También, las áreas en las que deseas mayor crecimiento.

Determinar las habilidades que faltan

Cuando tu empresa carece de habilidades críticas esto supone una desventaja frente a la competencia. Por lo tanto, con la matriz de competencias descubres qué habilidades hacen falta en tu equipo. Y, en general, en toda la empresa.

Por otro lado, ayuda a obtener resultados de éxito, debido a que te muestra cuáles son los empleados mejor calificados para cada proyecto. Asimismo, tienes al alcance el conocimiento sobre las áreas que presentan deficiencias de habilidades y experiencia.

Eficiencia en el proceso de reclutamiento y contratación

Con una matriz de competencias solo te toma unos segundos identificar las brechas existentes en las fortalezas del equipo de trabajo o en la empresa.

Dicha información sirve como respaldo sobre el panorama actual de la empresa. Con base en ello identificas si es conveniente hacer nuevas contrataciones ahora o en el futuro.

De este modo, se agiliza el proceso de reclutamiento de personal y contratación. Así, para el departamento de Recursos Humanos es más fácil incorporar nuevo talento con las habilidades necesarias. 

Aprendizaje y formación

Cada vez más empresas son conscientes de la importancia de tener una estrategia de formación y desarrollo. Pues los empleados prefieren un lugar de trabajo que les brinde oportunidades de crecimiento y desarrollo.

Lo anterior lo demuestra una encuesta muy interesante de LinkedIn, que nos muestra:

el 94% de los encuestados aseguran que permanecerían más tiempo en una empresa si tienen oportunidades de aprendizaje y desarrollo.

Teniendo en cuenta lo anterior, es conveniente utilizar una matriz de competencias para visualizar los niveles de habilidades de los empleados. Luego, crearás vías para fortalecer sus aptitudes. Por ejemplo, cursos que les ayudan a aumentar sus fortalezas de forma progresiva.

Planificación de la fuerza laboral

Otro beneficio importante es la posibilidad de combinar habilidades existentes en la fuerza laboral, para determinar si se ajustan a las necesidades de un proyecto.

Experiencia de empleado

La matriz de competencias permite ver las comparaciones entre los miembros del equipo. Para obtener un mayor beneficio de esto, asegúrate de que tus colaboradores cumplan con sus objetivos de competitividad. Además, bríndales la oportunidad de interactuar  en diferentes equipos, con habilidades similares.

Reemplazos calificados por licencias o alta demanda

En algún momento, todas las empresas tienen empleados que se enferman y no pueden cumplir con sus labores. Sin embargo, para el negocio es crucial mantener el nivel de productividad en momentos como estos. Para lograrlo, se debe actuar rápido.

En este sentido, la matriz de competencias es un recurso eficaz para ubicar el reemplazo más adecuado, cuando se enferma un miembro crítico del equipo. Asimismo, es útil para hacer cambios de personas entre las áreas o aumentar el personal en las temporadas de alta demanda.

Seguimiento del progreso del equipo

Cuando tienes una buena matriz de competencias, obtienes una imagen clara del progreso que ha tenido tu equipo de trabajo. 

Debido al gran desafío que representa la productividad, el desarrollo profesional y las habilidades profesionales, es necesario que evalúes la eficiencia de los programas de capacitación implementados en tu empresa. La mejor opción para este propósito es el uso de las matrices de competencias.

Otras técnicas como el coaching ontológico también aportan mucho valor en este tipo de necesidad.

Empleados críticos

Cada organización tiene en su plantilla jugadores esenciales con talento único. Ellos aportan un valor superior al promedio. Por lo tanto, por ningún motivo querrás dejar escapar a estos empleados.

Pero ese tipo de empleados no saltan a la vista así como si nada. La mejor manera de averiguar quiénes son es utilizando una matriz de competencias. De este modo, es más sencillo identificar a las personas que poseen habilidades valiosas. Puesto que son fundamentales para la empresa, es bueno conocerlos y saber si están satisfechos.

Más claridad

Con las matrices de competencias el personal comprende mejor las responsabilidades asumidas en la empresa. Así, tienen claro lo que la organización espera de ellos:

• Las destrezas que deben mejorar
• Las oportunidades de desarrollo profesional para avanzar en sus carreras.

Las matrices sirven como una fotografía, para mirar dónde está el personal y dónde hay posibilidades de avanzar.

Visión más amplia

Las matrices proporcionan transparencia, y esto es una característica que beneficia tanto al patrón como a los empleados.

De este modo, todos pueden apreciar una imagen que muestra dónde encaja mejor cada persona dentro de la empresa. Además, qué necesita para cumplir una función determinada dentro de un equipo.

Vías claras de desarrollo

Entonces, con la matriz de competencias puedes diseñar rutas profesionales de desarrollo y crecimiento.

En cuanto a los empleados, también pueden utilizar las matrices para establecer metas de aprendizaje y programas de formación para ellos mismos. Es mucho mejor cuando ellos identifican sus potenciales brechas de competencias dentro de la organización.

Se reduce el estrés y la carga de trabajo

Cuando falta algún empleado durante un tiempo prolongado, sus funciones pueden convertirse en una carga de trabajo para sus compañeros. Una forma de predecir y mitigar esta situación es utilizando una matriz de competencias.

Esta herramienta te brinda una imagen completa de los talentos presentes en tu empresa. Así asignas de forma estratégica recursos de un equipo a otro, con el fin de aliviar el estrés y el agotamiento laboral.

Es importante tener cuidado en este tipo de situaciones, porque afectan de forma significativa el compromiso de los empleados. Según una encuesta de Gallup, el 79% de los participantes en una encuesta mostraron un bajo compromiso debido a la infelicidad laboral.

Pasos para hacer una matriz de competencias

A continuación, te mostramos los pasos a seguir para desarrollar una matriz de habilidades.

1.  Anotar las habilidades que hacen falta en el equipo o en la empresa

Realiza un mapeo de las habilidades que necesita tu organización. Luego, ubícalas bien sea en el eje X o Y de la matriz.

Pero antes, haz una lista de tus proyectos actuales y futuros. Reúnete con todos los involucrados clave para que participen en el proceso de mapeo de habilidades, para tener en cuenta todos los requisitos del proyecto.

En esta etapa no es necesario discernir entre las habilidades presentes y las que hacen falta. Sin embargo, se pueden agrupar según la función, departamento o proyecto. Además, es bueno que las habilidades blandas y habilidades duras estén incluidas en categorías separadas.

2. Crear un sistema de puntuación de matriz de competencias

Necesitas un sistema para calificar de forma objetiva las destrezas de tus colaboradores. Para ello, una opción es crear un sistema personalizado o incluir las escalas de calificación más utilizadas:

• Escala de Likert: sistema para medir las percepciones de las personas.
• Escala de 0-3 puntos.
• Escala de 5 puntos.
• Escala de 10 puntos.

Sea cual sea el sistema elegido, cada puntaje deberá llevar una descripción. Por ejemplo, puedes utilizar la siguiente descripción de niveles de competencia:

• 1 = No tiene experiencia
• 2 = Ha recibido formación
• 3 = Es capaz de cumplir funciones bajo supervisión
• 4 = No necesita supervisión
• 5 = Está en capacidad de entrenar a otros.

3. Determinar el actual nivel de habilidades en cada empleado

La forma más objetiva para calificar las destrezas de tus colaboradores es combinando diferentes tipos de evaluación:

• Análisis de los resultados de la evaluación de desempeño anterior
• Autoevaluación por parte de los empleados
• Test rápidos de habilidades blandas y duras
• Comentarios de los gerentes
• Evaluación de habilidades entre iguales.

4. Evaluar los niveles de interés de cada empleado

Un concepto importante que es bueno agregar a la matriz de competencias es el nivel de interés que tienen los empleados. De este modo, es más fácil desarrollar programas de formación personalizados, de acuerdo a los objetivos de los empleados.

No necesitas utilizar un sistema complejo para evaluar los intereses de tus colaboradores. Un cuestionario sencillo con dos opciones de respuestas es suficiente:

• 1 = No me interesa
• 2 =  Interesado

5. Trazar datos en la matriz

Una forma sencilla de crear una matriz de competencias es mediante una tabla Excel:

• Ubicar las habilidades por categorías bien sea en el eje X o Y.
• En el otro eje coloca los nombres de los integrantes del equipo.
• Para completar la tabla, agrega datos relacionados con la experiencia y el grado de interés de cada trabajador.
• Para que la matriz de competencia sea fácil de interpretar, incluye una descripción de las escalas de calificación.

6. Identifica las necesidades de capacitación mediante la matriz de competencias

Cuando hayas terminado de crear la matriz de competencias, utilízala para identificar necesidades de capacitación, contratar nuevo talento o asignar tareas de un proyecto nuevo.

Apoyo de un software para crear la matriz de competencias

Las soluciones para RR. HH. de Sesame HR te ayudan a adaptar tu negocio a las demandas del mercado actual. Mediante la funcionalidad del organigrama de empresa, por ejemplo, obtienes un mapa visual de la plantilla laboral de tu compañía.

Por lo tanto, tienes una imagen completa de las habilidades, la experiencia y el cargo que desempeña cada empleado. 

Esta es una herramienta interactiva con diversas funcionalidades. Además de proporcionar un mapa completo de la estructura organizacional de tu empresa, permite generar y visualizar los resultados de evaluaciones. Así vas a detectar patrones y tendencias.

Pero hay más, el organigrama de Sesame HR interviene de manera positiva en tres aspectos importantes:

• Facilita el proceso de incorporación u onboarding de nuevos empleados.
• Ayuda a tomar decisiones acertadas, gracias a las perspectivas visuales del panorama, en los diferentes departamentos de la empresa.
• Mejora la comprensión de los empleados con respecto al lugar que ocupan dentro de la organización.

Así que, si quieres planificar mejor los recursos de tu empresa, la mejor opción es un software como el de Sesame HR.

Esta herramienta, además del organigrama, incluye una serie de módulos adicionales, como control horario, gestor de vacaciones, etc. Estos ayudan a mejorar la gestión del personal, la gestión del tiempo y el talento en la empresa.

Por lo anterior, te invitamos a realizar tu propia matriz de competencias y a probar Sesame HR de manera gratuita.