Guía de implementación de software de Recursos Humanos

14 de marzo, 2024

Buscas una herramienta para optimizar la gestión de RR. HH., ¿pero no sabes cómo integrarla en tu empresa? Si es tu caso, presta atención a este artículo sobre implementación de software de Recursos Humanos.

Te mostramos cómo hacer que tu plantilla, desde el área de gestión humana hasta 100, 200 o aún más colaboradores, usen un ERP de Recursos Humanos con facilidad. 

¿Por qué implementar un software de RRHH?

La implementación de una solución digital para RRHH puede parecer un proceso complejo al inicio. Pero, si le dedicas un poco de tiempo y escoges la adecuada, tu compañía obtendrá todos los beneficios del software de recursos humanos. 

Si crees que el proceso vale la pena, te animamos a leer más a continuación. Empecemos por las razones para implementar la plataforma. 

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

Ahorro de tiempo y dinero

Al automatizar tareas repetitivas y optimizar flujos de trabajo, podrás reducir el tiempo de dedicación a estas, y los costos asociados. 

Es decir, hay múltiples procesos manuales que una plataforma digital es capaz de asumir por sí sola, como:

• Control de horarios de empleados, gestión de turnos o bolsa de horas extras. Cada acción sólo necesita de tu aprobación.

Mejor experiencia del empleado

La implementación de software de Recursos Humanos mejora la experiencia del empleado, al facilitar procesos como:

• Solicitud de vacaciones
• Reserva de salas
• Consulta de información laboral en el portal del empleado (documentos laborales, asignaciones de turnos, comunicados internados y canal de denuncias, entre otros). Esto se traduce en mejor comunicación, compromiso y productividad.

Cumplimiento normativo

Las regulaciones en materia laboral cambian o se modifican cada año. En consecuencia, una plataforma de RR. HH. actualizada:

• Te ayudará a cumplir con la normativa vigente en tiempo y forma, a través de la operación, los registros e incluso los informes automatizados. 

De esta manera, evitarás sanciones y multas.

Toma de decisiones data-driven

Las decisiones ‘instintivas’, en una empresa de 100 o más empleados, pueden ser arriesgadas. 

Por lo anterior, la implementación de un software de recursos humanos es ideal para recolectar y analizar datos sobre reclutamiento, cumplimiento de horarios, asignación de tareas y turnos, retención de talento, etc. 

Toda esta data resulta clave para identificar áreas de mejora e implementar iniciativas basadas en evidencia.

¿Cómo implementar un sistema de gestión de recursos humanos en 5 pasos?

Para aprovechar al máximo una solución digital de RR. HH., te recomendamos seguir estos pasos (en este caso, nos basamos en el software integral de Sesame HR):

Planificar el proyecto

• Establece objetivos claros y realistas para la implementación de software de Recursos Humanos (incluye indicadores precios y plazos)
• Asigna un líder -o varios- al proyecto y determina los recursos necesarios 
• Identifica los procesos que deseas automatizar con carácter prioritario
• No intentes dominar todas las funcionalidades de la herramienta el primer día. Es recomendable aprender a controlar la herramienta por fases o grupos de funcionalidades (desde las más prioritarias hasta las menos urgentes) 
• mayor prioridad y los datos que necesita migrar.

Capacitar al personal

Capacita a los usuarios finales -especialistas de RR. HH., managers y empleados- durante la implementación. 

Explica cómo el nuevo sistema beneficiará y hará más ágiles sus acciones diarias. Además, brinda oportunidades para hacer preguntas y abordar inquietudes.

Probar y personalizar

Lo más importante es empezar a usar la solución digital, sin temor a error (todo se puede revisar y corregir). 

Además, analiza y ten claras las funciones disponibles, para que las pruebes todas y adaptes el uso a las necesidades de tu empresa. Importante: no siempre necesita lo mismo una empresa de 80 empleados que una de 400.

Migrar los datos y obtener informes

Migra los datos históricos de empleados y RR. HH. al nuevo sistema. Luego, tras usar la herramienta durante cierto tiempo, descarga los informe automatizados que incluyen gráficos útiles:

• Con una mirada rápida podrás identificar curiosidades o irregularidades que se deban corregir. 

Pide ayuda si es necesario

Apóyate en el equipo de soporte técnico que te brinde la solución digital de RR. HH. 

Si cuentas con una plataforma confiable, te asignará un agente especializado para acompañar la implementación de software de recursos humanos en tu compañía.  

Errores comunes en la implementación de software de Recursos Humanos

Tres de los errores más comunes al implementar un software de RR. HH. son los siguientes:

Falta de capacitación 

Es fundamental capacitar bien al personal que utilizará el sistema. De lo contrario, perderán tiempo, no aprovecharán todas sus funciones y se generará frustración. 

Asegúrate de contar con tutoriales en video y PDF, cursos prácticos y un equipo de soporte para responder dudas.

Datos inexactos

Asegúrate de introducir o migrar correctamente toda la información al nuevo sistema. De lo contrario, podrían presentarse inconsistencias e ineficiencias. 

Verifica varias veces que los datos de empleados y empresa sean sean correctos.

Resistencia al cambio 

Todo cambio genera incertidumbre. En consecuencia, comunica los beneficios del software, involucra al personal y atiende sus dudas:

• Avísales con tiempo para que estén preparados y bien dispuestos.

Una buena estrategia de cambio minimiza la resistencia y permite una transición sin sobresaltos.

Caso de éxito: Hofmann

Lo más útil para ver los beneficios de implementar una herramienta digital de gestión humano es ver la experiencia de otras organizaciones. Por eso, ahora te presentamos el caso exitoso de Hofmann.

Qué hace la empresa 

Hofmann se especializa en la creación de productos fotográficos personalizados (libros, cuadros, etc). Tiene casi medio siglo de historia y cuenta con 130 empleados.

Qué necesitaba Hofmann

Optimizar la jornada laboral del equipo, mediante una mayor flexibilidad y una gestión diaria más eficiente:

• Por un lado, los perfiles laborales de oficina y fábrica tenían necesidades diferentes, como turnos rotativos, horarios flexibles y fichaje remoto. Por eso, se requería una solución para resolver todos estos procesos, pero de forma unificada.
• Dada la cantidad de empleados, la dirección y el equipo de RR. HH. enfrentaban dificultades para gestionar todo de manera eficiente. Les urgía delegar ciertas responsabilidades en los managers o incluso en los propios empleados.

Qué hicieron con la implementación

Las principales funcionalidades que integraron en Hofmann,  con la implementación del software de recursos humanos de Sesame HR:

• Control de horario: la herramienta les dio libertad a los empleados para fichar en el momento que estimen conveniente. Se ha fomentado así una relación de confianza y responsabilidad mutua, y una flexibilidad vital para el equipo.
• Asignación de roles: personalizaron las responsabilidades que corresponden a cada individuo y a qué datos se puede acceder, mediante un sistema de roles. Esto permite que cada área esté bajo la supervisión de un manager intermedio, evitando una carga excesiva de responsabilidades en una sola persona.
• Multidispositivo y flexibilidad: gracias a su compatibilidad multidispositivo (celular, tablet o computadora), Sesame HR les facilitó que cualquier manager apruebe turnos, horas extras o vacaciones, desde cualquier lugar y a toda hora. 

Qué opinión tiene la empresa tras implementar la solución

Ana Fernández, responsable de Administración en Hofmann, comenta:

“Sesame HR ha mejorado nuestra relación con los empleados. Ahora existe una mayor flexibilidad y conciliación”.

Por su parte, la responsable de RR. HH., Patricia García, sostiene que “Lo mejor de Sesame HR es lo intuitivo, cómodo y fácil de usar que es. Queremos seguir integrando otras funcionalidades”.

Implementación de software de RRHH con Sesame HR

Como has podido ver en este artículo, integrar un software de recursos humanos a tu compañía es una decisión que atrae beneficios.

Por lo anterior, nos gustaría invitarte a probar Sesame HR. Conocerlo es gratis e incluso puedes contactarnos para que un agente te explique todo lo que necesites:

Si tu empresa tiene 80 o más colaboradores, entonces somos el software indicado para ti.