¿Cómo coordinar la gestión de tareas con tus empleados?

25 de noviembre, 2021

La gestión de tareas de tus colaboradores permite aumentar la productividad laboral y mejorar la motivación del personal.

A continuación te presentamos una guía básica para implementar un sistema de administración por tareas.

Administración del personal por tareas

La administración de personal es una actividad básica para el buen funcionamiento de cualquier empresa, ya que permite organizar y simplificar los procesos que se establecen entre los colaboradores y la organización, aumentando la eficiencia de los trabajadores.

La práctica más usada para medir a los colaboradores es administrando sus tiempos y su rendimiento. Pero pocas veces volteamos a ver a la gestión de las tareas.

Muchas veces se cree que la administración por tareas aplica sólo a las organizaciones que trabajan por proyectos.

Pero en realidad, este tipo de gestión se puede implementar en cualquier organización que busque aumentar la productividad laboral y que busque medir si sus colaboradores están cumpliendo los objetivos que se les marcaron en algún momento.

Beneficios de la gestión de tareas

Al implementar un sistema de gestión por tareas en tu organización podrás ganar de entrada, estos cinco beneficios:

1. Tener mayor claridad del objetivo general de toda la empresa y los objetivos parciales de cada área o departamento.
2. Contar con un sistema de evaluación de resultados basado en el cumplimiento de tareas asignadas, que ayudará en la motivación de todo el personal.
3. Aumentar la disciplina y crear una cultura de cumplimiento de objetivos.
4. Detectar las actividades no productivas o no rentables a las cuales debes poner atención.
5. Colocar a las personas más aptas para la realización de cada tarea acorde a sus habilidades e intereses, mejorando el diseño de los puestos de trabajo.

5 Pasos para establecer tu sistema de gestión por tareas

Siguiendo estos 5 pasos básicos, podrás iniciar en tu organización un sistema de gestión por tareas:

Visibiliza todo el proceso

Crea flujos de trabajo con las tareas que deben ser realizadas para cada proceso y/o para cada proyecto.

Define las tareas que tienes pendientes (trabaja sólo con tres estatus por tarea: «por hacer, haciendo, hecho»), el tiempo en que deben estar terminadas, los recursos que se requieren y los responsables encargados de su ejecución.

Esto te ayudará a visualizar quién está trabajando en qué tarea y en qué etapa del proceso se encuentra cada tarea o proyecto.

Asigna prioridades

Cada proceso o proyecto va a tener tareas que tienen una importancia vital, por lo que deben tener una prioridad asignada.

Esta priorización no sólo aplica para las tareas de una persona, sino que también se pueden asignar a las actividades por departamento o área.

Perfecciona la supervisión y la comunicación

La supervisión es una actividad que deberás normalizar para que tu gestión por tareas tenga éxito. Asigna el seguimiento de las tareas a cada responsable de área y haz revisiones constantes.

Por otro lado, mejora la comunicación interna, ya que se requiere de mucha colaboración para alcanzar los objetivos.

Mantén a todos informados compartiendo archivos, avances, retroalimentación, ideas y el historial de tu proyecto. Un buen software te ayudará para ello.

Equilibra la carga de trabajo y reasigna responsabilidades

La gestión de tareas te ayudará a diferenciar a las personas que tengan alta carga de trabajo de las que no.

Por ello, uno de los pasos a realizar será el que logres equilibrar las cargas de trabajo y asignes las tareas a las personas que sean más aptas para realizarlas.

Esto podrá modificar los perfiles de puesto, pero te ayudará a que las personas sean más productivas enfocándose en lo que mejor saben hacer.

Busca la mejora continua

Al hacer un adecuado seguimiento empezarán a detectar las tareas repetitivas y aquellas que pueden ser automatizadas y con ello seguirás ganando productividad.

Por último, no olvides reconocer los logros de tu personal, por más pequeños que sean. Con este sistema de gestión podrás ir conociendo el término de cada tarea, el avance de tu equipo para el logro de los objetivos.

Herramientas para la gestión de tareas

Para que tu sistema de gestión de tareas sea más eficiente, podrías utilizar algunas de estas herramientas:

• Listas de tareas pendientes: mejor conocidas como «to do list». Con estas listas defines y categorizas las tareas que deben ser realizadas.
• Cronograma de proyecto: esta herramienta permite visualizar de manera esquemática cómo va el avance del proyecto y permite, modificar etiquetas para realizar correcciones, reasignaciones y líneas de tiempo.
• Software: la gran ventaja es que muchas aplicaciones trabajan desde la nube y permiten a todo el equipo comunicarse sin tener que estar físicamente en el mismo lugar.

En este sentido queremos recomendarte Sesame HR.

Con el software de gestión de tareas de Sesame HR podrás asignar proyectos a cada colaborador y con ello medir la rentabilidad de cada proyecto y su productividad laboral.

También podrás tener cronogramas compartidos que mejorarán la comunicación del equipo y generar informes que midan diferentes aspectos del proyecto.

Además podrás gestionar desde una sola aplicación la participación de cada colaborador, su disponibilidad de horario, sus tiempos y sus avances.