Relojes checadores: qué son y cómo ayudan a llevar el control de asistencia

20 de marzo, 2023

Los relojes checadores son herramientas que permiten a las empresas llevar un control adecuado sobre la asistencia del personal.

Si bien en México el control de asistencia no es una práctica obligatoria, existen diversos motivos para implementar alguno.

Conozcamos más acerca de éstas herramientas y de cómo ayudan a llevar el control de asistencia en las empresas.

Relojes checadores: imprescindibles en todas las empresas

Cuando se presenta una ausencia no planeada, más de la mitad de las empresas (51%) distribuyen las labores entre quienes trabajan ese día.

Este dato lo obtuvo Ultimate Kronos Group (UKG), proveedor global de soluciones de gestión de fuerza laboral.

Dicha acción de distribuir el trabajo afecta la experiencia de los colaboradores. También conduce a reducciones en la motivación y agotamiento.

La segunda práctica más habitual para hacer frente a las ausencias es el pago de horas extra para que las personas realicen el trabajo.

Esto lo hacen el 43% de las empresas. Estos pagos aumentan los gastos y también desgastan a la plantilla laboral.

La primer medida para combatir el ausentismo es contar con indicadores de control sobre el problema.

Bien dicen que no se puede mejorar lo que no se mide. Y para ello nos ayudan los relojes checadores.

Las empresas que carecen de un control horario viven en la anarquía y la indisciplina. La falta de supervisión hace que las personas hagan «manga ancha» a las disposiciones y lleguen tarde o se ausenten con mayor facilidad.

Los relojes checadores nos permiten generar este control horario y cumplir con ciertas normativas que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Cómo funcionan los relojes checadores para control de asistencia

Los relojes checadores son dispositivos que se emplean para controlar la asistencia y llevar la cuenta del tiempo de trabajo de los colaboradores.

Algunas de las funciones que tienen los relojes checadores son:

• Capturan el registro de las entradas y salidas de los trabajadores al centro de trabajo.
• Incorporan calendarios de horarios y gestión de turnos acorde a cada tipo de jornada laboral.
• Generan reportes con información sobre los horarios trabajados por las personas.

Como podrás notar, el inicio de la función de los relojes checadores está en el registro de las entradas y salidas del personal. En la actualidad, el registro puede hacerse mediante huella dactilar o clave numérica.

Algunos relojes checadores cuentan con alarmas para avisar sobre desviaciones que vayan apareciendo en el día a día.

Pero para contabilizar el tiempo laborado por cada trabajador, es necesario que los relojes checadores se integren a un software de control horario.

Como pueden existir varias entradas y salidas de una sola persona, el tiempo se va contabilizando para conocer el dato exacto.

Cuáles son los tipos de relojes checadores

Si has notado ya la relevancia de los relojes checadores y aún no cuentas con uno, te preguntarás:

¿Cuál me conviene implementar? Ello va a depender de variables como la cantidad de colaboradores, la manera en que identifican a los mismos y las diferencias de turnos.

Registros tradicionales

Este formato de reloj checador permite hacer el registro de las entradas y salidas de una empresa de manera rápida.

Son los métodos más antiguos. Suelen emplearse lectores de tarjetas o formatos impresos.

Carecen de la facilidad para procesar la información. También no hacen una adecuada identificación de la persona, por lo que puede prestarse a la suplantación de identidad.

Reloj checador electromecánico

Estos relojes suelen utilizarse en empresas con alta cantidad de trabajadores. Son robustos y de larga duración.

El registro se hace a través de tarjetas pre impresas que guardan el registro por trabajador.

Una de sus desventajas es que requieren que cada mes se ajuste el conteo de los días, ya que carecen de un calendario automatizado.

Relojes checadores digitales

Gracias a la tecnología con la que cuentan, son los más recomendables por la automatización que presentan.

Por un lado gestionan los calendarios de manera automática, pero también facilitan la identificación de la persona.

Estos relojes cuentan con funciones como un control biométrico personal y lectores de huellas digitales.

Dichos recursos aportan seguridad a tu control horario ya que evitan la suplantación de identidad.

Otra ventaja adicional es la facilidad con que estos relojes se integran a un software de control de asistencia.

La mayoría de las veces ya vienen integrados, por lo que sólo requieres de una sola aplicación para llevar tu control de asistencias. 

Porqué es importante la biometría

Hablemos más a detalle de la biometría y su importancia en el control horario.

Hemos mencionado que este recurso aumenta la seguridad en la identificación de los trabajadores. Pero, ¿qué es el control biométrico?

Los relojes checadores biométricos emplean un sistema de identificación con base en el registro de algunas características únicas de cada ser humano.

Por ejemplo, puede registrarse la voz, la huella dactilar o el iris de los ojos.

Estas características permiten identificar a cada persona y darles acceso a un área determinada con la autenticación biométrica.

La más empleada es la huella dactilar, ya que todas las personas tenemos una huella única en el mundo.

Importancia de los relojes checadores en la actualidad

¿Qué mayor beneficio pueden aportar los relojes checadores que controlar las horas laboradas de tus colaboradores? Este ya es un gran beneficio que tendrías con la implementación de uso.

Incidencias en el pago de nóminas

Con la reforma laboral de 2019, se estipuló que los salarios de los trabajadores no pueden sufrir ningún tipo de descuento no contemplado por la ley.

Para ello, la LFT también estipula los tipos de jornadas y la duración que tienen las mismas.

Los relojes checadores permiten llevar el control del tiempo que cada trabajador ha laborado.

Con ello se puede medir cada jornada laboral y contar con evidencias en cuanto a las incidencias que afectan el salario de los trabajadores.

Regulan las jornadas laborales

La LFT también establece el derecho que tienen los trabajadores a contar con horarios de descanso y al pago de horas extra, entre otros. Para manejar esta información que el trabajador debe conocer, se requiere de un sistema de registro que facilite el cálculo de la jornada laboral.

Los relojes checadores tradicionales permiten las omisiones de registro de los trabajadores o checar de modo incorrecto las horas.

El reloj checador digital evita estos errores evitando descuidos y confusiones.

Controlan las ausencias y las horas extra

De manera oficial, la jornada de trabajo en México es de ocho horas diarias y de 40 semanales.

Sin embargo, de acuerdo a la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), el 26.8% de los mexicanos trabajan más de 48 horas a la semana.

Este exceso se convierte en uno de dos problemas: un exceso de gasto por pago de horas extra o un desgaste en los trabajadores que aumentan el ausentismo laboral y la tasa de rotación.

Un reloj checador puede configurarse de acuerdo al tipo de jornada laboral para llevar un mejor control de la misma. Así estas herramientas permiten una gestión más eficaz de las horas extra y de las ausencias.

Flexibilidad horaria y laboral

El mercado laboral probó durante la pandemia modalidades de trabajo como el home office y la flexibilidad laboral.

Estas modalidades son muy valoradas por los colaboradores. Sin embargo, las empresas suelen resistirse a ellas por la falta de control que les puede generar.

Sin embargo, los relojes checadores biométricos aportan las facilidades necesarias para llevar dicho control. En el caso de la flexibilidad de horario, el colaborador sólo necesita fichar sus entradas y salidas.

El sistema llevará la suma del horario trabajado para que sepa cuánto le falta para cubrir su jornada.

Los colaboradores laborando en modalidades híbridas y de home office pueden realizar sus registros a través de dispositivos móviles.

Hacen más eficiente la toma de decisiones

Al contar con una mayor cantidad de datos acerca de los horarios de los trabajadores, se pueden tomar decisiones más informadas y acertadas.

Por ejemplo, se pueden hacer lecturas de productividad relacionando el tiempo laborado contra el resultado obtenido.

También se puede evaluar el compromiso de cada trabajador al revisar su puntualidad, sus ausencias o sus faltas injustificadas.

¿Qué son las terminales sin contacto físico?

Entre los últimos avances en relojes checadores biométricos se encuentran los que no requieren del contacto físico con un dispositivo.

Estas terminales funcionan con un reconocimiento facial o de la palma de la mano.

El escenario que ocasionó la pandemia del Covid19 detonó la necesidad de evitar el contacto de dispositivos con mucho tráfico para frenar los contagios.

Estos dispositivos permiten la identificación en condiciones extremas como de escasa iluminación o incluso a pesar del uso de mascarillas.

También llegan a contar con detectores de microondas para evaluar con precisión la distancia entre el dispositivo y el usuario. 

¿Te llama la atención el tema del reconocimiento facial? Sesame HR permite hacer este tipo de registro, con lo que facilitas el proceso de checar y evitas el contacto masivo de los dispositivos.

Software de control de asistencia con relojes checadores

Te hemos mencionado que algunos relojes checadores digitales vienen integrados con el software de control de asistencia.

Estas herramientas resultan muy prácticas pues cuentas con todas las funciones en un sólo lugar.

En el mercado podrás encontrar diversos softwares para el control horario. Pero queremos presentarte uno de los mejores y más completos.

Sesame HR es un software que te permiten centralizar el reloj checador y tu control de horarios. Es una herramienta de fácil instalación ya que sólo se requiere de una conexión a internet.

Los registros de entradas y salidas se pueden realizar desde cualquier dispositivo móvil. No es necesario invertir en equipos para colocar a la entrada de cada área ya que puedes colocar puntos de marcación con tabletas.

De hecho, ahora puedes contar con el reloj checador por WhatsApp de Sesame HR. Tan sencillo como escribir en un chat la palabra «checar» o «entrar» y podrás tener el registro de jornada de tus empleados sin necesidad de descargar aplicaciones externas.

Toda la información que se genera a través del reloj checador se centraliza en una base de datos.

Esto permite que se puedan generar una serie de reportes valiosos para quien toma las decisiones.

Las estadísticas y los reportes se pueden personalizar y descargarse en diferentes formatos para diversos análisis y mejorar la toma de decisiones.

Con el reloj checador de Sesame HR ¡El control de la asistencia de tus trabajadores será el primer beneficio que obtengas!