La gestión de documentos como proceso de digitalización en las empresas

23 de diciembre, 2021

La gestión de documentos es necesaria en cualquier empresa sin importar su tamaño. Tener un proceso definido para gestionar los documentos te ayudará a conservar el orden y cumplir con las regulaciones del país.

Sin embargo, a medida que se generan documentos y papeles, se va volviendo más complicado almacenarlos y administrarlos.

¿Cuáles la solución? La digitalización de los documentos.

Más adelante te hablaremos sobre cómo digitalizar tus documentos y cuáles son los beneficios de hacerlo, pero primero necesitamos definir un concepto muy importante.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es un conjunto de técnicas, procedimientos y normas que te ayudan a tener los documentos de tu empresa u organización bajo control.

Cuando hablamos de documentos nos referimos a la papelería relevante de todo tipo:

• Facturas.
• Nóminas.
• Manifiestos ambientales.
• Normas.
• Contratos laborales.
• Certificados.
• Justificantes.

Y más.

Sin embargo, la gestión de documentos siempre ha sido un dolor de cabeza para los encargados de recursos humanos. Cada día se generan decenas (o incluso miles, dependiendo del tamaño de la empresa) de documentos importantes.

El almacenamiento se complica, y cada vez que hay que buscar un documento en específico, se vuelve todo un problema.

Pero en la actualidad, estas complicaciones desaparecen si se digitalizan los documentos.

¿Por qué las empresas se preocupan por este proceso?

¿Por qué no simplemente deshacerte de los documentos viejos y ahorrarte así gran trabajo? Porque no conservar este tipo de papeles puede jugarte en contra a largo plazo.

Por ejemplo, existen ciertas normas y leyes que te obligan a conservar las nóminas de tus empleados o manifiestos ambientales. Y si por algún motivo no tienes los documentos necesarios, la empresa puede sufrir una multa o perder una certificación importante (como las certificaciones de las normas ISO).

Además, la gestión de documentos ayuda con ciertos procesos, lo que aumenta la productividad de la empresa.

Así que tirar toda la papelería no es una opción. Es importante conservarla y, más importante aún, implementar sistemas que te ayuden a gestionar y administrar todo.

Entonces, ¿cómo tener una buena gestión de documentos sin tantos problemas? Digitalizando todo lo importante.

Gestión de documentos: comienza la digitalización de tu negocio  

Gracias a las tecnologías actuales, ahora es posible llevar tus documentos al mundo digital.

¿Cuáles son los beneficios de hacer esto?

• Ahorras espacio: al estar en el espacio digital, lo único que necesitas para guardar tus archivos es un disco duro. De esta forma, te puedes despedir de archiveros que ocupan mucho espacio y que arruinan la estética de tu oficina.
• Más fácil de administrar: si, por ejemplo, necesitas la nómina de un empleado, el método convencional para encontrarla era ir a un archivero específico y buscar uno por uno. Digitalmente, sin embargo, todo es tan sencillo como ir al perfil del trabajador y revisar la nómina.
• Obtienes documentos firmados más rápido: imagina que necesitas un documento firmado por alguien específico. Si ese alguien está de viaje o si vive en otro estado (o país), ¿cómo le puedes pedir que firme algo? Pero si optas por la digitalización, esta persona puede firmar el documento, escanearlo y enviarlo. Todo en cuestión de minutos y con la misma validez legal.

Ahora bien, ¿cómo empiezas la digitalización? Puedes escanear un documento y guardarlo en un disco duro, pero no es lo recomendable, pues seguirás teniendo problemas de organización y, a veces, de acceso.

Lo recomendable es usar un software especializado para este proceso.

Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con un gestor de documentos. Su sistema de encriptación hace prácticamente imposible que cualquier persona sin autorización pueda acceder a los archivos, y está estructurado de tal manera que te facilita la búsqueda de documentos.

En resumen, Sesame HR te permitirá tener todos tus archivos en un solo lugar.

La gestión de documentos es un proceso complicado, pero con los software que existen en la actualidad, todo se vuelve mucho más sencillo.