Cómo integrar el software de recursos humanos en tu empresa

18 de marzo, 2024

El área de RR. HH. tiene muchas tareas y genera demasiada información cuando hay más de 70 empleados. Este volumen de trabajo y datos necesita ayudas digitales que agilicen la labor. Por eso, lo más recomendable es hacer una integración de software de recursos humanos. 

A primera vista, puede parecer algo complejo. Sin embargo, en Sesame HR estamos acostumbrados a ayudar a cientos de empresas mexicanas en este reto. Y hoy, te  explicaremos cómo funciona la integración de software de recursos humanos. 

No te pierdas aspectos claves como la gestión de ERP de RR. HH. o los errores comunes al integrar la App de recursos humanos. ¡Comenzamos!

¿Qué aspectos se debe considerar para integrar un sistema de información de recursos humanos?

Si tienes en cuenta los siguientes puntos, te aseguramos que el proceso de integración será más ágil y efectivo. No pases a integrar el programa sin antes leerlos.

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

Definición de objetivos y alcance

Definir con total claridad los objetivos que se quieren alcanzar con la implementación de un software de recursos humanos es fundamental. 

Determina los módulos y funcionalidades que más requieres para cubrir las necesidades de la organización: 

Recuerda, por ejemplo, que el canal de denuncias es obligatorio en empresas de 50 empleados en adelante, mientras que en otras más pequeñas no lo es.  

Entonces, asegúrate de adquirir una herramienta que integre  funciones básicas como control de horario, turnos y bolsa de horas extras; pero también, funciones avanzadas como encuestas de clima laboral y evaluaciones de desempeño, entre otros: 

Ten claro cuáles usarás más al principio, sin perder de vista las que podrías empezar a usar luego.

Selección de la solución tecnológica

Existen diversas opciones en el mercado, como Sesame HR, que ofrecen soluciones especializadas en la gestión del talento humano. 

Debes evaluar las alternativas, considerando:

• Funcionalidades 
• Facilidad de uso
• Compatibilidad con los sistemas existentes 
• Precios 

La solución elegida debe adaptarse a la cultura y procesos de la compañía para garantizar su adopción.

Migración de datos 

En algunos casos querrás conservar información histórica de los empleados, por eso será importante que puedas agregarla al nuevo sistema de RR. HH.

Es el caso de los documentos laborales como instructivos, contratos y recibos de nóminas. En este ejemplo específico, lo ideal es que el nuevo programa cuente con un gestor documental como el de Sesame HR. Así podrás consultar, subir y recibir los documentos antiguos y nuevos. Igual será para el colaborador.

Este aspecto también es importante en relación a otra información de RR. HH., así que verifica qué tantos datos del pasado podrás conservar en la integración de software de recursos humanos. 

Integración de software de recursos humanos con tu ERP

Para maximizar la eficiencia de un software de RR. HH., es fundamental integrarlo con el sistema ERP de la empresa. Esto permite el flujo automatizado de datos entre los dos sistemas, reduciendo errores y ahorrando tiempo. 

Con una integración de software de recursos humanos sólida, es posible generar reportes globales que incluyan datos de recursos humanos, finanzas y operaciones.

Dichos reportes ofrecen una visión integral del negocio para una mejor toma de decisiones.

Ten en cuenta que no siempre podrás integrar tu software de RR. HH. con el ERP. Así que mira opciones y alternativas.

Ejemplo de integración con ERP

Sigamos con la referencia de Sesame HR como sistema de RR. HH.: este te ayuda a controlar, de forma centralizada, horas extras, turnos y vacaciones.

A continuación, con tales datos puedes hacer el cálculo de la prenómina. Y luego, solo tendrás que enviar al ERP la información ya reunida para el timbrado. Así ganas tiempo.

Otro caso que sirve de referencia es la base de datos de empleados, que se actualiza en tiempo real en el software de gestión humana. Por eso, cuando necesites hacer cálculos y análisis de costes de plantilla, bastará con extraer la información de Sesame HR y llevarla al ERP.  

En conclusión, la integración de un software de recursos humanos con el ERP de la empresa es útil para maximizar su valor. 

Los beneficios de la integración de software de recursos humanos para la gestión de personal

Está claro que integrar un sistema digital de RR. HH. trae múltiples ventajas. Te recordamos las principales: 

Maximizar la eficiencia

Al integrar tu sistema de RR. HH. ejecutas tareas con mayor velocidad. 

También, evitas la doble entrada de datos, pues centraliza la operación del área. Esto ahorra tiempo valioso de los especialistas, quienes pueden enfocarse en tareas más estratégicas.

Mejorar la toma de decisiones

Estos softwares aportan información oportuna y precisa sobre el personal, lo que permite tomar mejores decisiones. 

Por ejemplo, puedes generar informes sobre:

• Rotación de personal
• Tendencias en los costos de horas extras 
• Desempeño de los empleados, entre otros. 

Con datos confiables a la mano, los líderes de la organización pueden desarrollar estrategias efectivas de contratación, retención y compensación de empleados.

Errores comunes al implementar la integración de software de recursos humanos y cómo evitarlos

Si tienes en cuenta los tips mencionados hasta ahora, tu equipo de gestión humana pasará de forma práctica por la integración del software de recursos humanos.

No obstante, ten a la vista los siguientes errores en los cuales puedes incurrir, y evítalos. 

Falta de planificación

Al implementar un sistema de RR. HH., muchas empresas cometen el error de comprar una solución y de inmediato pasar a implementarla.

No, lo adecuado es planificar y dar los pasos de manera progresiva. Incluso algo tan sencillo como un par de semanas de pruebas preliminares, con un pequeño grupo de empleados, puede marcar la diferencia a largo plazo.

Por lo anterior, te invitamos a probar Sesame HR durante dos semanas (¡es gratis!). 

Capacitación insuficiente

Es crucial capacitar a los usuarios (administradores y empleados) para aprovechar al máximo el software. De lo contrario, puede generar frustración y resistencia al cambio. 

Brinda capacitación sobre cómo usar el sistema y resalta los beneficios. También puedes ofrecer apoyo continuo para resolver dudas. En este punto, los managers serán la clave.

Falta de seguimiento

Una vez implementado el software, debes monitorear su adopción y uso:

• Identifica áreas de mejoras
• Proporciona capacitación adicional si es necesario 
• Realiza ajustes para optimizar los procesos. 

El seguimiento continuo garantizará que el sistema funcione de manera efectiva y eficiente.

Integración incompleta

Asegúrate de integrar completamente el software con los sistemas y procesos existentes. De lo contrario, se generará duplicación de esfuerzos y menor eficiencia. 

Identifica cómo el nuevo software puede automatizar o mejorar las tareas actuales. Una integración completa maximizará los beneficios de la solución tecnológica.