¿Qué son los KPI en la empresa y cómo generar los tuyos?

19 de octubre, 2022

Los KPI son clave en la gestión de la empresa. Ayuda a la toma de buenas decisiones y a conseguir objetivos. Presta atención, porque vas a conocer cómo los informes de RR.HH. han pasado a ser tan clave.

Las decisiones tomadas en la empresa deben sustentarse en datos de calidad. Para lograr este cometido, se deben añadir indicadores de gestión.

Además, estos sirven para supervisar el desarrollo de estrategias y dirigir el talento humano.

En este artículo vamos a ver qué son estos índices y cuál es su significado. Asimismo, te mostraremos un ejemplo de cómo crear un KPI para Recursos Humanos. 

Qué son los KPI

En inglés, KPI significa Key Performance Indicator. Y en español, Indicador Clave de Desempeño o Indicadores de Rendimiento Clave.

Como dice su nombre, su función es medir el desempeño e indicar el rendimiento de tu empresa. Así, puedes conocer las fortalezas y los puntos a mejorar en sus operaciones.

En este sentido, el filósofo en administración Peter Drucker dijo que:

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”.

El propósito de los siguientes valores es concretar objetivos de rendimiento. Por tanto, determinan la eficiencia de:

• Empresa.
• Equipo de trabajo.
• Cada trabajador.

Los objetivos de los indicadores

El objetivo de estos valores es saber si vas por el buen camino en cuanto a los resultados previstos. De no ser así, se incluyen cambios en la etapa productiva. 

También, podrás saber cómo y en qué se usan los recursos de la empresa. Estamos hablando de:

• Tiempo.
• Dinero.
• Talento. 

Asimismo, medirás el éxito personal podrás identificar las decisiones que no están dando buenos resultados.

Las propiedades de unos KPI fiable

Para que un indicador sea fiable debe cumplir unas serie de aspectos. En este sentido, ha de ser:

1. Concreto

Deben ser específicos. No es igual proponer un aumento en las ventas anuales, que uno del 15% en las ventas para el tercer trimestre.

2. Medible

Los indicadores para la evaluación de desempeño no lo son si no se pueden medir. Se incluye todo lo que ayude a cuantificarlo. Por ejemplo:

• Cantidades de dinero.
• Plazos de tiempo.
• Porcentajes. 

3. Realista

Si los empleados sienten que los objetivos propuestos están fuera de su alcance, se desmotivan. Una situación así es desfavorable para la compañía.

Por tanto, los informes de desempeño deben apuntar hacia unos objetivos ambiciosos, pero realistas.

4. Relevante

Debe estar alineado con los objetivos, políticas, cultura empresarial así como aportar datos relevantes. De otro modo, sería poco relevante.

5. Ajustarse a plazos razonables

Los resultados se deben medir en un periodo de tiempo realista para alcanzar el objetivo. Retomemos el ejemplo de antes.

En este sentido, si quieres aumentar las ventas un 15% en un trimestre, se deben medir 90 días. 

6. Evaluarlo con frecuencia 

Es poco probable saber si un indicador está funcionando si no lo sigues cada cierto tiempo. Al analizarlo, te das cuenta si el indicador de desempeño sigue siendo relevante.

De este modo, puedes conocer si falta compromiso o si es muy ambicioso. 

7. Modificable 

Los índices clave no son un régimen estático. Por el contrario, son flexibles y se pueden modificar para adaptarlos a las nuevas situaciones imprevistas. 

También se pueden corregir tras hacer cuentas apuradas. Siempre que sea necesario, los KPI se deben cambiar o modificar.

Así pues, debes crear unos que se ajusten a los objetivos de la empresa. Para ello, cabe tener en cuenta que estos pueden ser relevantes para una empresa, pero para otras no. 

Beneficios de usar KPI

Los indicadores de calidad ayudan en el progreso de una compañía. E incentivan a ciertas áreas a mejorar según las mediciones hechas.

Por tanto, presta atención porque vamos a mencionar seis de los beneficios de estos índices:

1. Rendir cuentas 

Con los datos que ofrecen sobre el desempeño en un proyecto, se promulga la transparencia en la empresa.

De este modo, el equipo de trabajo puede corroborar los avances que están obteniendo. Así, los empleados también pueden aportar ideas para mejorar el rendimiento laboral. 

2. Estimulan el aprendizaje 

Para alcanzar los resultados propuestos en los indicadores de desempeño, se deben hacer mejoras.

Para ello, los empleados deben asumir retos para buscar soluciones e identificar en qué están fallando. Cuando ocurren dichas fallas, los indicadores te permiten conocer dónde y cómo surgieron. 

3. Resultados reales

Con los KPI’s de negocio puedes saber si las acciones están siendo eficaces. Es así cómo te das cuenta si has tomado buenas o malas decisiones.

4. Ayudan a motivar

Con los indicadores de RR.HH. se siguen las tareas de los empleados. De esta forma, tienen la ocasión de implicarse más en los proyectos.

Y a medida que cumplen con sus objetivos, es bueno que se los reconozcas. De ese modo, sabrán que sus esfuerzos son útiles.

5. Realizar cambios

En base a los datos que arrojan los KPI’s, puedes ver de inmediato qué está funcionando. En caso de cometer errores, también te darás cuenta rápido.

Llegada a esta situación, se analiza el indicador para cambiar de estrategia y prevenir efectos más graves. 

6. Mejor coordinación 

El equipo de trabajo se guía por los objetivos. Por tanto, con los indicadores de Recursos Humanos se puede ver el avance que están teniendo.

De esta manera, vas a mejorar la gestión de equipos y su coordinación.

Tipos de indicadores de desempeño

Existen distintos tipos de indicadores clave de negocio. Entre estos, puedes elegir el que más se ajusta a los requisitos y estrategias de la empresa.

Cualitativos y cuantiativos

Miden las opiniones y factores que influyen en la calidad del proceso, servicio y producto. Así es cómo dan a conocer el grado de satisfacción de tus empleados con el objetivo fijado. 

Los segundos miden la productividad en el trabajo y se usan en los informes laborales. 

Adelantados

Sirven para predecir el éxito o el fracaso a futuro. En caso de querer aumentar las ventas, un indicador útil puede ser el número de nuevos clientes cada mes.

Atrasados

Se encargan de medir el desempeño pasado. Por ejemplo, si ofreces un servicio de suscripción podrás ver cuántos clientes cancelan cada mes. 

De entrada y salida

Los de entrada estiman los recursos que se usan durante el proceso. Y los de salida, el resultado obtenido en el proceso. 

De gestión primaria y secundarios

Los primeros informan sobre el progreso de una acción específica. Aunque no se relacionan con los otros indicadores, no los hace menos importantes.

Los segundos son un grupo de KPI’s primarios. Y su objetivo es obtener una imagen panorámica que aporte datos más amplios. 

De gestión predictiva

Con estos índices, te anticipas a futuros resultados. Asimismo, permiten conocer si hay desvíos en lo planificado.

Y si es necesario, sirven de referencia para tomar decisiones críticas a tiempo. 

Una forma de usarlos es en los presupuestos. Por ejemplo, cuando tienes una cantidad de dinero y crees que es suficiente para un propósito concreto.

Eficiencia y eficacia 

Los de eficacia comprueban que las acciones se hacen según lo esperado y de forma adecuada. Por otro lado, los de eficiencia se enfocan en los recursos aplicados.

Ambos se deben comparar para ver si hay errores en los procesos.

Estrategias 

Miden el progreso de las acciones acorde a los objetivos fijados. Con estos indicadores, puedes contrastar los resultados para saber si vas por el buen camino. 

Cómo crear un KPI en tu empresa

El hecho de tener muchos índices no te asegura el éxito. Así que puedes comenzar con uno, y a partir de ahí tomar otras decisiones.

Eso sí, ten en cuenta que las acciones de los KPI son las que definen el logro de los objetivos.

1. Definir objetivos

Traza objetivos relevantes para la empresa o perderás tiempo, esfuerzo y dinero. En este sentido, para entender mejor este proceso, debes guiarte con un ejemplo.

Pro Call Center es una pequeña empresa con cinco empleados, y su objetivo es conocer el absentismo laboral.

2. Describir los resultados

Debes preguntarte por qué quieres ese objetivo. Así pues, Pro Call Center quiere añadir este indicador para conocer las ausencias durante medio año.

3. Decidir cuántos KPI

Aquí, debes establecer los indicadores que deseas usar. En el caso que mencionamos es la tasa de absentismo. Y para ello, debes medir el número de días de ausencia.

4. Definir un umbral

Es común identificar los valores como un semáforo. Es decir: verde, amarillo y rojo. En este sentido, Pro Call Center ha definido valores entre:

• 0 – 5 es un nivel bajo de ausencias.
• 5 – 10 es un nivel medio.
• Más de 1, nivel alto.

5. Medir la información

Para tener una noción mejor, la empresa debe recopilar los datos reales durante 6 a 12 meses. Para ello, Pro Call Center recopiló datos de febrero a agosto.

6. Tomar acciones

Pasados seis meses, la empresa obtuvo un total de 19 ausencias. En base a los umbrales fijados, su resultado se clasificó en la categoría color rojo. Entonces, ¿cuál era su siguiente paso?

• Analizar por qué tienen tantas ausencias.
• Mirar qué pueden hacer para reducirlas en los próximos meses.

Llegados hasta aquí, esperamos haber aclarado todas tus dudas. ¿Quieres seguir conociendo más sobre este u otros asuntos relacionados? Entonces te animamos a seguir en la sección de Recursos Humanos de Sesame HR.