Software de gestión documental: todo lo que debes saber

31 de enero, 2022

La gestión de documentos es un proceso que puede hacerse laborioso debido a la gran cantidad de información y de papelería generada cada día. Sin embargo, un software de gestión documental te ayuda a hacer este proceso más eficiente.

En este artículo, encontrarás todo lo que debes saber sobre los softwares de gestión documental, qué funciones tienen y cuál es el que deberías implementar en tu empresa.

¿Qué es un software de gestión documental y cuáles son sus funciones?

Un software de gestión documental es un programa que te ayuda a gestionar todos los documentos de tu organización. Documentos como:

• Recibos
• Nóminas
• Manifiestos ambientales
• Contratos laborales
• Justificantes

¿Y cómo lo hace? Lo hace digitalizando los documentos y guardándolos en la nube o en un dispositivo de almacenamiento. De esta manera, puedes tener toda la información que necesitas en un solo lugar.

Estos software tienen muchas funciones y algunas características varían dependiendo del proveedor que uses. Sin embargo, las principales son:

• Almacenar todos los documentos de forma ordenada y en un solo lugar.
• Encriptación de la información para que nadie pueda acceder a esta a no ser que cuente con los permisos necesarios.
• Es posible emplear estos softwares desde cualquier parte del mundo.

7 ventajas de contar con un gestor documental digital

¿No estás seguro o segura de si deberías emplear un software de gestión documental? Entonces aquí te presentamos 7 ventajas de hacerlo.

1. Ahorro de tiempo: gestionar los documentos a mano puede ser muy trabajoso, sobre todo si cuentas con una gran cantidad. Por ejemplo, cada vez que necesites alguna nómina o recibo, tienes que buscar uno a uno hasta encontrarlo. Sin embargo, con un software de gestión documental puedes hallar los documentos que necesitas en segundos, ahorrándote mucho tiempo.
2. Incremento de la productividad: al perder menos tiempo buscando documentos, te vuelves más productivo. De esta forma, te concentras en actividades más esenciales y que realmente requieren de toda tu atención.
3. Cumplimento de las leyes: en México, es necesario conservar distintos documentos para cumplir con leyes como la Ley Federal del Trabajo. Si llegas a recibir una auditoría por parte del gobierno y te falta un documento, tu empresa puede ser multada. Con un software, en cambio, es más difícil perder documentos.
4. Manipulación de la información sencilla: haciendo uso de un software de gestión documental puedes encontrar la información que necesitas de forma fácil. Solo debes ir a las carpetas indicadas y listo. 
5. Mejor preservación de documentos: si no se conservan bien los documentos en papel, estos se deterioran con el tiempo. A veces los vuelve ilegibles o, incluso, frágiles. Pero en el ambiente digital, los documentos pueden conservarse durante décadas.
6. Reducción de espacio: los documentos en papel ocupan espacio para ser almacenados. Requieren de archiveros o de habitaciones especiales. Sin embargo, los documentos digitales están en la nube o en un disco duro del tamaño de un celular.
7. Menor impacto medioambiental: al evitar el uso de papel no se generan tantos desperdicios ni se emplea tinta. Así, se preserva al medio ambiente.

¿Qué software de gestión documental escoger?

Ahora que ya sabes qué es un software de gestión documental, qué funciones tiene y cuáles son sus ventajas ¿Cuál deberías escoger?

Para responder a esta pregunta te presentamos Sesame HR, un software de recursos humanos que cuenta con un gestor documental.

Aparte de las funciones principales mencionadas anteriormente, el gestor documental de Sesame HR:

• Te permite asignar roles para que ciertos empleados solo tengan acceso a cierta información.
• Deja que tus empleados suban documentos como justificantes y te notifica cada vez que lo hacen.
• Organiza tus documentos por empleado, para que solo tengas que ingresar a su perfil si necesitas revisar información relacionada a él o ella.

Contar con un software de gestión documental te ayudará a hacer más eficientes tus procesos, ahorrar tiempo y poder centrarte en actividades esenciales. Si sientes que tu gestión de documentos no es eficaz, deberías de implementar uno de estos software en tu empresa.