Guía de software de Recursos Humanos para mejorar tu gestión

18 de enero, 2023

En esta guía de software de Recursos Humanos conocerás los beneficios que aporta un programa digital de RR. HH. en la gestión de personal. Es una de las herramientas más eficientes para lograr un óptimo funcionamiento del equipo de trabajo.

¿Por qué es importante tener un software de Recursos Humanos?

Más adelante, en nuestra guía de software de Recursos Humanos, te mostramos las diversas ventajas de usar un programa digital de este tipo.

Y con respecto a la importancia de esta herramienta, se puede afirmar que es crucial para mantener la privacidad y seguridad de todos los datos de los empleados. Tanto como para aprovechar de forma estratégica los datos que se generan con el uso del software.

¿Cómo ayuda un software al departamento de Recursos Humanos?

A medida que avancemos en esta guía de software de Recursos Humanos, veremos las soluciones que aporta la herramienta.

Por ahora, de forma general, cabe resaltar que este sistema facilita al departamento de Recursos Humanos compartir las prácticas y políticas de la organización con todos sus colaboradores. Es decir, traerá ahorros en tiempo y dinero.

Beneficios de tener un software de Recursos Humanos

Hemos llegado a uno de los puntos más interesante de esta guía de software de Recursos Humanos, los beneficios.

Eficiencia y productividad

Está demostrado que las organizaciones que integran sistemas sofisticados en el área de Recursos Humanos obtienen a cambio un aumento en la tasa de retención de talento. 

Por otra parte, el personal de RR. HH. gana tiempo para enfocarse en otros proyectos más estratégicos, gracias a la automatización de procesos. 

Mejora la experiencia y la moral de los empleados

En esta guía de software de Recursos Humanos hacemos énfasis en el aspecto de employee experience o experiencia del empleado. ¿Por qué? Por su importancia en la productividad del negocio. Según una encuesta de Gallup, se ha calculado que el número de empleados comprometidos en las empresas es de sólo un 36%. 

Un empleado con la moral por el piso en lo único que piensa es en la hora de salida.

Entonces, con esta herramienta tienes la oportunidad de identificar el comportamiento (o la tendencia), con funcionalidades como control de asistencia. Y, a partir de ahí, ayudar a tu empleado a tener mejores resultados; si en respuesta aplicas acciones de mejora, esto hará que su moral se recupere.

Formación y retención de empleados

Otro aspecto fundamental que hemos incluido en esta guía de software de Recursos Humanos es la gestión de talento. Pues las empresas invierten grandes sumas de dinero y de tiempo en conseguir a los mejores candidatos.

Tener profesionales cualificados es importante, pero más importante aún es conservarlos a bordo.

Una empresa que ofrece oportunidades de crecimiento, desde la fase de reclutamiento, es más atractiva para un profesional. Pues además de integrarse al mercado laboral puede desarrollar su carrera. Con oportunidades así, es menos probable que quiera cambiar de trabajo en poco tiempo.

Ahorro de costos

Un software de RR. HH. te ayuda a hacer una mejor gestión de personal y así te evitas errores costosos. Por ejemplo, se gestionan mejor los permisos remunerados o el control de vacaciones, permite hacer un seguimiento eficaz del tiempo de trabajo, conservar datos e información seguros, entre otros.

Menos errores

Y no podríamos dejar por fuera de esta guía de software de Recursos Humanos un beneficio tan importante como es la reducción de errores.

Sobre todo para las pequeñas empresas, la automatización de tareas, como por ejemplo la gestión de incidencias en nómina, representa un gran valor, pues se evitan los errores que, por lo general, tienen que ver con la entrada de datos manual.

Cumplir con la normativa

El departamento de Recursos Humanos siempre ha sido el responsable de garantizar que la empresa cumpla con las normas vigentes, estatales y federales. Dicho departamento debe rendir cuentas sobre los incumplimientos, infracciones de seguridad y los cambios en la ley laboral.

Por lo anterior, las organizaciones que implementan sistemas para monitorear todas estas funciones de Recursos Humanos generan un mayor éxito en el cumplimiento de las necesidades de la empresa.

Monitorear asistencias

Con las tarjetas de tiempo a menudo ocurren fraudes que le cuestan a la empresa tiempo y dinero. Un fraude, en este caso, puede ser:

• Largas pausas para comer
• Hablar por teléfono
• Un trabajador firma el registro de entrada por un compañero que llega tarde
• Registrar horas no trabajadas.

En cambio, con un sistema de reloj checador digital o biométrico se eliminan esos problemas, ya que los empleados deben pasar sus identificaciones para ingresar (desde su teléfono o computadora; o pasar a través de un control manual o biométrico. Según lo que prefiera el empleador.

Políticas actualizadas

Entre las responsabilidades que tiene el departamento de Recursos Humanos están las políticas de seguridad y las distintas normas oficiales mexicanas (NOM).

Aunque no es su responsabilidad total ya que en esta obligación también participa el equipo de comunicaciones internas, sí debe garantizar que se mantengan actualizadas.

Por eso, las hemos incluido en esta guía de software de Recursos Humanos como un beneficio. Pues con un software de RR. HH. consigues que tus políticas estén actualizadas.

Por otra parte, el programa proporciona acceso en base a roles y reglas en el sistema, para proteger contra el acceso no autorizado a la información de los empleados.

Métricas

Para hacer análisis es necesario tener acceso a las métricas, lo cual es imprescindible en diferentes gestiones:

• Gestión de riesgos de cumplimiento.
• Gestión de costos de Recursos Humanos
• Y la gestión para mejorar el compromiso de los colaboradores.

Por tanto, el sistema de Recursos Humanos es la principal fuente de esa información. A propósito, una investigación realizada por Oracle apunta que el volumen de datos generados por RR. HH. llega a superar al del departamento de finanzas.

Lo anterior supone un gran reto para la empresa. Y, una gran oportunidad para aquellos softwares de Recursos Humanos capaces de ofrecer una solución de big data sobre RR. HH., como la funcionalidad de people analytics.

Uso y aplicación de datos

Bien sabemos que un equipo de Recursos Humanos utiliza datos para establecer los planes futuros de la fuerza laboral. También utiliza dicha información para anticipar la rotación en puestos críticos.

Para un negocio es crucial tener fácil acceso a datos precisos y en tiempo real. Esto favorece la conexión de métricas con los objetivos comerciales y operativos de la empresa.

Tenemos el caso de las compañías que quieren controlar los costos de contratación. Estas pueden rastrear las métricas más importantes, como son tiempos y costos de estos procesos, además del número de rotaciones.

De esta manera, se le facilita a la empresa la vinculación de costos con la calidad de las contrataciones.

Mejora la toma de decisiones

Y por supuesto que en esta guía de software de Recursos Humanos no podía faltar este beneficio, que es uno de los más relevantes para un negocio. Al tener más tiempo libre, gracias a la automatización de tareas administrativas, el equipo de Recursos Humanos tiene más claridad para tomar decisiones acertadas.

Documentos más seguros

Toda organización, antes de hacer nuevas contrataciones, garantiza la seguridad de la información de los empleados, manteniéndola protegida. No obstante, a veces el sistema es quebrantado a causa de manos indelicadas.

Por esta y más razones, es útil tener un software de Recursos Humanos. Pues el departamento de Recursos Humanos solo puede mantener los datos seguros hasta cierto punto. Entonces, con un respaldo digital garantizado, todo se asegura a un mayor nivel.

Gestión eficiente y menos papeleo

En el pasado, el seguimiento administrativo de todos los datos relacionados con los empleados era una tarea de tiempo completo. Las empresas deben esforzarse demasiado para garantizar el acceso a los documentos. Por ese motivo, los departamentos de Recursos Humanos tenían un gran número de archivadores abarrotados de papeleo. 

¡Pero todo eso ha quedado en la historia!

Ahora con la tecnología mantienes toda la información de tu negocio segura y accesible. Además, ya no te ocupa almacenes enteros, sino que puedes condensar todo este soporte documental en la nube, online. Esto te aporta un acceso rápido y fácil.

¿Te imaginas disponer de toda la información de quienes integran tu organigrama de empresa, disponible a solo un clic? ¡Genial!

Uso de datos de RRHH

Los datos cada vez tienen más poder, ya lo mencionamos. En la actualidad, las empresas recaudan inmensas cantidades de datos sobre sus trabajadores y operaciones. Al tener un software, es más fácil hacer esta recopilación y utilizar de forma adecuada dicha información. 

Con esta herramienta identificas en poco tiempo un volumen masivo de información importante. Así como tendencias y patrones útiles para tu toma de decisiones.

Por ejemplo, si uno de los departamentos de la empresa tiene una alta tasa de rotación, este sistema te ayuda a descubrirlo e incluso anticiparlo. Esto podría indicar un problema que repercute en la moral y el compromiso de los trabajadores. Por tanto, al conocer esta información puedes detectar el problema y buscar una solución.

Aspectos claves de un software de Recursos Humanos

A continuación, en esta guía de software de Recursos Humanos te compartimos 7 aspectos claves que debe tener un buen software de Recursos Humanos. 

1. Control detallado de información y actividades

En esta guía de software de Recursos Humanos hacemos énfasis en esta característica, ya que es fundamental para una gestión de personal eficiente. 

Una herramienta para la gestión de Recursos Humanos debe ser capaz de registrar y medir todo lo relacionado con los empleados que laboran en la empresa. 

Estos son algunos de los datos más importantes:

• Ingreso y salida de los trabajadores.
• Contratos.
• Evaluación de desempeño (desde una evaluación básica hasta una evaluación 360).
• Interacciones.
• Salario.
• Departamento, entre otros.

2. Incentivar la colaboración y comunicación

En nuestra guía de software de Recursos Humanos incluimos este aspecto porque es crucial que el programa sea eficiente en el flujo de procesos e información. 

De esa manera, se facilita la comunicación entre gerentes y se comparten datos completos y oportunos. Así, el departamento de RR. HH. tendrá acceso a información procedente de otras áreas de forma oportuna. Con esto se consigue evitar el retraso en los procesos y en la toma de decisiones. 

3. Notificaciones y seguimiento de tareas asignadas

El tercer aspecto clave que te presentamos en esta guía de software de Recursos Humanos tiene que ver con las actividades asignadas.

Por ejemplo, en la parte de nómina, el software debe ayudar en la planificación de actividades que implican la carga de datos de otras áreas. Para ello, debe definir los proyectos asignados, roles, tareas y obligaciones. 

Además de lo mencionado, el sistema de Recursos Humanos debe permitir el seguimiento de actividades asignadas, tiempos de entrega y cumplimiento.

Por lo anterior, es importante que tenga disponible la opción de configurar alertas y recordatorios.

4. Manejo adecuado de la información sobre la rotación de personal

Cuando se integra un nuevo talento en la empresa, se debe ingresar de forma rápida y completa su respectiva información. De lo contrario, puede haber un impacto negativo en otros procesos importantes para la empresa como son:

• Producción
• Pagos y nómina
• Asuntos legales y tributarios
• Seguridad.

5. Garantizar la coherencia entre pagos realizados y la contabilidad

Una gestión eficiente de capital humano se basa en información actual. Por esta razón, todos los pagos deben estar asociados al sistema de gestión de incidencias en nómina.

De nuevo, en esta guía de software de Recursos Humanos, vemos lo importante que es la participación de las diferentes áreas de la empresa con respecto a la carga de datos. Pues de esta manera se garantiza un pago adecuado con la información real del empleado y su trabajo.

6. Medir la satisfacción del empleado

Como bien hemos resaltado, la experiencia del empleado influye en el logro de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, el software debe tener la capacidad para medir la satisfacción de los trabajadores.

7. Ser un sistema confiable y trabajar de forma correcta

Todos los pagos realizados por Recursos Humanos deben cumplir con las disposiciones de la Ley Federal del Trabajo y del SAT. Por tal razón, tu sistema de Recursos Humanos debe detectar errores a tiempo para evitar problemas mayores.

¿Qué soluciones aporta un software de Recursos Humanos? 

Hemos llegado a uno de los puntos más interesantes de esta guía de software de Recursos Humanos. Como ya hemos visto, un programa de RR. HH. brinda múltiples beneficios, tanto para la empresa como para sus colaboradores.

A continuación, te presentamos las soluciones que te brinda esta herramienta.

En gestión de personal 

Ya las primeras soluciones que traemos en esta guía de software de Recursos Humanos se relacionan con el área de gestión de personal.

Reclutamiento de personal

No se nos podría escapar de nuestra guía de software de Recursos Humanos esta importante funcionalidad.

El reclutamiento es un proceso cargado de tareas imprescindibles para contrataciones idóneas. Pero con el software de Recursos Humanos es más fácil cumplir con todas estas actividades, gracias a la automatización de algunas tareas como son las ofertas de trabajo.

Además, ofrece otras ventajas como son:

• Personalizar las vacantes y la oferta de trabajo.
• Tener una base de datos con información de todos los candidatos.
• Tener en un solo lugar toda la información de los procesos de selección de personal correspondientes a cada puesto.

Informes de Recursos Humanos

Uno de los puntos que más hemos resaltado a lo largo de esta guía de software de Recursos Humanos es el valor de la información. Esta herramienta digital permite crear diferentes tipos de informes para la toma de decisiones importantes en el negocio.

• Informes de asistencia.
• Registros de salario.
• Indicadores de productividad y rentabilidad.

Gestor documental

Y avanzando con las soluciones expuestas tenemos el gestor de documentos. Ya te lo indicamos: atrás han quedado los tiempos en que las empresas tenían que disponer de amplios espacios físicos para guardar todos sus documentos.

El sistema de Recursos Humanos facilita esta tarea. En un solo portal almacenas toda la documentación de tus empleados, de forma organizada y segura.

Gestión de tareas

Para un negocio que está creciendo o que ya está consolidado en el mercado, es indispensable tener este tipo de herramientas. ¿Para qué? Pues te facilita la asignación de proyectos a los empleados o equipos.

Además, tienes disponible toda la información correspondiente a cada proyecto:

• Rentabilidad
• Productividad de los empleados
• Costos.

Queremos también resaltar en esta guía de software de Recursos Humanos que este tipo de herramienta te brinda una serie de alternativas para gestionar mejor los proyectos de tu empresa. 

Lo mejor es que puedes aprovechar esta funcionalidad en cualquier dispositivo mediante:

• Aplicación móvil.
• Extensión de Chrome.
• Software.

Base de datos de empleados

¡Cómo olvidar en esta guía de software de Recursos Humanos la base de datos!

Con el software de RRHH mantienes toda la información de tus empleados centralizada en un sistema seguro y de fácil acceso. En cualquier momento puedes realizar búsquedas específicas mediante filtros.

Asimismo, puedes exportar la ficha completa de un empleado en PDF, CSV y Excel.

Incidencias en nómina

Ya hemos mencionado en esta guía conceptos importantes de la nómina en la empresa. De modo que, teniendo en cuenta que es una tarea delicada y con mucho detalle, al utilizar un software de RR. HH., además de reducir errores, se agiliza todo el conjunto de tareas que envuelven esta actividad.

En talento y cultura 

Continuando con las soluciones en esta guía de software de Recursos Humanos, te mencionamos las correspondientes al talento y cultura de la empresa.

Comunicación interna

Una buena comunicación es fundamental para el éxito de todo negocio. Por tanto, los empleados deben estar al día con las novedades de la empresa y ser partícipes de las decisiones importantes. Es una manera de fomentar la confianza con tu equipo de trabajo.

¿No te parece estupendo que desde un software de RR. HH. puedes enviar comunicados que lleguen a la app o al correo, o a ambos si los deseas? Pues esto es posible, y muy útil.

Organigrama de empresa

Crea organigramas en automático por medio del Expediente Digital de tus colaboradores. Se trata de mapas visuales e interactivos que se actualizan en tiempo real. Tu eliges el diseño y el programa lo hace por ti: organigrama vertical horizontal, mixto, como prefieras.

Así puedes observar mejor el resultado de las evaluaciones. El organigrama de empresas es un elemento clave en la estructura organizacional.

Canal de denuncias

La transparencia y el anonimato se unen en esta funcionalidad. Como empresa necesitas conocer la opinión de tus empleados, clientes y proveedores.

Por tal razón, disponer de espacios de comunicación anónima es una magnífica opción. Bien sea para dar feedback o para denunciar actividades que pueden afectar el buen funcionamiento de los equipos.

Evaluación de desempeño

Evaluar el desempeño de tus empleados nunca había sido tan fácil como ahora. En esta guía de software de Recursos Humanos mencionamos hace un momento la importancia de mejorar la experiencia del empleado, lo cual influye en su desempeño.

Ahora, con el software identificas aspectos importantes relacionados con la productividad. Así tienes una mejor noción de en que están fallando tus colaboradores y qué está interfiriendo en su rendimiento.

Tienes disponible diferente tipos de evaluaciones para recabar respuestas más específicas, que ayudan a plantear mejores soluciones.

People analytics

Esta es una funcionalidad que te permite mejorar cuatro aspectos importantes de tu fuerza laboral:

• Clima laboral.
• El compromiso.
• Reducir la rotación.
• Prevenir el burnout.

Onboarding

Avanzando en las soluciones de esta guía de software de Recursos Humanos, tenemos el onboarding.

Esta funcionalidad te permite crear un plan de acogida para nuevos empleados en el cual incluyes todos los detalles relacionados con el proceso de inducción. Toda esta información queda centralizada y organizada accesible para cuando necesites consultar un dato específico.

Encuesta de clima laboral

El sistema de Recursos Humanos tiene modelos de plantillas para cuestionarios. De esta manera, recopilas datos para analizar después y así conocer el grado de satisfacción de tus empleados.

En gestión del tiempo

La tercera y última sección de soluciones en esta guía de software de Recursos Humanos es la gestión del tiempo.

Control de asistencia

Las ventajas de esta funcionalidad incluyen: un reloj checador y el control de asistencia. Así llevas un registro completo de las entradas y salidas del personal.

Es una excelente herramienta para implementar el teletrabajo y mejorar la conciliación laboral.

Gestión de turnos

Tener un programa para cuadrantes de trabajo hace que la asignación de turnos sea más sencilla. Con el gestor de turnos tienes la garantía de que el trabajo se realice con transparencia.

Gestor de vacaciones

Esta función ayuda a reducir la tasa de absentismo, gracias a un registro de ausencias visual. Asimismo, llevas un mejor control de las vacaciones de los empleados, pues el software facilita validar las solicitudes y puedes asignar roles de aprobación con una doble validación.

Bolsa de horas extras

Este programa permite controlar y calcular las horas extraordinarias de tus colaboradores, en tiempo real. Además, te ofrece dos opciones para compensar estas horas complementarias, ya sea con horas libres o con una remuneración. 

Todos los movimientos que involucran horas extras quedan registrados y puedes descargarlos en diferentes formatos, entre ellos PDF.

Teletrabajo

El home office, más que un privilegio, es una estrategia de negocio. Por tanto, con el software de Recursos Humanos tienes todo lo necesario para esta modalidad de trabajo.

Integra una variedad de conceptos, desde un reloj checador, encuestas de satisfacción, almacenamiento de documentos hasta seguimiento de proyectos en tiempo real y más.

Software de RRHH para mejorar el desempeño laboral: Sesame HR

Como ya se ha dicho a lo largo de esta guía de software de Recursos Humanos, la experiencia del empleado es una de las prioridades de la empresa.

Con la combinación de funcionalidades que trae el software de Sesame HR, ayudas a tu equipo de Recursos Humanos a cumplir su trabajo de forma eficaz. Además, este incorpora todas las funcionalidades mencionadas, tanto básicas como innovadoras, lo cual lo vuelve una opción muy potente.

En estos tiempos, todo lo puedes medir y digitalizar. Por eso, asegúrate de obtener una solución confiable, que aporte a tu estrategia operativa y de crecimiento. En este caso, Sesame HR.

Te invitamos a conocer el software de Sesame HR y a probarlo de manera gratuita. Es la mejor forma de llevar una gestión de personal más eficiente que beneficia la productividad de tu negocio y lo lleva a un nuevo nivel.