4 ventajas de la digitalización de documentos laborales

30 de agosto, 2021

¿Tienes montañas gigantes de papeles en tu empresa, y cada vez te estás quedando sin espacio? Si es así, la digitalización de documentos laborales te puede ayudar. En este artículo verás los 4 beneficios por los que deberías de deshacerte de tus documentos físicos.

¿Qué son los documentos laborales?

Los documentos laborales son los que nacen de la relación laboral entre un empleado y un empleador, y algunos son obligatorios según la ley. Por ejemplo, el contrato laboral.

Existen tres tipos de documentos laborales:

• Los que el patrón tiene que conservar.
• Los que el trabajador debe de tener, y si no, puede ser suspendido o despedido.
• Aquellos que exigen los sindicatos.

Los 4 beneficios de digitalizar los documentos laborales

¿Por qué deberías digitalizar tus documentos? Estas son cuatro razones.

Menos espacio

Manejar los documentos de forma física hace que se generen montones de papeles. Y si tienes una empresa con una gran cantidad de empleados, como una maquila, el número de documentos puede ser enorme.

Si optas por la digitalización, no te tienes que preocupar por el espacio, pues puedes almacenarlo todo en un disco duro del tamaño de un celular. Además, es fácil de transportar.

Ahorro de dinero

Te ahorrarás hojas de máquina y muebles especiales para archivar. Lo único que necesitas es un escáner y una computadora con un disco duro. También, puedes manejarlo todo de forma fácil con un software especial.

O, si lo prefieres, puedes crear los documentos directamente en Word o en Excel, y si necesitas firmarlos, basta con crear una firma digital.

Menor impacto al medio ambiente

A medida que pasa el tiempo, los documentos se van acumulando más y más. No solo eso, sino que las personas se van, lo que provoca que, en determinado momento, debas deshacerte de algunos documentos.

El papel va al medio ambiente y genera un impacto negativo al ser desechado. Además, fabricar hojas cuesta una gran cantidad de árboles y de agua.

Al digitalizar tus documentos, utilizas menos hojas y reduces la cantidad de basura que llega al medio ambiente. Así, ayudas a la preservación del ecosistema.

Más fácil de administrar

Imagina que necesitas el contrato laboral de un empleado, y estás en una empresa con más de 1,000 personas que trabajan en la mañana, tarde y noche. Este empleado tiene un número de nómina de 9401, y necesitas buscar la carpeta con este número.

Si tienes todo bien ordenado, quizás no te lleve mucho tiempo encontrar el contrato, pero si no, debes de revisar absolutamente todo. Además, aunque lo tengas ordenado, puede ser que alguien, sin querer, haya desacomodado los documentos un poco.

Al final, encontrar su contrato se vuelve tedioso.

Manejar los documentos de forma digital te permite encontrar los documentos que necesitas mucho más rápido. En computadora, basta con buscar la carpeta con el nombre o número de nómina de la persona.

Y si usas un software de recursos humanos, se vuelve todavía más fácil.

Digitaliza tus documentos laborales con un software de RR HH

Los software de recursos humanos te facilitan un montón de tareas, y entre ellas está la digitalización de documentos.

Sesame HR es un software de gestión de recursos humanos que cuenta con un gestor documental, en el que podrás subir los documentos de cada empleado. Desde contratos laborales hasta nóminas y justificantes.

En el momento que debas revisar algún documento, solo necesitas entrar al perfil del empleado y mirar lo que estás buscando. Así, te ahorras mucho tiempo. Nada de buscar entre montones de papeles durante horas y horas.

Puedes probar Sesame gratis por 14 días aquí.

La digitalización es una práctica que cada vez es más común. Aprovéchate también de ella y de sus ventajas, y optimiza el almacenamiento de los documentos laborales en tu empresa.