¿Cómo hacer un protocolo de comunicaciones internas y externas?

20 de junio, 2023

En el mundo empresarial actual, la comunicación efectiva es un factor fundamental para el éxito. De ahí la relevancia de que las empresas cuenten con un protocolo de comunicaciones internas y externas.

Una 🗣 comunicación corporativa fluida, tanto dentro de la empresa como con actores externos, permite una coordinación eficiente. Además, facilita la toma de decisiones ágiles y genera relaciones sólidas con clientes y socios comerciales.

En este artículo, exploraremos en detalle los protocolos de comunicación internos y externos, y su importancia en el panorama empresarial actual.

Estos protocolos de comunicaciones internas y externas actúan como guías para estandarizar y optimizar la forma en que se transmiten y reciben mensajes. Así permiten una comunicación más clara, precisa y oportuna.

Qué es un protocolo de comunicaciones internas y externas

Los protocolos de comunicación son conjuntos de reglas y pautas diseñadas para facilitar la interacción efectiva, y coherente, entre los miembros de una organización. Pero también con entidades externas.

Podemos entender que los protocolos pueden ser vistos en dos partes. El protocolo de comunicación interna está dirigido a los miembros de la organización.

Por su parte, el protocolo de comunicación externa establece los lineamientos para comunicarse con clientes, proveedores y sociedad en general.

Protocolo de comunicación interna

En el contexto interno, un protocolo de comunicaciones define cómo se deben llevar a cabo las interacciones. Y también el intercambio de información entre los diferentes miembros de una organización.

Esto puede incluir directrices sobre los canales de comunicación a utilizar. Algunos medios pueden ser correos electrónicos, llamadas telefónicas o reuniones en persona. También se define la frecuencia y el formato de las actualizaciones y reportes.

Clave del éxito

Un protocolo de comunicaciones internas también puede establecer las jerarquías y responsabilidades dentro de la organización. Se indica cómo se deben reportar los avances, solicitar autorizaciones o resolver conflictos.

Además, puede incluir reglas de etiqueta y normas de conducta para fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y respetuoso. Es decir, se preocupa por una buena 🤝🏽 gestión humana.

Sólo recuerda que las empresas con una buena comunicación interna son 2.5 veces más propensas a superar a sus competidores en rendimiento financiero. Es un dato que nos aporta un informe de la consultora McKinsey.

Protocolo de comunicación externa

En cuanto a las comunicaciones externas, un protocolo define cómo se deben establecer y mantener las relaciones con actores fuera de la empresa.

En esta parte se puede incluir:

• La forma en que se gestionan las comunicaciones con clientes
• Cómo se presenta la empresa ante el público
• Cómo se abordan las consultas o reclamaciones
• Cómo se negocian acuerdos con proveedores u otras entidades.

Para el protocolo de comunicaciones externas se puede incluir directrices sobre el uso de canales de comunicación específicos. En este caso se ponen lineamientos para el uso de redes sociales, correos electrónicos o reuniones presenciales. Incluso, para la gestión del canal de denuncia 🛑, si es que la empresa lo requiere por norma.

También, puede establecer pautas sobre la imagen corporativa, el tono de voz y el manejo de la información confidencial o sensible.

En este aspecto, un estudio de PwC nos dice:

el 39% de los consumidores evita hacer negocios con empresas que tienen una mala reputación por problemas de comunicación.

Importancia del protocolo de comunicaciones internas y externas en la empresa

El protocolo de comunicaciones internas y externas de una empresa desempeña un papel crucial en su operación eficiente. Para comprender dicha importancia, presentaremos algunas razones destacadas:

• Establecen reglas y pautas para la comunicación. Esto que garantiza que los mensajes sean claros, consistentes y comprensibles para todos los miembros de la organización.
• Ayudan a minimizar el tiempo y el esfuerzo dedicado a buscar información, solicitar autorizaciones o resolver problemas de comunicación.
• Facilitan la coordinación entre los diferentes departamentos y miembros de la organización.
• Influyen en la imagen corporativa y la reputación de la empresa, al transmitir una imagen profesional, confiable y respetuosa hacia el exterior.
• Contribuyen para establecer y mantener relaciones comerciales sólidas con clientes, proveedores y socios.
• También pueden ayudar a resolver conflictos de manera efectiva.

Cómo hacer un protocolo de comunicaciones internas y externas desde RRHH

Para desarrollar un protocolo de comunicaciones internas y externas desde el departamento de Recursos Humanos, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de comunicación. Tanto dentro de la organización (entre departamentos, niveles jerárquicos, etc.) como con actores externos (clientes, proveedores, socios comerciales, etc.).
2. Establecer los objetivos específicos que deseas lograr con el protocolo de comunicaciones.
3. Determinar los canales de comunicación más adecuados para cada tipo de mensaje y situación. Pueden incluir reuniones presenciales, correos electrónicos, intranet, sistemas de mensajería interna, redes sociales corporativas, entre otros.
4. Definir el flujo de comunicación interno y externo. Esto implica especificar quiénes son los responsables de transmitir y recibir la información en cada nivel jerárquico y departamento.
5. Establecer la frecuencia y el formato de las comunicaciones. Puede ser a través de informes periódicos, boletines internos, reuniones regulares, newsletters, entre otros.
6. Definir las pautas de comunicación. Establece pautas claras sobre el tono de voz, el lenguaje utilizado y la presentación de la información. Considera la importancia de una comunicación clara, respetuosa y coherente, tanto interna como externamente. Incluye directrices sobre el uso de jergas o tecnicismos y la adaptación del lenguaje al público objetivo.
7. Brindar capacitación y sensibilización a los empleados sobre el protocolo de comunicaciones internas y externas.
8. Realizar evaluaciones periódicas del protocolo de comunicaciones para identificar posibles áreas de mejora. Deberás realizar los ajustes necesarios para mantener la relevancia y eficacia a lo largo del tiempo.

Los protocolos de comunicaciones deben adaptarse a las necesidades y características específicas de tu organización. De ahí la importancia de involucrar a diferentes partes interesadas, como líderes de departamentos, equipos de comunicación y representantes de los empleados.

App para comunicación interna

Una buena opción para establecer un protocolo de comunicación interna es con el uso de una app. A propósito, Sesame HR es un software especializado en funciones de Recursos Humanos que te puede ser de gran ayuda.

¿Qué tiene de especial esta herramienta para ejecutar tu protocolo?

De entrada, cuenta con un medio de 👍🏼 comunicación interna incorporado, mediante el cual se pueden enviar mensajes y notificaciones a los empleados. De esta manera puedes mantener un estándar para cada tipo de comunicado y una plataforma específica para ello.

Los mensajes serán más atractivos, con más posibilidades y recursos para comunicar el día a día con el equipo de trabajo. Se pueden compartir noticias internas, manuales de uso o novedades. Todo para ser consultado en cualquier momento.

Canal de comunicación

La comunicación también es posible en dos vías. 🎯 Sesame HR cuenta con un chat mediante el cual los managers pueden contactar a Recursos Humanos. Los responsables del departamento de RR. HH reciben una notificación cuando hay conversaciones nuevas pendientes.

Para tu protocolo de comunicación interna, también es útil la funcionalidad de encuestas. Con esta función, puedes recolectar la opinión de los trabajadores para hacerlos partícipes en cualquier tema que lo requiera. De esta manera los integras y los comprometes con tu organización.

Protocolo de comunicación interna de una empresa: ejemplo

Una empresa de tecnología de información en constante crecimiento opera desde el norte de México. Con el aumento de la fuerza laboral y la diversificación de los equipos, la comunicación interna se volvió un desafío.

Para abordar esta situación, el departamento de Recursos Humanos decidió implementar un protocolo de comunicación interna utilizando Sesame HR.

Se definió que toda la comunicación relevante de la empresa se compartiría a través de la aplicación. Por lo tanto, todos los empleados de la empresa tenían acceso a la app de Sesame HR. Al unirse a la empresa, se les proporcionaba un código de acceso único para registrar su cuenta y crear su perfil personal.

Comunicación interna

Sesame HR ofrecía diferentes vías de comunicación interna para satisfacer las necesidades de los equipos y departamentos. Establecieron un canal general para anuncios y actualizaciones de la empresa. Pero, también se crearon canales específicos para cada equipo o proyecto.

Los empleados empezaron a comunicarse con recursos humanos a través de mensajes instantáneos dentro de la aplicación. Esto les permitió intercambiar información de modo ágil, resolver dudas y colaborar de manera efectiva, evitando largas cadenas de correos electrónicos.

La aplicación envía notificaciones y alertas en tiempo real a los usuarios sobre nuevos mensajes, actualizaciones importantes o fechas límite cercanas. Esto garantiza que todos estén al tanto de la información relevante y no se pierdan ninguna comunicación importante.

Y algo más: Sesame HR también les aporta un canal de denuncia, que puede mantener el anonimato y brindar seguridad. Tanto al empleador como al empleado.

Compartir información

Sesame HR permite a los empleados compartir documentos, archivos y enlaces relevantes en los canales correspondientes. Esto facilita el acceso a la información necesaria y promueve la colaboración en tiempo real.

Sesame HR cuenta con un tablero al que se le dio acceso a los colaboradores. En él pueden visualizar a quiénes se encuentran trabajando de modo activo, para agilizar las tareas. O, quiénes están de descanso o en pausa laboral. Esto mejoró la comunicación con las personas que hacen trabajo en home office.

Encuestas laborales

Con la posibilidad de realizar encuestas y recopilar retroalimentación de los empleados, la empresa empezó a recolectar opiniones. Una de ellas preguntaba sobre la preferencia de reducir las horas de la jornada o recibir un día de descanso adicional cada 15 días.

El protocolo de comunicación interna basado en Sesame HR ayudó a esta empresa de TI a mejorar la colaboración, la eficiencia y la transparencia dentro de la organización.

Los empleados se sintieron más conectados, informados y empoderados, al tener una herramienta fácil de usar para comunicarse y colaborar en sus tareas diarias.

Esta historia de éxito muestra cómo la implementación de un protocolo de comunicación interna con Sesame HR puede brindar grandes beneficios a una empresa.

Queremos que tú vivas también estos beneficios. Por eso, te invitamos a pedir una demo gratuita de nuestra aplicación. Estamos seguros que tu comunicación interna se verá beneficiada.