Gestión de turnos: cómo optimizar esta tarea con la herramienta de Sesame HR

30 de agosto, 2022

La gestión de turnos es clave en una empresa y requiere de la máxima atención para evitar errores. En este sentido, las aplicaciones para gestionar turnos han optimizado los aspectos que envuelven a una jornada laboral.

Sobre todo, esto sucede en empresas con un gran número de empleados y distintos tipos de horarios.

Este es el caso de Natalia. Su empresa metalúrgica cuenta con más de 200 empleados. De ahí, la dificultad de gestionar las peticiones de cada puesto, los horarios y las cargas de trabajo.

Para resolver esto, la función de gestión de turnos de Sesame HR te permite administrar diferentes horarios en una misma plantilla. ¿La gran ventaja? Que puedes configurar cada tipo de jornada laboral.

Este software convierte una tarea costosa en un proceso automatizado.

Gestión de turnos de Sesame HR

El objetivo de la empresa de Natalia es mantener su productividad durante las 24 horas. Por ello, los 200 empleados están divididos en distintos tipos de jornadas laborales.

¿El gran objetivo de Natalia? Gestionarlos, para que la producción no pare. Para garantizar este hecho, la empresa funciona con turnos rotativos.

Es aquí donde surge otro de los grandes retos para la gestión de turnos. ¿Cuál? Distribuir de forma equitativa las jornadas de mañana, tarde y noche.

Gestionar bien este asunto permite aumentar la satisfacción en el equipo de trabajo.

Tras probar varios métodos, la empresa ha decidido incorporar Sesame HR. ¿Para qué? Para crear turnos y cuadrantes de trabajo.

Organizar a los empleados en cuadrantes te ayuda a gestionar el turno de un trabajador. Tan solo debes hacer clic en el horario y los días que quieres que tenga.

La gestión de turnos rotativos

Hay empresas en las que se trabaja las 24 horas del día. Es decir, que necesitan estar en constante producción.

Para ello, desde recursos humanos deben alternar los distintos turnos de la plantilla. Quien trabaja una semana de mañanas, a la siguiente debe hacerlo de tardes.

Por tanto, si alguien trabaja en el turno de noche durante una semana, a la siguiente lo hará de mañanas.

¿Qué son los patrones semanales?

Son las combinaciones de turnos que son siempre iguales. Estos patrones agilizan la configuración de las jornadas de cada empleado.

¿Cómo se aplica de forma correcta? En cada día laboral, el empleado debe indicar qué turno realizará. Asimismo, puede añadir las semanas que desee. 

Cuando acaba la jornada, la aplicación indica el total de horas trabajadas. Permitiendo así configurar los turnos de tus empleados.

Al tener los patrones creados, podrás tener un listado con todos los configurados. En estos aparecerá el nombre y los empleados asignados en cada uno.

La gestión de turnos para mantener la productividad

Entre los 200 empleados encontramos a Valeria y Santiago, ambos con horario fijo. Los dos trabajan toda la semana y combinan: una semana de noche, otra de mañana y otra de tarde. La pieza clave aquí es que sus horarios coinciden.

De esta forma, sus horarios son:

• Las jornadas diurnas van de 8:00 a 16:00.
• El horario de tardes corresponde de las 14:00 a las 22:00.
• La jornada nocturna es de 22:00 a 6:00.

Por otro lado, Mateo y Ximena trabajan con horario flexible. Aunque no tienen una hora de entrada y salida fija, ambos coinciden en el mismo turno.

La gestión de turnos debe evitar los solapamientos

El objetivo de Natalia es gestionar estos turnos para evitar que pare la productividad de la empresa. Y para conseguirlo, hace uso de Sesame HR.

Si en la jornada diurna trabaja gran parte de la plantilla, significa que en la nocturna habrá menos personal. Y, por tanto, menos productividad.

Con este software, Natalia puede evitar esta situación, repartiendo los horarios de forma sencilla y automática. La producción en ambos turnos ha de ser equitativa.

Para ello, cuando Santiago trabaje toda la semana por la mañana, Ximena lo hará de noche.

Al aplicarlo con otros compañeros, Natalia se asegura de que en la empresa haya una presencia similar en todos los turnos.

Por otro lado también, cuando Ximena trabaje por la mañana, Mateo lo hará por la noche.

Tipos de jornadas laborales

Como acabamos de ver, Mateo y Ximena trabajan con flexibilidad horaria. Mientras que Valeria y Santiago lo hacen con uno fijo. Pero, ¿qué características tiene cada uno?

Horario fijo

Son los que tienen una hora exacta, tanto de inicio como de fin. En este caso, Sesame HR lo divide entre jornadas intensivas y jornadas con pausas o descansos.

Las intensivas también las conocemos como jornada completa En esta, el empleado realiza un horario intensivo, sin pausas.

Por otro lado, cuando un empleado tiene descansos en su días de trabajo, se conoce como jornada partida.

Horario flexible

Este tipo de horario se diferencia por tener una carga horaria semanal. Es como juntar la jornada laboral de una semana y repartirla entre los diferentes días laborables.

Para entender más los horarios flexibles, veamos cómo gestiona Ximena su jornada de mañanas.

Su flexibilidad horaria le permite entrar entre las 6:00 y las 7:30. Como los viernes sale más temprano de trabajar, entre semana suele hacer horas extras, y se va sobre las 17:30.

Los horarios flexibles son cada vez más demandados entre los empleados. Y es que son una gran solución para una buena conciliación entre la vida personal y la profesional.

¿Son los descansos necesarios?

En este sentido, el artículo 63 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) recoge lo siguiente:

Durante la jornada continua de trabajo se concederá al trabajador un descanso de media hora (…). Y en jornadas especiales,(…) una hora de descanso cada 6 horas de trabajo para tomar sus alimentos. También un periodo de descanso durante la noche si la jornada abarcara ésta.

Varios estudios científicos han reafirmado la necesidad de descansar durante la jornada laboral.

Estos también demuestran que descansar cada ciertas horas trabajadas aporta grandes beneficios. Pues permite tanto al trabajador como a la empresa:

• Aumentar la productividad laboral de un empleado.
• Reducir el estrés y ansiedad.
• Mejor desempeño laboral.
• Prevenir problemas de salud.

Respecto a los días de descanso, la Ley Federal del Trabajo los considera un derecho del trabajador.

Importancia de digitalizar la gestión de turnos

Muchas empresas usan hojas de cálculo para gestionar los turnos y registrar la entrada y salida de las jornadas.

Con la aparición de softwares de gestión de turnos, estos recursos han quedado casi obsoletos. Y es que estos programas son más efectivos y productivos, y ello se traduce en beneficios para la empresa.

Son varios los beneficios que aporta digitalizar estas tareas. ¿Cuáles? Veamos algunos:

1. Automatizar los horarios

Siguiendo la disposición de cada empleado, Sesame HR te permite planear los horarios de forma automática. De esta forma, puedes definir de forma individual los cuadros:

• Semanales.
• Mensuales.
• Anuales.

2. Gestionar las eventualidades y optimizar los recursos

¿Qué pasa si varios empleados tienen vacaciones y no se han registrado bien sus ausencias? Que en alguno de los horarios, la plantilla sea menor de lo habitual. O insuficiente para llegar a un mínimo de productividad.

No llevar un buen control de las vacaciones o ausencias laborales puede dificultar el trabajo de recursos humanos.

En este sentido, tanto Valeria, Ximena como otros compañeros de trabajo están ausentes por distintos motivos. Por tanto, ¿qué pasaría si surgen bajas y Natalia y su equipo de RR.HH. no cuentan con un software?

Como hemos dicho, su trabajo se volvería casi imposible. Cabe destacar las posibles causas de estas ausencias:

• Despidos.
• Vacaciones.
• Nuevos ingresos.
• Bajas de última hora.
• Asuntos personales.
• Ingreso de nuevos empleados.

En estas situaciones, los softwares permiten anticiparse a los imprevistos. Y así gestionar a la plantilla de la mejor forma posible, para evitar afectarla. 

Esto permite mantener intacta la productividad del equipo y de la empresa.

3. Aumentar la fidelidad de tus empleados

Una buena gestión de los turnos rotativos mejora la satisfacción de los empleados. Y también su fidelidad hacia la empresa.

¿Y si la mía no tiene turnos rotativos? No pasa nada. En estos casos, debes asegurarte de mostrar que todos los horarios estén en orden. También, debes trabajar para conseguir turnos equilibrados.

4. Recoger y almacenar información

Como ya hemos mencionado, con este tipo de software puedes centralizar información y obtener datos valiosos.

Así, esta función permite detectar los periodos de mayor rentabilidad. O, situaciones negativas que se estén repitiendo y afecten a la productividad del empleado.

Relación entre gestión de turnos y bolsa de horas extras

Una de las grandes ventajas de Sesame HR es conocer la situación de tu empresa en cada momento. Al poder controlar los fichajes de los empleados, también puedes visualizar las horas registradas por cada trabajador.

Dicha lista la podrás filtrar por:

• Centro de trabajo.
• Áreas de la empresa.
• Rol asignado a cada empleado.
• Estado: online, offline o en pausa.

Como hemos visto, Ximena suele realizar una hora y media de más en sus jornadas laborales. Con Sesame HR, Natalia y su equipo de recursos humanos pueden gestionar las horas extras con solo un clic.

¿Qué me permite esta función?

Visualizar las horas extras de cada empleado a nivel individual:

• Las horas compensadas.
• El recuento de fines de semana, nocturnos o festivos. Este conteo dependerá del sistema o modo que escoja cada empresa.
• Las horas reales.
• El total del saldo de horas.

A final de mes, Ximena tiene seis horas extras trabajadas. Por tanto, la empresa debe retribuir este tiempo o compensarle con vacaciones.

En este caso, se le devuelven con ausencias. Así, Natalia, como mánager, puede crear en la propia aplicación una ausencia titulada bolsa de horas. De esta forma, Ximena deberá marcarla para solicitar su descanso compensatorio.

¡Esperamos que te haya gustado este artículo! Por eso, te invitamos a ver más guías, artículos e información útil en nuestra sección de recursos. Recuerda, ¡en Sesame HR estamos para apoyar a tu empresa!