Administración de personal: ¿qué es y cuáles son sus objetivos?

17 de abril, 2023

La administración de personal es un elemento clave para maximizar el potencial de tus empleados, así como su nivel de compromiso y rendimiento. Por eso, es importante que prestes atención a la manera en que realizas esta tarea.

Quizás, en teoría parezca una responsabilidad abrumadora lograr un excelente reporte de productividad en tu equipo, con todo lo que tienes a tu cargo. Sin embargo, es una tarea indispensable para la rentabilidad de la empresa.

Desafíos y retos

Por lo anterior, la administración de personal se centra en una coordinación eficaz de los esfuerzos de cada uno de los miembros que hacen parte de la organización.

Asimismo, se enfoca en garantizar el bienestar de todos los participantes, para hacer posible el logro de objetivos establecidos.

En la actualidad, las empresas buscan algo clave:

que el administrador de Recursos Humanos tenga la capacidad para sacar el máximo provecho de cada una de las personas que tiene a su mando.

En este sentido, el propósito de las organizaciones es reducir sus costos y contar con un equipo que les ayude a materializar sus objetivos empresariales.

Definición de administración de personal

La administración de personal es la función que comprende actividades administrativas del departamento de Recursos Humanos. Por ejemplo, procesos de reclutamiento, contratación, inducción y todas las etapas que hacen parte de la experiencia del empleado durante el tiempo que permanece en la empresa.

El concepto de administración de personal también abarca los aspectos legales, los contratos de los empleados y acuerdos de la empresa.

No obstante, de esta tarea se desprenden otras correspondientes a terceros, como es la afiliación de los empleados a un régimen de seguridad social.

Administración de personal: objetivos

El objetivo de la administración de personal se centra en varios puntos clave. Sin embargo, su enfoque principal es generar un ambiente de trabajo agradable, para que los empleados tengan un mejor desempeño y utilicen mejor sus capacidades.

Adquirir y poner en práctica conocimientos y habilidades

La administración de personal es un plan estratégico que ayuda a ubicar el personal de la empresa en el lugar adecuado. Asimismo, contribuye a transformar la organización en una institución de aprendizaje. Esto es vital para adquirir ventajas competitivas, que le ayudan a prepararse mejor para el futuro.

Crear compromiso

Una buena gestión de recursos humanos ayuda a aumentar el compromiso de sus colaboradores de diferentes maneras. Por ejemplo, con políticas de remuneración justas, beneficios complementarios atractivos y oportunidades de desarrollo profesional.

Ser más eficientes

Cuando tu empresa tiene bien ubicada la plantilla en los puestos correctos, se corrigen problemas de desempeño en las actividades operacionales. De este modo, se evitan pérdidas económicas derivadas de procesos lentos.

Reducir la rotación de empleados

Tu empresa no puede tener un buen desempeño operacional si presenta una tasa alta de rotación de personal. Por lo general, cuando se marcha un trabajador se lleva consigo conocimientos y experiencias valiosas para la empresa.

A raíz de lo anterior, la organización debe dedicar algún tiempo a reclutar y capacitar a nuevo personal para ocupar dichos puestos de trabajo.

Por eso, es importante realizar una buena administración de personal. De esta manera, los empleados obtienen las herramientas, capacitación y todo lo que necesitan para un óptimo rendimiento. Y se beneficia la retención del empleado.

Employee experience

Asimismo, es crucial brindar a los empleados una buena experiencia. Desde que se postulan para una vacante y durante su permanencia en la empresa. Según Gallup, sólo el 12% de los trabajadores creen que su empresa brinda una excelente experiencia de incorporación.

Dicho esto, las empresas deben tomar medidas para ayudar a los nuevos empleados a incorporarse en la organización. Si desde un principio el trabajador siente que el trato que recibe no es el mejor, tendrá menos motivación de quedarse con el puesto de trabajo.

Actividades que forman parte de la administración de personal: ¿cuáles son?

Las actividades presentes en la administración de personal se dividen en dos grupos:

• Funciones relacionadas con las necesidades operativas o causas legales. Forman parte de esta categoría los sistemas de registro del horario laboral, salarios, seguridad social, procesos de contratación y terminación de la relación laboral.
• Funciones correspondientes a actividades administrativas de RR. HH. enfocadas en las políticas de la empresa. Un ejemplo de esta categoría son los análisis de encuestas o comparación de rendimiento.

Tareas básicas en la administración de personal

• Reconocer, recopilar y evaluar la información relacionada con las necesidades de los trabajadores e identificar patrones.
• Gestionar todo el proceso de los expedientes de los trabajadores.
• Llevar registros de contratación, terminación de contratos y cambios de personal.
• Elaborar los contratos de trabajo.
• Gestionar todas las solicitudes de los trabajadores.
• Gestionar contactos con instituciones y autoridades competentes.
• Supervisar el absentismo de los trabajadores.
• Gestionar los pagos de los empleados. Aspecto que se gestiona más fácil con herramientas como el sistema de nómina.
• Llevar registros de horarios laborales.

Las actividades de la administración de personal son un trabajo complejo. Por eso, hoy en día muchas empresas invierten en programas tecnológicos especializados, para realizar diferentes tareas de forma eficiente y rápida.

Por lo tanto, para el departamento de RR. HH. es una gran ayuda. Un software de Recursos Humanos se encarga de llevar registros actuales de los datos de cada trabajador. De este modo, toda la información correspondiente a un empleado se encuentra organizada y segura.

¿Qué es un manual de normas y procedimientos de desarrollo y administración de personal?

El manual de normas y procedimientos de desarrollo y administración de personal es un documento importante para cualquier empresa. En él se describen los procesos de administración de RR. HH. que definen:

cómo se identifican, contratan, forman, gestionan, evalúan, compensan y terminan las relaciones laborales.

Este manual ofrece un amplio conjunto de políticas y procedimientos de personal. Así, ayuda a las organizaciones a crear un entorno de trabajo seguro y cumplir las leyes laborales.

Es esencial que, tanto el patrón como el gerente de Recursos Humanos, comprendan las normas de desarrollo y administración de personal. Dichas políticas son necesarias para gestionar de forma eficaz el talento de la empresa.

Aspectos incluidos en el manual 

El manual de normas de desarrollo y administración de personal debe incluir lo siguiente: 

• Prácticas de reclutamiento y contratación
• Gestión del desempeño
• Programas de capacitación y desarrollo
• Planes de compensación
• Criterios de elegibilidad para prestaciones
• Requisitos de cumplimiento legal
• Proceso de terminación de la relación laboral
• Estrategias de comunicación interna
• Programas de reconocimiento del personal, etc. 

Todas las normas de personal deben ser revisadas de manera periódica, para asegurar que están actualizadas y cumplen las leyes y reglamentos vigentes. 

De igual manera estas normas deben ser modificadas o actualizadas, en respuesta a cambios, bien sea en la plantilla o de los objetivos de la empresa.

Políticas de RRHH

Con una política eficaz de desarrollo y administración de personal, las empresas garantizan que sus procesos de gestión de personal sean coherentes, justos y conformes a la ley. 

Estas normas son convenientes, tanto para los empresarios como para los empleados. Contribuyen a crear un entorno de trabajo seguro, en el que se respetan los derechos de las personas a lo largo de toda su relación laboral. 

También, sirven de ayuda para tomar decisiones en relación a asuntos del personal. Además, minimizan el riesgo de posibles disputas legales derivadas de acciones o reclamos de los empleados.

Ayudas digitales para mejorar la administración de personal 

Las ayudas digitales son la solución perfecta para las organizaciones que buscan ser más eficientes y eficaces en la administración de personal. 

Es por esto que cada vez más compañías utilizan herramientas como el software de Sesame HR. Este tipo de sistemas les permite automatizar bastantes funciones en el departamento de Recursos Humanos.

Así, logran ser más productivos y al mismo tiempo mejoran la satisfacción de los empleados que desempeñan una o varias funciones en RR. HH.

Manejo del tiempo

De acuerdo con un estudio de McKinsey & Company, los empleados pierden el 60% de su tiempo realizando otras tareas que anteceden a sus roles principales. Por ejemplo, deben buscar, leer y recopilar información para realizar sus respectivas tareas.

En este sentido, es crucial que las empresas tengan un sólido sistema de comunicación interna y documentación digital. Así facilitarán a sus colaboradores los recursos necesarios para desarrollar sus actividades.

¿Cómo puede Sesame HR ayudarte en la administración de personal?

Sesame HR es una herramienta que te ayuda a mejorar diferentes procesos relacionados con el talento humano de la empresa. En cuanto a la administración de personal, el software tiene cinco funcionalidades especiales para este propósito.

Encuesta de clima laboral

Cuando se trata de mejorar la administración de personal, es indispensable conocer más de cerca a tus empleados. Para ello, debes averiguar qué piensan y cómo se sienten dentro de la empresa y con sus trabajos. 

Para abordar este objetivo, lo ideal es preguntarles a ellos de forma directa y perspicaz. Así obtienes respuestas precisas. 

Un método que funciona muy bien son las encuestas de clima laboral. Estas te dan una visión más clara sobre el bienestar de tu equipo y de los posibles conflictos que pueda haber.

La ventaja de tener un software con esta funcionalidad es lo fácil con que puedes crear tus encuestas. En Sesame HR, por ejemplo, encuentras plantillas listas para que personalices tus preguntas o cuestionarios. De este modo, es más rápido saber si existe alguna problemática en la administración de personal de tu empresa.

Reloj checador

Una función importante comprendida en las tareas de la administración de personal es la supervisión y control de asistencia.

El tiempo que pasan los empleados en la empresa tiene un impacto significativo en la productividad del negocio. Así, los gerente deben llevar registros para evitar comportamientos que afecten el bienestar económico.

Para una empresa mediana o grande, realizar esta tarea de forma manual se torna en un proceso exhaustivo y lleno de errores. Por lo tanto, la mayoría de negocios que tienen más de 12 empleados optan por ayudas digitales como el reloj checador de Sesame HR. 

El reloj checador incluye el reconocimiento facial, lo cual cierra por completo las posibilidades de que un empleado registre la entrada de algún compañero. Resulta muy útil tanto cuando se trabaja de forma presencial o remota.

Uso de GPS

Así que cuando implementas políticas de flexibilidad laboral, como es el trabajo a distancia, no tienes de qué preocuparte. Sabrás en tiempo real si tus colaboradores están trabajando o se ausentan.

Con el reloj checador de Sesame HR tienes un control de asistencia gracias, a su sistema de GPS, que muestra el lugar desde donde checan tus trabajadores.

Control de vacaciones

Una de las tantas tareas de la administración de personal es la gestión de vacaciones. Es un asunto delicado, ya que se pueden cometer imprudencias que conllevan a problemas legales. 

Sin embargo, cuando se tiene un apoyo tecnológico, esta tarea se vuelve más sencilla, al simplificar muchos de los procesos que hacen parte de la gestión de vacaciones.

En este sentido, el gestor de vacaciones de Sesame HR procesa las solicitudes de vacaciones, así como las ausencias de los empleados.

 Además, incluye diferentes funciones:

• Notificaciones de solicitud e incidencias.
• Calendarios de vacaciones.
• Cálculos automáticos de vacaciones y ausencias.
• Información visual de los datos almacenados.

People analytics

Una buena administración de personal incluye análisis sobre los empleados. Pero si se realizan de forma manual, es un proceso que nunca termina. Lo bueno es que existen herramientas exclusivas para recopilar datos importantes de los trabajadores.

Para este propósito el mejor sistema a tener en tu empresa es People Analytics. Así conoces cuáles son las tendencias y patrones de tu fuerza laboral. 

Todos los datos que recopila el software son presentados en gráficos visuales. Esto ayuda a tener una perspectiva más amplia acerca de la situación actual del talento humano, y con base en ello se toman las mejores decisiones.

Evaluación de desempeño

En la administración de personal no basta con medir los comportamientos de las personas que colaboran en tu empresa. Es necesario también medir su desempeño. De este modo, puedes optimizar sus habilidades, al detectar sus puntos flojos. 

Además, con Sesame HR tienes la oportunidad de mejorar la salud psicosocial del personal dentro de la empresa y aumentar su nivel de satisfacción en el trabajo. En consecuencia, bajarás la rotación de empleados, ahorrarás dinero y elevarás la productividad de tu negocio. 

Ahora que ya sabes cómo mejorar la administración de personal de tu empresa, no dejes pasar la oportunidad de probar el software de Sesame HR. Contacta con nosotros y prueba de forma gratuita nuestra solución para RR. HH.