Proceso de onboarding: ¿cómo aplicarlo de manera correcta?

25 de enero, 2022

El proceso de onboarding es el sistema a través del cual pasan los nuevos empleados. Y, aunque de primeras no parece un proceso importante, en realidad lo es.

¿Cómo construir un plan de onboarding exitoso para tu empresa? Aquí verás los 3 pasos que debes seguir.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding, también conocido como integración o inducción, se refiere al proceso de incorporación y orientación que se lleva a cabo cuando un nuevo empleado se une a una organización.

El proceso de onboarding es el conjunto de actividades y programas diseñados para recibir y capacitar a los nuevos empleados, brindándoles la información, herramientas y recursos necesarios para que puedan integrarse de manera exitosa en su nuevo rol y en la cultura de la empresa.

El objetivo principal del onboarding es facilitar la transición del nuevo empleado hacia su nuevo entorno laboral y asegurarse de que esté preparado para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y efectiva.

Este proceso va más allá de simplemente proporcionar información sobre las tareas laborales; también se centra en aspectos culturales, normas, valores y objetivos de la organización.

El onboarding generalmente comienza antes del primer día de trabajo del nuevo empleado y puede extenderse durante las primeras semanas o meses de empleo. Puede incluir diversas actividades, como:

1. Presentación a la empresa y al equipo: introducir al nuevo empleado a la estructura de la empresa, a sus colegas y a su gerente.
2. Capacitación sobre políticas y procedimientos: informar al nuevo empleado sobre las políticas internas, normas de conducta y procedimientos operativos.
3. Formación en el puesto de trabajo: proporcionar la capacitación necesaria para que el empleado pueda realizar sus tareas con confianza.
4. Comunicación de expectativas y objetivos: aclarar las expectativas del trabajo y los objetivos que se esperan alcanzar.
5. Integración cultural: facilitar la comprensión de los valores y la cultura de la empresa.
6. Asignación de mentores o tutores: ofrecer apoyo y guía adicional a través de un empleado más experimentado.

Un proceso de onboarding efectivo es fundamental para el éxito tanto del nuevo empleado como de la empresa. Proporciona una base sólida para la productividad y el compromiso a largo plazo del empleado, al tiempo que fomenta una experiencia de bienvenida y positiva en el nuevo lugar de trabajo.

¿Por qué es importante el proceso de onboarding?

Muchas empresas pasan por alto el proceso de onboarding pues, piensan que en realidad tiene poco impacto. Sin embargo, las estadísticas dicen lo contrario:

• Gestionar buen proceso de onboarding puede aumentar la tasa de retención de los recién contratados hasta un 82% e incrementar su productividad un 70%.
• El 69% de los trabajadores que pasan a través de un proceso de bienvenida exitoso se quedan en la empresa por lo menos 3 años.
• El 45% de los empleados nuevos empleados se van dentro de los primeros 20 días.

Como puedes apreciar, tener un manual para realizar el proceso de onboarding es realmente importante. Para que un empleado se quede en tu empresa por mucho tiempo, no basta con darle un buen sueldo ni ofrecer jugosas prestaciones.

Entonces, ¿Cómo llevas a cabo este proceso de forma exitosa? A continuación, verás una guía sencilla de 3 pasos.

3 pasos para crear un proceso de onboarding efectivo

1. Planificar el proceso con antelación

Antes de siquiera publicar la vacante, es necesario que primero definas todo el proceso. Establece un manual de bienvenida con las fechas para las tareas. Además, se debe asignar a las personas adecuadas para cumplir cada una de estas.

Algunas cosas que debes hacer al planificar el proceso de onboarding son:

• Enviar el contrato con antelación para que el nuevo tenga oportunidad de leerlo.
• Definir las tareas y organizar las presentaciones.
• Establecer cómo vas a dar seguimiento al proceso para que en ningún momento pierdas de vista al recién llegado.

2. El primer día

El primer día es el más importante. Necesitas dar una buena impresión a tu nuevo empleado del equipo de trabajo y de la empresa en general.

Muchos responsables de recursos humanos se limpian las manos simplemente entregando un manual aburrido y largo con las reglas y normas de la empresa. Esto, solo aumenta el estrés del recién llegado y le deja con un mal sabor de boca.

En el primer día no satures al nuevo con información. En su lugar, preséntale su área de trabajo, su equipo y, quizás, las normas más esenciales.

Si necesitas darle a tu empleado más información, hazlo a lo largo de los días, no de golpe.

3. Incrementa el sentido de pertenencia

El sentido de pertenencia es crucial en el proceso de onboarding. Permite que tu recién contratado se identifique con la empresa y sienta que ya forma parte de ella. Pero, ¿Cómo se puede lograr este sentido de pertenencia?

• Regálale camisetas, tazas, lápices, plumas o artículos similares que estén personalizados (que incluyan nombre, puesto de trabajo, nombre de la empresa, etc.).
• Asigna a un empleado que se haga cargo del nuevo y le guíe a lo largo de todo el proceso.
• Organiza reuniones celebrando la reciente incorporación.
• Promueve los valores y la cultura organizacional de la empresa.

Beneficios del onboarding para las organizaciones

El proceso de onboarding (integración o inducción) se refiere a la incorporación y capacitación de nuevos empleados en una organización. Es un paso crucial en el ciclo de vida del empleado y ofrece varios beneficios tanto para las compañías como para los nuevos trabajadores.

Algunos de los beneficios del onboarding más destacados para las compañías son los siguientes:

• Reducción de la rotación de empleados: ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, comprendidos y preparados para sus roles. Esto puede disminuir la probabilidad de que los empleados recién contratados abandonen la empresa prematuramente.
• Aumento de la productividad: los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente con sus responsabilidades y comenzar a contribuir de manera más efectiva al equipo y a los proyectos.
• Integración cultural: permite a los nuevos empleados familiarizarse con los valores, la misión y la cultura de la empresa. Esto facilita la alineación con los objetivos de la organización y promueve un sentido de pertenencia.
• Mejora de la satisfacción del empleado: Un proceso de onboarding bien estructurado muestra a los nuevos empleados que la empresa se preocupa por su éxito y bienestar. Esto puede tener un impacto positivo en la satisfacción laboral y en la percepción general del empleador.
• Mayor compromiso: puede mejorar el compromiso del empleado desde el principio. Los nuevos trabajadores pueden sentirse más motivados para aportar sus habilidades y conocimientos a la empresa, lo que a su vez puede aumentar su nivel de compromiso con la organización.
• Aceleración del tiempo de adaptación: ayuda a los nuevos empleados a sentirse cómodos y a reducir el tiempo necesario para adaptarse a su nuevo entorno laboral.
• Identificación temprana de talento: durante el onboarding, los gerentes y líderes pueden identificar rápidamente el talento y las habilidades únicas de los nuevos empleados, lo que puede permitirles asignar tareas y responsabilidades más adecuadas.
• Fomento de relaciones laborales: los nuevos empleados tienen la oportunidad de interactuar con compañeros de trabajo y líderes, lo que facilita el establecimiento de relaciones laborales positivas y colaborativas.

Ejemplos de proceso de onboarding de empresas reales

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de procesos de onboarding utilizados por empresas reales:

Google

Antes del primer día de trabajo, Google envía un paquete de bienvenida con información sobre la empresa y regalos personalizados. Los nuevos empleados son recibidos por un «anfitrión» que los guía durante las primeras semanas.

Se llevan a cabo sesiones de orientación para presentar la cultura, los valores y la misión de Google.

Además, los empleados asisten a sesiones de formación específicas para su puesto, y tienen acceso a cursos de capacitación en línea.

Google fomenta la interacción social con eventos de integración y actividades de equipo.

Microsoft

Microsoft ofrece una experiencia de onboarding personalizada según el rol y la ubicación del nuevo empleado.

Se les asigna un «buddy» (compañero) que les ofrece orientación y apoyo durante sus primeros días.

Los nuevos empleados reciben una serie de materiales para familiarizarse con la historia, la cultura y los productos de Microsoft. Participan en talleres y actividades de desarrollo profesional.

Se les ofrece la oportunidad de conectarse con otros nuevos empleados a través de redes y eventos sociales.

Adobe

Adobe ofrece un programa de onboarding de 12 meses que incluye diferentes etapas. Los nuevos empleados asisten a una «Academia de Iniciación» para conocer la historia y la cultura de la empresa.

Se les proporciona un plan de desarrollo personalizado y se les asigna un mentor. Adobe organiza eventos sociales y de networking para facilitar la integración con otros empleados.

HubSpot

HubSpot tiene un proceso de onboarding de 90 días para todos los empleados nuevos.

Durante la primera semana, los nuevos empleados asisten a una orientación que incluye presentaciones de líderes de la empresa. Participan en capacitaciones específicas para su rol y tienen acceso a recursos de aprendizaje en línea.

Los nuevos empleados son alentados a asistir a reuniones de equipos y eventos sociales para conocer a sus colegas.

Estos ejemplos muestran cómo diferentes empresas implementan procesos de onboarding adaptados a sus culturas y necesidades específicas.

El objetivo es brindar a los nuevos empleados una experiencia positiva y efectiva que los ayude a integrarse rápidamente en la organización y contribuir al éxito de la misma.

Lleva tu proceso de onboarding al siguiente nivel con un software de recursos humanos

Organizar el proceso de onboarding puede ser laborioso y es por eso que, tienes la posibilidad de facilitar tu carga de trabajo usando un software de recursos humanos que permita optimizar el proceso de incorporación.

Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con una función de onboarding, que te permitirá entre otras cosas:

• Asignar tareas a tus empleados de forma sencilla.
• Crear checklist para ver gestionar las tareas ya se han cumplido y cuáles están pendientes.
• Planificar todo tu proceso para que no se te escape nada.

Un buen proceso de onboarding puede transformar a tu empresa totalmente. Es por eso que necesitas cuidarlo y prestarle atención.

Esperamos que estos 3 pasos te sirvan y te ayuden a crear un sistema de bienvenida exitoso. Puedes probar Sesame HR gratis por 14 días aquí.