Programa para registro de entrada y salida de personal en una App

20 de marzo, 2024

En la era digital, las organizaciones buscan formas eficientes de gestionar la asistencia de su personal. El método de hojas de asistencia en papel ha quedado obsoleto. Ahora, existe una solución más ágil: el programa para registro de entrada y salida de personal.

Este sistema, basado en aplicaciones móviles o de computadora, revoluciona la forma de controlar la asistencia. Al proporcionar una interfaz fácil de usar, permite a los empleados checar su hora de entrada y salida de manera electrónica.

La automatización de este proceso ahorra tiempo valioso para el equipo de RR. HH. Y, garantiza una mayor precisión en el seguimiento.

Los datos se registran de forma segura y se pueden gestionar de manera fácil. Esto facilita la generación de informes detallados y el análisis de datos para identificar tendencias.

Además, un ⏱ software de control de asistencia ofrece características adicionales. Por ejemplo, control de horarios, la gestión de ausencias y la integración con otros sistemas.

¿En qué consiste un programa para el registro de entrada y salida de personal?

Una mala 📅 gestión de turnos u horarios puede llevar a un aumento del ausentismo y las tardanzas. Estos dos indicadores son un problema serio en México y Latinoamérica.

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Un estudio realizado por Mercer arrojó que el ausentismo laboral en América Latina promedió alrededor del 9.1%.

Y un informe de la Confederación Patronal de la República Mexicana (COPARMEX) estimó en alrededor de 3,000 millones de dólares el valor del ausentismo en México.

Estos son datos que toda empresa debería considerar. Y, conviene apoyarse en la tecnología para controlar estos problemas. Para ello existen apps, como un programa para checar hora de entrada y salida.

Nueva era y todo más fácil

Estamos hablando de un tipo de software diseñado para gestionar y controlar la asistencia de los empleados en una organización. Así, se reemplazan los métodos tradicionales, como el uso de hojas de asistencia en papel.

El programa, por lo general, se implementa en forma de una aplicación informática o un sistema basado en la nube. Se puede acceder a través de computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas.

Así, los empleados usan la aplicación para marcar su entrada y salida en un registro centralizado. ¿Entiendes lo útil que esto resulta en plantillas de 100, 200 o más empleados?

¿Sirve una App para el registro de entrada y salida de personal?

Sí, una aplicación para el registro de entrada y salida de personal puede ser muy útil en diversas situaciones. Estas aplicaciones suelen ofrecer una forma eficiente de gestionar el control de asistencia de los empleados.

Para las empresas donde hay muchos colaboradores, o cuando la ubicación del trabajo es dispersa, su uso se vuelve casi obligatorio.

Un informe de Kronos, empresa especializada en gestión de fuerza laboral, muestra la utilidad de una app para el registro de asistencia. El informe dice que las empresas que cuentan con una app pueden:

• Aumentar su productividad en un 20%
• Reducir el tiempo de inactividad no planeado en un 30%.

Otros beneficios del reloj checador digital

Otra gran ventaja del programa para checar hora de entrada y salida es que la mayoría emplean sistemas biométricos para identificar al personal:

Esto evita la suplantación de identidad y hace más seguros los registros y accesos a tus centros de trabajo.

Sin embargo, es importante considerar ciertos aspectos al implementar un programa para registro de entrada y salida de personal. Por ejemplo:

Algunos empleados pueden tener preocupaciones sobre la privacidad de sus datos. Por ello, es crucial garantizar que se cumplan las normativas y políticas de protección de datos.

Además, es necesario contar con un plan de respaldo, en caso de problemas técnicos o interrupciones en la conectividad.

Ventajas de un programa para registro de entrada y salida de personal en una App

Ya hemos mencionado varias ventajas que aporta un programa para registro de entrada y salida de personal. Pero, vamos a mencionar algunas más.

Automatización y precisión

Un programa de registro de entrada y salida de personal en una aplicación automatiza el proceso de registro. Así se elimina la necesidad de registros manuales propensos a errores.

Ahorro de tiempo

Al utilizar una aplicación, los empleados pueden registrar su entrada y salida de manera rápida y sencilla. De esta forma se ahorra tiempo, tanto para ellos como para los encargados de recursos humanos.

Para darnos una idea, un estudio de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) arrojó:

Las empresas que utilizan estos programas se ahorran en promedio 10 horas por semana en tareas relacionadas.

Acceso y gestión de datos

Un programa para checar hora de entrada y salida aporta una interfaz intuitiva, que permite acceder y gestionar los datos de manera eficiente.

Así, los gerentes y encargados de recursos humanos pueden:

• Obtener informes en tiempo real
• Realizar seguimiento de la puntualidad y ausencias
• Realizar análisis de datos para identificar patrones o problemas recurrentes.

Flexibilidad y personalización

Este tipo de aplicaciones son flexibles y se pueden adaptar a las necesidades específicas de una organización. Puedes, según las políticas de tu empresa:

• Personalizar horarios de trabajo
• Configurar alertas para controlar tardanzas o ausencias
• Ajustar parámetros.

Integración con otros sistemas

Muchas aplicaciones de registro de entrada y salida de personal pueden integrarse con un 💻✨ sistema integrado de recursos humanos (SIRH) o de nómina.

Conectando dichos programas se sincronizan los datos y se automatizan los procesos. Esto evita la duplicación de trabajo y mejora la eficiencia en la gestión de RR. HH.

Informes y análisis

Estas aplicaciones suelen generar informes detallados sobre la asistencia del personal. Por ejemplo, la puntualidad, las horas trabajadas y las ausencias.

Dichos informes pueden ser útiles para la toma de decisiones y la identificación de áreas de mejora. Por ejemplo, dar un 💲✅ bono por puntualidad o hacer un llamado de atención.

Las organizaciones que emplean un programa para checar hora de entrada y salida:

Tienen un 54% más de probabilidades de tener información precisa y en tiempo real sobre la asistencia de sus empleados (Aberdeen Group).

Seguridad de los datos

Al utilizar una aplicación para el registro de entrada y salida de personal, los datos se almacenan de forma segura en la nube o en servidores protegidos. Esto ayuda a garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.

Sesame HR: la App para el registro de asistencia de personal

Hemos presentado las ventajas que proporciona un programa para registro de entradas y salidas de personal. Ahora, analicemos las funcionalidades de uno de ellos:

Sesame HR es una app especializada en tareas de Recursos Humanos. Esta herramienta integra diversas funciones en una sola plataforma, entre ellas el un gestor de horarios y ⏳ contador de horas de trabajo.

Estas te ayudarán a mejorar la productividad y el desempeño de tus equipos.

Registro de entrada y salida

Sesame HR permite a los empleados marcar su hora de entrada y salida de manera rápida y sencilla. Lo pueden hacer desde cualquier dispositivo conectado a la red:

• App con un móvil
• Una tablet fija en la entrada de la empresa
• La plataforma activa desde la computadora.

El registro incluso puede realizarse con reconocimiento facial (con tablet), un método biométrico de los más rápidos y seguros.

También, se puede guardar el registro geolocalizado para ubicar dónde el trabajador realiza su chequeo de entrada o salida.

Todas estas funciones son útiles cuando los trabajadores se reportan desde lugares distintos al centro de trabajo. Además, funciona muy bien para los registros de home office.

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Control de horarios

Con Sesame HR puedes establecer horarios de trabajo para los empleados y registrar si los cumplen. También te permite gestionar las horas extras, ausencias, como vacaciones, días libres o licencias médicas.

Además, el software incluye la opción de enviar notificaciones automáticas a los empleados y supervisores. Estos mensajes pueden recordarles registrar su entrada y salida o notificar sobre cualquier ausencia o retraso.

Las notificaciones se generan en tiempo real. Así, un supervisor puede tomar medidas al momento de que se presente algún problema. Estas notificaciones son programables y personalizables.

Informes y análisis

Sesame HR proporciona informes detallados sobre la asistencia del personal. Algunos de los indicadores que puedes consultar son:

• Horas trabajadas
• Puntualidad
• Ausencias.

Cada reporte puede ser configurado con las estadísticas a las que quieras dar seguimiento.

El análisis de los reportes te ayudará a tomar decisiones basadas en datos. Y por si fuera poco, Sesame HR garantiza la seguridad de los datos del personal, pues usamos encriptación y cifrado de datos.

Como ves Sesame HR te proporciona una visión integral. No solo observa de manera precisa la asistencia del personal, sino que te facilita la toma de decisiones relacionadas con los RR. HH.

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