Ventajas de un gestor documental digital: del papel a la nube

20 de enero, 2022

Poco a poco los formatos impresos en papel van cediendo camino frente a los formatos digitales. Conoce las ventajas del gestor documental en las empresas:

• La centralización de la información.
• La optimización de los procesos.
• El aumento en productividad.

Sigue leyendo para conocer a detalle las características y beneficios que la gestión documental digital puede aportar a tu empresa.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un espacio digital centralizado en el cual se almacenan los documentos de una organización.

La función es administrar y organizar dichos documentos para que en cualquier momento y desde cualquier ubicación se pueda acceder a ellos.

Ventajas del gestor documental digital

Control de los Contenidos

Uno de los activos más preciados en las empresas es el contenido. Con un gestor documental es posible acceder a la información actualizada, clasificada y colaborativamente creada.

Reducción en tiempos de respuesta

Como los gestores documentales digitales están ubicados en la nube, el acceso a ellos es muy rápido. Para buscar un documento basta una palabra clave en el contenido o título para hallarlo.

Integración de los procesos

Los gestores documentales permiten compartir los documentos con diferentes miembros de los equipos, de manera que puedan participar en procesos lineales o colaborativos.

Esto se vuelve muy útil cuando los trabajadores se encuentran en diferentes ubicaciones o en modalidad de home office.

Seguridad

Muchos documentos requieren de la confidencialidad. Un gestor documental permite generar permisos de acceso, además de guardar el rastreo de qué personas tuvieron acceso a los mismos (para crear, visualizar o descargar).

También, al hospedarse en la nube, se garantiza el resguardo de la información por parte del proveedor del servicio.

Control de cargas de trabajo

Existen gestores documentales que además permiten la asignación de tareas de acuerdo a la carga  de trabajo de cada colaborador.

Con ello se distribuyen las labores conforme a la especialidad y tiempo disponible de cada persona.

Sesame HR como gestor documental para Recursos Humanos

Las áreas de Recursos Humanos suelen manejar una gran cantidad de documentos e información. Desde los documentos de los candidatos para un puesto, los expedientes de los trabajadores, hasta los reportes gerenciales.

Una herramienta de gestión documental digital ayudará en el control general de los procesos laborales.

Con el gestor documental de Sesame HR tu empresa podrá tener toda la información de sus colaboradores en un solo espacio de forma segura y organizada.

Al contar con Sesame HR podrás:

• Guardar documentos laborales (contratos, certificados y otros documentos del empleado).
• Gestionar las incidencias en nóminas.
• Almacenar todos los justificantes de trabajo (bajas laborales, permisos, incapacidades o cualquier otro justificante).
• Controlar notas de gastos, facturas y tiquetes (viáticos, transporte  y otros recibos relacionados con las actividades de los empleados).
• Administrar carpetas personalizadas acorde a las necesidades de tu empresa.

La seguridad de tus documentos es una garantía con Sesame HR, ya que todos los datos son encriptados para garantizar su privacidad.

Además, se cuenta con un sistema de permisos de acceso que permite otorgar diferentes niveles de permiso dependiendo de las funciones de cada persona.

La sincronización de la información se realiza de manera automática, por lo que el acceso a los archivos es en tiempo real.

Al contar con una App mobile, el acceso al gestor documental se hace desde cualquier dispositivo.