Programas de nóminas: cómo funcionan y cómo escoger el correcto

5 de diciembre, 2023

Los programas de nóminas vienen a ser como una medicina para eliminar dolores de cabeza que sufren en Recursos Humanos. Y es que la tarea mensual del cálculo, deducciones y retenciones quizá no es nada fácil y mucho menos divertida.

Pero no solo son esas funciones las que generan problemas. Tenemos además el cálculo de vacaciones, bonos y aguinaldos. Para ello, es bueno contar con aplicaciones que faciliten el 🧐 cálculo de nómina, para aliviar la carga y que cumplan con las regulaciones locales.

Por tanto, aquí te vamos a enseñar para que sirven los programas de nóminas. Y con ellos podrás presumir ser todo un “experto” en el tema. Más aún, al terminar de leer tendrás en mente lo que más te conviene a la hora de pagar un software.

Qué son los programas de nómina

Quiero comenzar el articulo con buen pie. Y aunque sea evidente para todos, es mejor dar definiciones correctas. Según Oracle los programas de nóminas son soluciones locales que gestionan, mantienen y automatizan los pagos a los empleados.

Entonces, puedo decir que las aplicaciones de nómina están diseñadas para adaptarse a formatos y elementos básicos según la empresa. Son de alguna manera, muy flexibles ya que las funcionalidades se colocan según la necesidad del área de RR.HH.

Por qué las empresas usan aplicaciones de nómina

Aquí quiero ser claro, los programas de nóminas alivianan cargas y ayudan a cumplir con regulaciones fiscales y financieras. Con ello confirmo que un sistema robusto y bien configurado ayuda también a reducir costos.

Todo esto ayuda a descargar funciones de los especialistas de recursos humanos. Ahora bien, con los programas de nóminas los funcionarios pueden dedicarse a la planificación y otras funciones que amerite la empresa.

¿Qué funciones incluyen los programas de nóminas?

Ahora quiero recalcar que los programas de nóminas funcionan muy bien. Son entonces la solución para gestionar, mantener y automatizar los pagos a los empleados. Y también ayudan a crear, actualizar y almacenar toda la data referente a los honorarios pagados.

En sí, los programas de nóminas sirven para:

• Calcular las 💰 percepciones y deducciones, nómina del empleado por día, semana, quincena o mes
• Cumplir de forma correcta con la ley fiscal y las prestaciones sociales
• Contemplar los años de servicio para vacaciones anuales y finiquito
• Seguir el estatus de las remuneraciones pendientes
• Con las aplicaciones de nómina también se calculan los aguinaldos por ley

Pero hoy día los programas de nóminas ayudan con otros elementos a las áreas de recursos humanos. Un ejemplo, los términos del contrato de cada empleado obligan a cumplir con la correcta gestión de sus pagos.

Vale mencionar que las aplicaciones de nómina también funcionan como herramientas pensadas para facilitar la labor del equipo de contabilidad. Por ello, automatiza ciertas partes del proceso y lo mantiene simple. Como se dice en inglés generan un back to basics.

Otras ventajas de contar con programas de nóminas

Voy entonces a resumir otras ventajas de las aplicaciones de nómina.

• Gestionar mejor la legislación laboral en constante cambio
• También, aclara cualquier confusión sobre retención de impuestos y percepciones salariales ✅
• Maneja de forma correcta las necesidades de ejecución de pagos
• Además, ayuda a reducir los errores de datos
• Lleva un sistema confiable y actualizado de registro de empleados
• Reduce tiempo y dinero
• Y obviamente, mejora de forma notable los procesos y flujos de trabajo

“Lo bueno de contar con un software que lleve la Nómina, Asistencia, y en los mejores casos cálculos del Retenciones de ley como el ISR, IMSS e INFONAVIT es que podrás visualizar toda la información que necesites con un simple clic y desde un mismo lugar”.

www.linkedin.com

¿Qué debes tener en cuenta para escoger entre los programas de nóminas?

A ver, los programas de nóminas deben ser como mencioné antes, robusto, integrado y fácil de configurar. Solo de esta manera podrán apoyar a las empresas sea cual sea su tamaño. Un ejemplo, es que la aplicación vaya más allá de simples cálculos.

Por ello, elegir para tu negocio el mejor software o programas de nóminas en México puede ser todo un reto. Sobre todo, con tantas opciones que hay en el mercado azteca. Así que te presento una breve guía para ayudarte a tomar la mejor decisión.

Empieza ahora por tener en cuenta algunos criterios que debes considerar a la hora de elegir las aplicaciones de nómina. En sí, lo esencial es que encaje a la perfección en las necesidades de tu empresa. Sí, así como encajó la zapatilla en el pie de Cenicienta.

Primer paso: el presupuesto

En primer lugar, lo que debes tener claro es definir el tipo de negocio. Las funcionalidades de las aplicaciones de nómina deben encajar en tus necesidades. Y según esto deberás sacar la lana necesaria para comprarlo.

Asimismo, este es quizás el punto más importante antes de iniciar la búsqueda. Sabiendo tu disponibilidad financiera para invertir en los programas de nóminas ayudará a tomar la decisión. De hecho, me atrevo a decir que afinará tu GPS.

Segundo paso: el tamaño importa

Ahora bien, lo segundo que debes considerar al seleccionar uno de los tantos programas de nóminas es el tamaño de tu empresa. Si tienes una pequeña, tal vez sea mejor optar por un servicio de nómina sencillo.

Por el contrario, si tu empresa es grande tendrás que elegir aplicaciones de nómina que puedan manejar la complejidad de tu negocio. Ejemplo, para generar informes personalizados y cálculos automáticos.

Por eso es bueno que sepas las dimensiones y el número de empleados actual y la proyección en un futuro. Por supuesto, a mayores funcionalidades, mayores serán los costes de los programas de nóminas y su instalación.

Tercer paso: soporte técnico

En general, debes valorar mucho la capacidad de soporte técnico del proveedor de aplicaciones de nómina. Mejor dicho, es vital para ti tener técnicos especializados disponibles para la rápida resolución de incidencias o algún problema.

Software para las incidencias en nóminas y gestor documental para las nóminas

Queda claro entonces que llevar la nómina de forma manual es algo que quedó en el pasado, gracias a los nuevos sistemas de Recursos Humanos. 💻 Ahora, la elección inteligente de un área de RR.HH. es cambiar a la tecnología automatizada de los programas de nóminas.

Por otra parte, cada vez que se prepara y se calcula el pago de nómina existen eventos no previstos. Por ejemplo, pagos extra adicionales o descuentos por ausencias. Es por ello, que a estos eventos se les conoce como incidencias en nómina.

En consecuencia, deben ser reportados al responsable del cálculo de salarios. Si tienes dudas sobre qué elementos son considerados como incidencias en nómina y cómo deben reportarse bajemos un tantito más.

¿Cuáles son las incidencias en nómina más comunes?  

• Faltas justificadas o injustificadas
• Retardos
• Horas extras (que deberías controlar con el checador de horas de trabajo) ⏱
• Vacaciones
• Aplicación de incapacidades
• Comisiones, compensaciones o gratificaciones
• Pagos de premios de productividad
• Descuentos por préstamos o anticipos de sueldo
• Registros de finiquitos o incapacidades

Como podrás notar, algunas de las incidencias de nómina se pueden conocer con anticipación como las vacaciones o el pago de bonos. Mientras que otras son imprevistas como las que surgen a partir de accidentes laborales.

¿Cómo un programa facilita al especialista el timbrado de nómina?

Primero, para que la nómina esté certificada es necesario contar con unas aplicaciones de nóminas que genere el timbrado. Este garantiza que el documento esté bien hecho y sea válido.

Y para ello las aplicaciones de nómina luego de hacer los cálculos deben emitir el sello digital. Es decir, la certificación fiscal digital exigida por el SAT. Recuerda que para que un recibo de nómina sea válido debe cumplir con las regulaciones tributarias.

Tener programas de nóminas que emitan este timbre evita a la empresa que se haga acreedora de sanciones. Además, este documento también brinda seguridad a terceras personas como los bancos.

También los programas de nómina como el de Sesame HR, también cuenta con una interfaz

fácil de usar. De hecho, puede ser armado e integrado con otras aplicaciones si la empresa lo requiere. Un buen sistema para RR. HH. va más allá del cálculo de nóminas.

Gestor documental de nóminas a través de un programa

Cuando te dije antes, es importante que las aplicaciones de nóminas que adquieras sean completas. Por ello, te recomiendo sin pensarlo dos veces a Sesame HR. Sus soluciones para recursos humanos realizan, centraliza y almacena la gestión de tus empleados.

Y sí, todo en un solo lugar. Asimismo, de forma organizada y segura ya que en su proceso encripta los expedientes con información sensible de tus empleados.   

Con los archivos un colaborador de RR. HH. podrá acceder a los históricos de pago. Para consultas o tan sencillo como descargar los recibos de nómina cuando quiera. En otras palabras, un software de gestión documental que te sugerimos debe tener las siguientes cualidades:

Centraliza. Toda la documentación laboral para guardarla en un mismo lugar.

Clasifica. Así como organiza los documentos por empleado y por tipo de cargo.

Localiza. La información documental desde donde quieras. A través, de internet.

Notifica. Porque avisa cuando los programas de nóminas suben un nuevo archivo al portal del empleado.

Para terminar, los programas de nóminas ayudan mucho a reducir tiempo y el dinero de tu empresa. En parte porque libera a los especialistas de Recursos Humanos de las tareas rutinarias y aburridas. Entonces, se puede dedicarle más tiempo a la planificación, el presupuesto y otras iniciativas que harán crecer tu negocio.