¿Cómo gestionar la incidencia de pago con un software especializado?

21 de noviembre, 2022

¿Sabes qué es la incidencia de pago y por qué es tan importante un adecuado control? Te lo vamos a explicar.

El departamento de Recursos Humanos debe encargarse de múltiples funciones relacionadas con el personal. A veces, organizar los documentos de una empresa teniendo en cuenta demasiados detalles puede llegar a ser un proceso tedioso.

Por lo anterior, miles de empresas utilizan un software como el de Sesame HR. Esta herramienta te ayuda a gestionar la incidencia de pago de manera eficiente y así puedes realizar la nómina más rápido.

¿En qué consiste la incidencia en nómina?

La incidencia en nómina son los errores que podemos encontrar al generar la nómina. Existe una confusión con el término de la incidencia de pago. A veces suele ser interpretado como un cambio o movimiento que afecta la nómina del trabajador.

No obstante, como responsable de Recursos Humanos sabes que las variaciones en el salario mensual pueden presentarse por diferentes razones:

• Horas extras.
• Bonos.
• Pagos extras.
• Contratos suspendidos.

Sin embargo, este tipo de variaciones no debe confundirse con un error o incidencia de pago. Se trata de cambios o modificaciones normales que ocurren durante el mes.

¿Cómo se prepara la incidencia de pago?

Para crear el reporte de la incidencia de pago debes seguir los siguientes pasos. 

1. Registro de asistencia 

Al momento de identificar la incidencia de pago debes conocer los aspectos a tener en cuenta para generar el reporte. Por eso, es importante que lleves un registro de cada trabajador con unos datos específicos.

• Su respectiva jornada laboral.
• El horario designado. 
• Las pausas que fueron autorizadas. 

El control de asistencia individual te ayuda a identificar incidencias y llevar un inventario. Además, contribuye a incentivar la disciplina entre los trabajadores. Recuerda que, si tienes empleados en remoto, también debes hacer un registro de asistencia, según la Ley de Teletrabajo. 

2. Conocer el tipo de incidencia de pago

A la hora de realizar un reporte debes tener en cuenta si se trata de un imprevisto o algo previsto. 

Previstos 

A esta categoría pertenecen:

• Las vacaciones.
• Incapacidades por maternidad o condición médica.
• Descuentos o bonos que hacen parte del salario mensual. 

Imprevistos 

En esta categoría se agrupan aquellas situaciones que no puedes predecir. Pues se presentan de forma repentina.

• Las faltas injustificadas.
• Retardos o incapacidades por accidente. 

3. Hacer el reporte 

Es común que las empresas cuenten con un formato para generar los reportes. Este proceso se puede hacer de manera manual o automatizado.

En caso de que debas realizar un reporte completo, es recomendable que tengas en cuenta unos determinados datos. 

• La fecha en que sucedió. 
• La sucursal. 
• El nombre del trabajador. 
• El departamento. 
• El cargo. 
• Cuál es el tipo de incidencia. 
• Especificar las referencias. 
• Argumentar si es causa justificada o no. 
• De ser necesario, agregar comentarios. 

4. Enviar los reportes de incidencia 

Después de haber hecho el reporte con toda la información pertinente es bueno que lo revises. Así lo envías con más certeza al siguiente filtro para la firma de enterado. Por lo general, quien firma puede ser el encargado de Recursos Humanos, gerente o jefe directo.

Con esta acción se asegura que los directivos de la empresa estén al tanto de las situaciones que requieren más atención. Con dichos reportes saben qué es lo que se debe mejorar en la empresa. 

Después que el reporte es autorizado se envía al departamento financiero. Así, el responsable de calcular la nómina tiene la base para aplicar los descuentos o los incrementos en el pago que le corresponde al trabajador.

5. Establecer medidas de mejoramiento 

Después de conocer las situaciones que preocupan a la organización, es momento de encontrar una solución. Por tanto, el siguiente paso consiste en establecer medidas para abordar esas circunstancias.

En esta decisión debes tener en cuenta a tus colaboradores. Es fundamental que ellos conozcan la propuesta de acciones para que las apliquen y surta mejor efecto. Esto también cuenta para generar una buena experiencia del empleado.

Al crear un reporte de la incidencia de pago, se garantiza el sueldo justo a los empleados. Además tendrás todo en orden si llegase a ver alguna auditoría. 

¿Cuál es la dificultad de gestionar las incidencias en nómina?

Como empresa tienes la responsabilidad de cumplir ciertos derechos de tus empleados:

• Pago de los salarios.
• Pagar prestaciones.

Eres responsable de cumplir con estos pagos, bien sea de manera semanal, quincenal o mensual. No obstante, debes hacer las deducciones correspondientes como son los impuestos y retenciones. 

Así mismo, debes tener presente cuando surgen ciertas situaciones:

• Retardos.
• Incapacidades.
• Vacaciones.
• Permisos.
• Faltas.

Haya o no incidencias, igual debes garantizar el pago adecuado al personal. Por eso, es esencial tener un sistema de gestión documental para hacer de manera correcta las siguientes tareas: 

• Registros.
• Cálculos de incrementos y deducciones.
• Validaciones.
• Timbrado y pagos.

Es posible que se integren demasiados detalles a la hora de calcular la nómina. Esto puede conllevar a errores al gestionar la incidencia de pago.

Errores e incidencias de nómina 

Los registros de incidencias mal hechos tienen como consecuencia pagos adicionales.

Sin embargo, a veces los encargados cometen fallas al registrar los datos o cantidades. Cuando esto pasa, aunque la empresa cuente con programas automatizados, es imposible prever dicho error.

Por eso, es crucial que no tomes como base las nóminas anteriores para hacer actualizaciones. Este es un error en el que caen muchos, al ignorar la información importante para hacer el correcto registro de nóminas. 

No debemos olvidar que los registros presentan constantes cambios, debido a los múltiples factores que hacen parte del cálculo. 

Para evitar contratiempos, lo mejor es registrar las incidencias de pago conforme se presentan. Pues no debemos caer en la tentación de incorporar estrategias para ahorrar en recursos y tiempos. En estos casos dichas medidas no aplican. 

Consecuencias en los fallos de incidencia de pago

• Se asumen recargos.
• Se debe hacer actualizaciones.
• Revisiones de la autoridad.
• Retrabajo.
• Inconvenientes al empleado.

Muchas empresas optan por utilizar programas que ayudan en la gestión de la incidencia de pago. Para Recursos Humanos representa una ventaja, ya que puede centrarse en otras tareas para lograr una organización con mejor desempeño.

Gestiona la incidencia de pago con Sesame HR 

Con Sesame HR realizas tus gestiones de contratos e incidencias de nómina de manera ágil y eficiente. Cumplir con esta función te tomará menos tiempo de lo habitual.

Así lo manifiestan nuestros clientes, que aprovechan las funcionalidades de nuestra herramienta para hacer sus gestiones.

Caso de éxito con uso de la herramienta

Desde hace un año, Javier, jefe de Recursos Humanos en una empresa de metalurgia con 250 empleados, se beneficia de las funcionalidades del software de Sesame HR.

Antes de que la empresa incorporara nuestro software, Javier realizaba de forma manual la gestión de las incidencias. Solía tardar demasiado tiempo de su jornada haciendo los registros, documentación y ajustes de detalles.

En cambio, desde que se apoya en el software de Sesame HR, gestiona todo tipo de incidencia de pago más rápido. Y el tiempo que ahorra en esta tarea lo emplea en adelantar otras funciones importantes para la productividad del negocio. 

Aunque Sesame HR no emite en sí una nómina digital, para Javier es una gran ventaja contar con este software para gestionar la incidencia de pago de cada trabajador y tener los datos centralizados. Por tanto, al momento de hacer los cálculos de nómina, ya tiene un enorme avance del trabajo. 

¿Cuáles son los beneficios de contar con un control de las incidencias?

Gestionar toda la incidencia de pago de forma correcta es fundamental para las empresas. Llevar un control organizado y actualizado permite establecer una relación sana con los colaboradores. Además, vas a estar tranquilo en cuanto al tema fiscal.

Por eso, es común que empresas sofisticadas dispongan parte de su presupuesto en sistemas que ayudan a llevar un mejor control de estas. 

Un adecuado control en las incidencias de pago se refleja en unos beneficios para la empresa: 

• Se calculan con exactitud los impuestos. 
• Se realizan pagos correctos de nómina. 
• Aumenta la confianza y tranquilidad al momento de una revisión fiscal.
• Se evitan las sanciones o pagos de impuestos complementarios. 
• Sirve como evidencia cuando se presentan situaciones de inconformidad o en caso de litigio laboral. 

Dada la importancia de controlar las incidencias de pago, cada día más empresas incorporan sistemas eficientes como el de Sesame HR. Así pueden hacer este proceso de una manera más ágil, conservando todos los datos y valores en un solo lugar.  

¿Por qué te conviene controlar la incidencia de pago? 

Hace un momento vimos cuáles eran los beneficios de tener un control en la incidencia de pago. Llevar una adecuada gestión en este aspecto no sólo te aporta grandes ventajas. También te ayuda a evitar algunos dolores de cabeza. 

Si la empresa no tiene la tecnología adecuada y un personal capacitado para gestionar incidencias, esto se convierte en una falencia. Como resultado, en la organización se pierde tiempo y, por supuesto, dinero. 

Estas son otras consecuencias de no llevar un correcto control de la incidencia de pago. 

• Malos cálculos en la nómina. 
• Generar inconformidad en los trabajadores con respecto a sus pagos. 
• Pagar más en impuestos. 
• Enfrentar pérdidas de litigios laborales. 

Por el momento concluimos este tema sobre la incidencia de pago. Pero, te invitamos a continuar en Sesame HR, explorando otras publicaciones sobre nóminas y todo lo relacionado con gestión y Recursos Humanos.