La gestión documental en el trabajo a distancia ya no es un reto

15 de marzo, 2021

Las condiciones a las que nos enfrentamos en el mundo actual, han impulsado al sector empresarial a migrar hacia nuevas formas de trabajo. Razón suficiente para que el trabajo remoto se encuentre en pleno auge. En el pasado, el home office representaba inconvenientes para la organización y miedo a perder la productividad. Pero con las herramientas tecnológicas que existen en el mercado, es posible ahorrar dinero y no perder el control del personal.

Hace poco tiempo, era muy común almacenar en enormes folders y cajones, toda la información de la empresa. Pero con el auge de las grandes firmas como Google, los datos se comenzaron a condensar en la nube, de forma organizada y clasificados de la manera óptima.

La tecnología avanza y hoy, a través de un software de gestión documental tienes la capacidad para realizar todas las tareas relacionadas con el acceso, gestión y administración de documentos, contenido empresarial y datos propiedad de la empresa de manera remota.

En este artículo conocerás qué es la gestión documental en el teletrabajo, cuáles son las ventajas de un software de gestión documental y cómo aprovecharlo al máximo.

Gestión de documentos empresariales en el teletrabajo

Cuando eres líder de proyecto, una de las mayores preocupaciones con la nueva normalidad, es adaptarte y adaptar a tu equipo de trabajo a los cambios organizativos que implica el teletrabajo. Un software para la gestión del home office y la gestión de documentos implica muchísimas ventajas cuando se trabaja a distancia con el equipo.

Sin embargo, esto ya no es un obstáculo, gracias a la tecnología y la correcta implementación de un software de gestión documental. Mediante el programa se puede controlar el uso de documentos y llevar un registro de su uso. El envío de papeleo se automatiza al término de una tarea o de un periodo de tiempo estipulado previamente.

Una de las herramientas que se han implementado en los últimos años, se trata de la digitalización de las firmas, mediante códigos anexos en los metadatos de los documentos. Se podrán entregar autorizaciones, permisos, solicitudes y cualquier documento necesario para el área de recursos humanos, de manera automática y serán gestionados por el programa.

En el mercado existe infinidad de programas para ayudarte con estas tareas, pero la mejor para tu organización es Sesame, una de las opciones líder del mercado y que ofrece la gestión de documentos. En el cual puedes almacenar diferentes tipos de documentos: justificantes, documentos laborales, nóminas y tickets que pueden gestionarse desde el departamento de RRHH o incluso pueden verse desde el perfil del empleado interesado.

¿Cuáles son las ventajas de contar con un software de gestión documental?

El primer beneficio se traduce en la productividad de toda la empresa, porque involucra a todos los sectores de la organización sin excepción. Por ejemplo; la información del área financiera puede ser rápidamente visualizada al instante por el área de tesorería, así como el área de recursos humanos que se encarga de controlar las nóminas. Esta situación es en pro de aumentar la comunicación dentro de la organización

Es cada vez mayor el número de empresas que logran beneficiarse con el uso de un programa que les ayuda a almacenar y organizar documentos de manera eficaz. Entre las ventajas se pueden documentar el aumento de la productividad y la competitividad, asimismo, ahorro en tiempo y un mayor orden al eliminar las grandes cantidades de impresiones y papel.

En México, el flujo de contratación de estos programas es cada vez mayor y se distribuye en varias opciones. La herramienta antes mencionada (Sesame) puede ser la respuesta a los problemas de papeleo de tu organización.

El trabajo a distancia es un factor clave en las empresas de hoy, la cantidad de trabajadores que realizan sus actividades desde el extranjero, en casa o incluso mientras viajan, aumenta exponencialmente. En este caso, la gestión documental flexible es fundamental para la empresa.

Herramientas tecnológicas como la nube, permite a los empleados acceder a los documentos desde cualquier lugar y mantenerse en contacto con otros empleados en tiempo real y sin importar su localización.

El software de recursos humanos para la gestión documental es uno de los más avanzados dada la cantidad de datos que maneja a favor de cada área dentro de la empresa. La apuesta de las empresas por estos sistemas va en aumento, motivado por el incremento en la colaboración, la creatividad y la innovación.

El trabajo a distancia supone un reto importante en temas de comunicación y organización de las actividades en equipo, pero contar con el programa adecuado de gestión documental, nos facilita la vida.

Aprovecha las oportunidades de la nueva normalidad

La gestión de la documentación en la empresa ha cambiado y es una gran oportunidad de crecimiento para todas las empresas. El software de gestión documental de Sesame, te permite controlar aspectos internos que de otra manera pueden ser muy tedioso. La tecnología de teletrabajo está aquí y no debe significar obligatoriamente una gran inversión en la organización.

Rompamos el estigma de las dificultades para adaptarse al trabajo a distancia y aprovechemos sus beneficios. Estudia las posibilidades y da un paso más hacia el éxito de tu empresa.