5 razones para implementar un sistema de gestión documental digital en tu empresa

4 de abril, 2024

Torres e incluso montañas de documentos. Papeles, folios, cartas, contratos y un montón de documentación se apiñan en tu oficina de Recursos Humanos. Tantos documentos físicos te agobian y no sabes qué hacer. No te preocupes: la gestión documental digital ya es una posibilidad real.

El gestor documental en formato de software cada vez gana más adeptos en México. Muchos equipos de RR. HH., sobre todo en empresas medianas y grandes, ya han descubierto sus bondades, ¿las conoces?

La gestión documental digital actual suele incluirse en soluciones completas como el software de Recursos Humanos. Por eso, con Sesame HR te vas a enterar de las 5 razones para integrar la gestión documental digital a tu equipo.

Razones para implementar un gestor documental digital

La gestión de documentos es crucial para la productividad y el cumplimiento normativo. En consecuencia, no deberías perder tiempo revisando o buscando papeles en tu archivo de gestión documental físico. Este se llena de polvo y la ubicación de cada carpeta no siempre es clara.

Por lo anterior, ten en cuenta estos 5 buenos motivos para implementar un programa de gestión documental.

Toda la información que necesitas, en un mismo lugar con el Gestor Documental de Sesame HR

Simplifica la gestión de documentos, accede a archivos importantes en segundos y colabora de manera eficiente con tu equipo desde cualquier lugar y de forma segura

Ahorro de espacio físico

Un sistema de gestión documental digital permite almacenar todos tus documentos importantes en un solo lugar, ¡sin ocupar espacio físico! 

Esto se traduce en ahorro de costos, por la menor necesidad de archivadores, cajas y bodegas.

¿Recuerdas la imagen del godínez de RR. HH., rodeado de columnas de documentos y a punto de perder la cabeza? Pues con un sistema de gestión documental digital como Sesame HR, esa triste imagen puede quedar en el pasado. 

Acceso rápido a los documentos

Sigamos con nuestro protagonista, el oficinista de Recursos Humanos:

Gracias al gestor documental digital, los documentos se clasifican y se pueden buscar muy fácil, a través de referencias sencillas como:

• Fecha
• Categoría
• Empleado o área de la empresa. 

Esto le permite al especialista de RR. HH. encontrar casi de inmediato la información que necesita. Desde su computadora o incluso desde su celular (si está en home office, por ejemplo). Todo sin necesidad de sumergirse en una piscina de folios y papel físico.

Mayor seguridad y privacidad

Un sistema de gestión documental digital garantiza que los documentos estén protegidos contra pérdidas accidentales, robos o desastres naturales. 

Los documentos digitales también pueden protegerse con contraseñas y permisos de acceso, para restringir el acceso no autorizado. 

Además, la encriptación-seguridad de datos online, si cuentas con un software especializado como Sesame HR, suele ser de muy alta calidad. No tan vulnerable como un pequeño candado en un cajón.

Mejora de la colaboración

Facilitar el trabajo conjunto y la comunicación interna es otra de las razones de peso para integrar la gestión documental digital:

Múltiples usuarios y administradores pueden acceder al gestor documental para subir, consultar o descargar documentos de RR. HH. 

Eso sí, es importante aclarar que los administradores tendrán acceso a todos los documentos, pero cada empleado solo tendrá acceso a su expediente particular.

Así, cuando un colaborador tenga que aportar justificantes médicos de ausencia, por ejemplo, no tendrá que ir hasta la oficina de talento humano. Bastará con que adjunte el documento a la plataforma, y una notificación automática les llegará a los encargados. Estos sistemas ahorran esfuerzos.

Optimización de procesos y productividad

Como ves, un sistema de gestión documental digital automatiza diversos flujos de trabajo, lo que permite optimizar procesos como aprobaciones, permisos, confirmaciones de datos, entrega de comprobantes de nóminas, etc. 

Los documentos también se pueden personalizar con metadatos, para facilitar su clasificación y búsqueda. Esto da lugar a ganancias de productividad y ahorro de costos.

Sistema de gestión documental integrado en un software de Recursos Humanos

Ya hemos mencionado que Sesame HR incluye, entre sus funcionalidades de software para RR. HH., un completo gestor documental digital. 

De hecho, todos los beneficios que hemos mencionado en este artículo los puedes obtener con nuestro programa:

• Centralización y clasificación de documentos 
• Acceso remoto con conexión a internet
• Notificaciones automáticas
• Seguridad y mayor productividad.

Como miles de empresas ya usan Sesame HR, pueden hacer la gestión documental digital de:

• Nóminas de empleados: se envían de forma automática al perfil de cada colaborador, una vez que las subes a la plataforma.
• Documentos laborales: contratos, certificados, diplomas, comprobantes de bajas médicas, etc.
• Nota de gasto y tickets: cada factura y comprobante de gasto puede aportarse y verificarse a través del programa.

E incluso, contarás con firma digital incluida en la plataforma. Otra razón para tenerla en cuenta.

El software de Recursos Humanos 360 que revoluciona tu forma de trabajar

Fácil de usar e integrar

Cada vez más equipos de Recursos Humanos nos piden nuestro programa para gestión documental digital. Y una vez que lo empiezan a usar, no quieren dejar de usarlo porque su trabajo diario se hace más ágil.

Al respecto, la ventaja de Sesame HR es que resulta muy intuitivo y fácil de usar. Desde especialistas con décadas de experiencia hasta jóvenes apasionados de RR. HH., nos confirman su satisfacción:

Creemos que esto se da gracias a que, primero, se animaron a probarlo durante dos semanas. Y luego, decidieron integrar definitivamente nuestra solución. No nos extraña su satisfacción, pues además nuestra plataforma incluye:

• Control de tiempo: checador digital, horas extras, turnos, vacaciones.
• Reclutamiento y selección de personal.
• Evaluaciones de desempeño y encuestas de clima laboral, entre otras. 

Los tiempos están cambiando y la digitalización ya no es una opción, en realidad se trata de una necesidad. Y en empresas de 70 o más colaboradores, casi que se ha vuelto una obligación:

Por todo lo anterior, abre tu mente y anímate tú también a probar gratis Sesame HR.