Plan de acogida en la empresa en 10 pasos ágiles

5 de diciembre, 2022

¿Sabías que el 22% de los empleados abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días? ¿Y la importancia de un buen onboarding? Pues esta cifra tan alta se puede evitar si las empresas ponen en práctica un adecuado plan de acogida.

El primer contacto entre un nuevo trabajador y la empresa es clave para fijar una buena relación laboral. Por ello, contar con este proceso te ayudará a integrar a todo el personal que ingrese a tu negocio.

El plan de acogida va más allá de entregar el manual que describa las funciones o brindarle un curso de inducción. Por tanto, debes integrar una serie de tareas que le hagan sentirse cómoda. Y así, hacer que se integre a nuestro equipo de manera pronta y eficiente.

Leamos juntos como preparar esta integración de personal.

¿Qué es un plan de acogida?

Existen muchos costos asociados con la reclutamiento y selección de personal. Se ha estimado que una contratación puede representar el 30% de los ingresos del empleado. En este caso, en su primer año en la empresa.

Ahora, imagina que dicho costo lo tiras a la basura porque el miembro no pudo integrarse en tu equipo. Y por ende, decidió abandonar la empresa. Pero aún así, dicha persona mostraba un gran potencial.

El plan de acogida son las acciones diseñadas para que los nuevos empleados se adapten de manera fácil a su puesto de trabajo. Así como a sus nuevas funciones.

Lo que se busca es que el trabajador se adapte rápido al nuevo escenario laboral. Otorgando un rendimiento óptimo y con alto grado de satisfacción.

¿Cuánto dura un onboarding?

La duración del proceso puede llegar a variar entre 45 días y un año. Todo dependerá de las propiedades de la nueva posición y de las aptitudes del nuevo empleado.

Los conocimiento que se requiere que la persona adquiera son:

• Identificar quiénes son sus jefes y compañeros.
• Conocer las obligaciones de su trabajo.
• Adoptar los hábitos de la empresa.
• Ubicar dónde ejercerá sus funciones.
• Conocer los medios de trabajo que debe emplear.

Un plan de acogida exitoso nos dará como resultado un trabajador feliz. Eso sí, si se siente querido y a gusto en su posición y con la empresa. Así como:

• Una mayor productividad y motivación.
• Mejor clima laboral.
• Menos absentismo.
• Menor índice de rotación.

Cómo hacer el proceso de onboarding

A pesar de la relevancia que tiene un proceso de inducción, aún hay mucho camino por recorrer.

Un estudio de la consultora Headway afirma que uno de cada cuatro empleados no guardan un buen recuerdo de esta fase. Más del 67% opinaron que la realidad de la empresa no es la que vieron durante el proceso de selección.

Por tanto, un plan de acogida debe aportar toda la información necesaria de forma realista. Para que así, los nuevos empleados se sientan cómodos desde el primer día.

Por ello hay, debes entender que el onboarding va desde antes del primer día del empleado.

Debes diseñar un plan completo con diversas actividades de bienvenida al colaborador. El plan debe ser compartido entre los responsables y compañeros de la posición.

También se debe ejecutar las actividades a la perfección y seguir el sentimiento sentir de la persona.

En todo el proceso, se requiere ser asertivo y empatizar con la persona. Al implementar bien el plan de acogida, la integración se dará desde el principio.

A continuación, te presentamos 10 pasos claves para optimizarlo:

1. Diseñar un plan de acogida con las 4C

El modelos de las 4C fue presentado por Tayla Bauer. Este contempla cuatro aspectos a cuidar en la incorporación de los nuevos empleados:

• Cumplimiento: dar a conocer los procesos de la empresa con recursos creativos.
• Claridad: mostrar la misión y funciones del empleado para aumentar la comprensión y motivación.
• Cultura: se comparte la historia de la empresa, sus valores y su evolución en el tiempo.
• Conexión: ayuda a generar relaciones con otros miembros del equipo.

2. Ofrecer un proceso de inducción especial

Dicen que la primera impresión jamás se olvida. Nuestro proceso de inducción debe dejar un excelente sabor de boca. En la medida de lo posible, trata de sorprender a tu nuevo integrante.

Podrás entender que esto requiere más que hacer las presentaciones oficiales y enseñar las instalaciones.

Puedes llamar la atención con un detalle personalizado o con material de oficina corporativo.

3. Mostrar el espacio de trabajo

Los recorridos por las instalaciones deben servir para que el nuevo trabajador conozca las distintas áreas. También debe ser útil para que conozca su puesto laboral.

También debe darse a conocer todo lo que está permitido y aquello que no. Por ejemplo, se puede explicar cómo se usa cierto equipo, qué información se puede compartir, qué restricciones de acceso puede haber y otras observaciones.

4. Integración de personal a través de vínculos

Los seres humanos somos entes sociales. Y por ello, requerimos de poder integrarnos en nuestra comunidad. Por ello, las relaciones sociales son cruciales para que las personas rindan mejor en su puesto de trabajo.

Un aspecto clave de tu plan de acogida deben ser acciones que vinculen la persona con sus compañeros de trabajo. Algunas pueden ser participar en actividades deportivas o con el equipo directivo.

5. Software para plan de acogida

Cuando integres este proceso, podrás notar que el mismo representa nuevas tareas para el área de Recursos Humanos. De ahí, la importancia de automatizar estas funciones que brinde una mejor atención a los nuevos miembros.

Con un software de Recursos Humanos puedes automatizar en su totalidad las actividades del proceso de onboarding.

6. Onboarding con Sesame HR

Su función de onboarding te permite generar flujos de tareas. Y así, identificar los pasos y las tareas a seguir de tu proceso.

Los datos estarán unificados y centralizados para facilitar el intercambio de la misma.

Estos flujos de trabajo se pueden automatizar. Así como asignar las tareas de modo automático con alertas para quienes participan en el onboarding.

El programa te va a permitir seguir a cada nuevo trabajador de forma oportuna. Podrás ver:

• La fecha de incorporación.
• Cómo avanza el proceso con datos en tiempo real.
• Resultados del mismo.

También podrás aplicar encuestas relevantes para obtener el feedback del nuevo empleado. Como bien vamos a ver en el paso 10.

7. La mentoría en el plan de acogida

Otorgar un mentor al nuevo empleado es una forma sencilla y efectiva de integrarlo. Ello consiste en asignar a una persona que le acompañe durante sus primeras semanas.

Sus funciones serán:

• Explicar los procesos.
• Solucionar dudas.
• Mostrar dónde se localizan los insumos.
• Cómo se pueden pedir herramientas de trabajo.
• Transmitir costumbres.
• Otras relacionadas con la cultura de la empresa.

Esto evita que la persona se sienta sola teniendo a alguien a quien acudir cuando dude de algo. También evita que esta se sienta incómoda si necesita consultar algo básico.

8. Priorizar la comunicación

La mejor experiencia del empleado se logra con un buen plan de comunicación interna. Tu plan de acogida se debe soportar con medios que faciliten y agilicen la comunicación.

La falta de comunicación puede generar malos entendidos y confusiones. Por lo general, desatan malestar y abandonos en la empresa.

9. La importancia del primer día

Ya hemos mencionado la importancia de la primera impresión, y el primer día es parte de ello. Para que este sea una excelente jornada, debes cuidar varios aspectos.

Algo crucial es comunicar a tu equipo que la nueva persona se va a integrar. Algo clave a cuidar es cuando llegue el nuevo integrante. Por tanto, ten listos:

• Oficina o escritorio.
• Correo electrónico.
• Demás materiales listos.

Asimismo, es bueno diseñar una guía con aspectos que faciliten los primeros días del nuevo miembro:

• La estructura.
• Procesos básicos.
• Cultura laboral.
• Personas de contacto.

10. Importancia del feedback

El proceso de onboarding debe incluir cómo se hará este feedback. Deberá de ser en ambos sentidos.

Por un lado, el mentor o jefe inmediato debe otorgarlo sobre el desempeño durante los primeros días del empleado.

Por otro lado, es crucial hacer encuestas de seguimiento. Con estas, puedes conocer las percepciones positivas y negativas de la inducción. Esto ayudará a aplicar mejoras y corregir lo que funcione mal.

En este sentido, no existe una fórmula única para incorporar a los nuevos empleados en empresas. Lo crucial es diseñar las estrategias clave como parte de tu plan de acogida.

Así, ¿una lista de cotejo es útil? Sí, y mucho. Pues te puedes asegurar que cumples con cada paso del onboarding.

Esperamos que este artículo te haya sido de gran ayuda. Y así, hayas entendido cómo aplicar una buena integración. Si deseas conocer más sobre este u otros temas similares, quédate en nuestra sección de recursos. ¡En Sesame HR queremos ayudarte!