Gestión de turnos laborales con el software de Sesame HR

23 de septiembre, 2022

Las destrezas empresariales de un gestor de turnos son envidiables. Si ocupas este cargo, debes saber que por tu cabeza pasa toda la operación de la empresa. Incluyendo el manejo de turnos laborales.

Así, puedes tomar decisiones respecto a la gestión de horarios para aumentar la productividad. La ventaja es que no afecta al bienestar del equipo.

Gran parte de esta tarea administra los horarios. Y cuando no se cuenta con la tecnología ni equipo necesario, se complica el organizar el sistema de turnos.

¿Quieres saber cómo automatizar esta gestión con el software de Sesame HR? Entonces quédate y conoce las ventajas de hacerlo en tu empresa.

Todo sobre la gestión de turnos laborales

Es el proceso con el que distribuyes los turnos de trabajo de tus empleados. Esta organización se debe realizar según los procesos y tareas de la empresa.

Para administrarlos, el área de Recursos Humanos debe comprender los:

• Procesos de la compañía.
• Cargos y funciones.
• Naturaleza del negocio.

Este conocimiento te permite realizar un sistema de gestión de turnos. Este hace que la rotación del personal funcione de forma correcta.

Puede llegar a ser complejo, pues existen múltiples variables que afectan a esta tramitación. Por ejemplo:

• Distintos tipos de jornadas.
• Cantidad de empleados.
• Disponibilidad de horarios.
• Inventario de necesidades de cada proceso.

El papel de la comunicación interna

Sumado a esto, se recomienda incorporar una estrategia de comunicación interna. De esta manera, facilitarás a los empleados canales para:

• Consultar sus turnos y solicitar cambios.
• Reportar las incidencias que alteren los horarios.

También, en esta estrategia se necesita conocer la opinión de los empleados. Así como su grado de satisfacción con esta propuesta de horarios.

Esto facilitará tu tramitación, evitando descontentos y mal ambiente laboral por las decisiones de Recursos Humanos.  

Qué es un sistema de gestión de turnos

Este es un modelo diseñado por el equipo de RR.HH. Este establece las normas, protocolos y procesos para asignar los turnos en una empresa.

Para implementarlo, especifica la naturaleza de la empresa y las condiciones más relevantes para gestionar los turnos.

Estos son algunos de los aspectos a definir:

• Deberás respetar mínimo las 12 horas de descanso entre turno y turno para evitar la sobrecarga.
• Tener en cuenta la Ley Federal de Trabajo y cómo funcionan las horas extras.
• Si la jornada supera las 6 horas, el empleado debe tener un descanso en medio.
• Cuando la empresa tiene turnos de noche, no debes asignar dos semanas seguidas con este horario.

Ante los horarios rotativos, es importante comunicarlos con bastante antelación. Así, tus empleados pueden conciliar su planes personales y familiares.

Tipos de turnos laborales

Según el tipo de empresa y sus objetivos, se puede definir los necesarios para aplicar el sistema mencionado.

En este sentido, existen los turnos continuos, semicontinuos y discontinuos. Sus nombres dependen de la naturaleza de la empresa.

Y también, de si requiere personal activo las 24 horas, o si puede parar operaciones ciertos días de la semana.

Turno continuo

Aquí, las empresas no pueden parar su producción, pues su modelo de operación funciona así.

Por ejemplo, están los hospitales o la industria que produce bienes de consumo. O que usan el turno continuo para que la producción nunca se detenga, incluyendo los domingos.

Turno semicontinuo

Esta sucede cuando la empresa mantiene su producción por la noche. Es decir, su trabajo no descansa. Entonces, se requieren tres turnos para suplir la necesidad de personal y no interrumpir la productividad.

En este caso, se puede trabajar de día y de noche, pero se suele descansar los domingos.

Turno discontinuo

Se usa en empresas que no operan durante la noche. Por eso, sólo requiere de un turno por la mañana y otro por la tarde. Y así, abarcan toda la jornada operativa de la empresa.

Suelen ser compañías de prestación de servicios que cumplen con horarios de oficina tradicionales.

La bolsa de horas en la gestión de turnos

Esta es una nueva técnica añadida en las empresas. Permite redistribuir mejor las horas productivas según las necesidades de la empresa y de sus empleados.

Contar con esta función va a impactar en la gestión de turnos, aunque no tiene porqué ser de forma negativa. La bolsa de horas te ayuda a entender cuáles son más productivas y cuáles no.

De tal manera, el empleado trabajará cuando se le requiera y no sólo por cumplir un horario fijo. Pues estos calendarios no aportan mejor rendimiento.

Administrar las cuadrillas de turnos hace que cada trabajador sea un mundo completo. Por tanto, esta gestión puede verse como un rompecabezas imposible de conseguir.

Cuanto más grande es la nómina de tu empresa, más compleja es la redistribución de horarios. Sin embargo, esto se puede resolver motorizando turnos.

Tramitar los horarios de forma automática

Optimizar la gestión de turnos genera ventajas importantes. ¿Cuáles? El aumento de productividad, rendimiento y compromiso laboral de los empleados.

Esto pasa cuando se sienten eficientes en sus horas laborales, fruto de una buena distribución del personal.

A continuación, enumeramos algunas ventajas importantes para mejorar tus trámites:

1. Mejorar el rendimiento

Cuando tu plantilla ve que la distribución de turnos es equitativa, los niveles de rendimiento aumentan. ¿Por qué pasa esto?

Porque los empleados valoran a la empresa y quieren ser tenidos en cuenta en las tomas de decisiones. Por eso, puedes estimular el sentido de pertenencia si les dejas:

• Distribuir de forma equitativa su trabajo.
• Consultar y solicitar cambios en sus turnos.

2. Optimizar el trabajo del gestor de RR.HH.

Aplicar una gestión de turnos automática reducirá la carga de trabajo del área de Recursos Humanos. Además, con un software podrás:

• Planificar turnos en tiempo real.
• Hacer cambios en ciertos equipos de trabajo.
• Prever las incidencias de algunos empleados.

Y es que sus ausencias pueden afectar al desempeño de la empresa.

3. Historial del control de horas

Automatizar este trámite te permitirá conocer cuáles son las horas más efectivas de cada empleado. De esta manera, puedes revisar las:

• Jornadas más productivas de la empresa.
• Horas valle o de baja productividad.
• Identificar las áreas que requieren más o menos apoyo de personal.

Software de gestión de turnos laborales

Ahora conoces más sobre cómo administrar turnos en empresas. Por tanto, debes revisar las opciones del mercado para triunfar en tu proceso.

El Excel no basta para este tipo de operaciones. A no ser que tu empresa tenga menos de diez empleados. Por eso, te vamos a compartir las funciones del software de Sesame HR. Con este, puedes:

• Gestionar los turnos de forma óptima.
• Asignar y crear los cuadrantes de turnos rotativos.

Estas son jornadas cambiantes. ¿Sabes cómo funcionan? Sus horas de ingreso y salida varía según la producción de la empresa.

Sistema de alertas de Sesame HR

Podrás establecer qué personas pueden realizar y editar asignaciones. Otra función es este sistema de alertas que informa sobre cambios de horario. Y lo hace en tiempo real.

De esta manera, reciben su correo con los datos pertinentes para gestionar su vida según sus horarios.

Además, con Sesame HR podrás crear informes y guardar los registros de los turnos laborales. Esto es muy importante para evitar conflictos futuros.

Un programa con todos los datos del equipo te permite tener una lectura completa de la empresa. Así, podrás tomar decisiones contrastadas y estrechar vínculos laborales con tu plantilla.

¿Qué te parecen las ventajas que te ofrece este software? Suena bastante interesante y útil, ¿verdad? Pues te animamos a probarlo y experimentar la diferencia en tu empresa. También, si quieres saber más sobre contenidos relacionados, te animamos a seguir en nuestra sección de recursos.