Gestor de tareas: ¿Cómo realizar un cronograma de un proyecto?

7 de abril, 2022

En el cronograma de un proyecto puedes visualizar la utilización de recursos y la ejecución de metas en una sola pasada. Sea cual sea el tamaño de tu proyecto, con un gestor de tareas lograrás tener en una sola pantalla todas las actividades con sus plazos y efectividad de los empleados que están a cargo de ellas.

¿Qué es un gestor de tareas?

Un gestor de tareas es una herramienta informática que permite administrar de manera efectiva los plazos y actividades que incluyen un proyecto. Para que sea efectivo, este gestor de tareas debe ser fácil de usar y muy flexible para adaptar los objetivos a medida que transcurre el proyecto.

Además, debe brindar la posibilidad de acceder a él desde cualquier dispositivo, para realizar un seguimiento en tiempo real del cronograma de un proyecto.

¿Qué funciones cumple un gestor de tareas?

El gestor de tareas tiene la función principal de organizar de manera efectiva y productiva todos los recursos que necesitas para cumplir con los objetivos del proyecto.

Desde las tareas que tienen prioridad en el día de hoy, a las fechas y envío de invitaciones de reuniones con los demás integrantes del equipo. Todo lo puede realizar de manera automática.

Esto es posible gracias a la división de tareas en subtareas, con sus asignaciones de plazos y responsables. Mostrando en el organigrama de acuerdo a las prioridades asignadas, incluyendo las tareas repetitivas.

Al mismo tiempo va indicando con diferentes colores el estado de cada una de las sub tareas, para mostrar visualmente el estado del proyecto en general.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un gestor de tareas?

Utilizar un gestor de tareas en tu proyecto simplifica muchas actividades organizativas que son repetitivas. Pero también permite organizar de manera eficiente todas las actividades que se deben realizar para cumplir un objetivo porque evita las cargas excesivas para un sector o superposiciones de utilización de recursos.

Otra clara ventaja de la utilización de un gestor de tareas es la visualización de todo el conjunto en un cronograma de un proyecto. Esta clara vista general, ayuda a evitar errores de plazos, cuellos de botella o de improductividad, cuando se descubren espacios de recursos sin utilizar.

Sumadas a estas ventajas se encuentra la clara accesibilidad desde cualquier dispositivo a cualquier hora del día y a la posibilidad de añadir las notas que sean necesarias para recordar y compartir con el resto del equipo.

¿Cómo crear el cronograma de un proyecto?

En el cronograma de un proyecto tienes una idea visual muy clara del estado del proyecto en cualquier momento. Así que si tienes que llevar a cabo un proyecto, tienes que crear un cronograma.

Para ello solo tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Realizar el brief del equipo, incluyendo una descripción general de todos sus participantes y objetivos.
2. Crear la lista de tareas principales para cumplir con los objetivos.
3. Subdivide las tareas más completas en actividades que sean simples de cumplir.
4. Calcula los plazos de tiempo que se necesitan para cumplir con la ejecución de la tarea. Incluyendo una fecha límite de entrega para que no atrase a otros sectores.
5. Asigna responsables o ejecutores a cada una de las subtareas que incluyen el proyecto.
6. Mira con atención las dependencias entre las actividades y determina cuáles se pueden ejecutar en simultáneo.
7. Elige el mejor gestor de tareas y comienza a plasmar en él el cronograma de un proyecto.

Con estos simples pasos puedes crear el más eficiente cronograma de un proyecto pequeño, mediano o grande. Recurre a un gestor de tareas para automatizar este cronograma y visualizarlo generalmente desde el primer momento.