Facturación y nómina electrónica: cómo realizarlas| Sesame HR

9 de enero, 2024

La facturación electrónica de nómina es la emisión, recepción y almacenamiento de comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI). Se usa en sustitución de los comprobantes físicos tradicionales y es muy práctica para la gestión de facturación y nómina electrónica.

De acuerdo con la legislación fiscal vigente en México, las empresas están obligadas a emitir CFDI por los pagos que realicen a sus empleados. Por eso, si tu empresa tiene 50 o más empleados, la siguiente información te puede interesar.

Acompáñanos a revisar este contenido sobre facturación y nómina electrónica. Además, no te pierdas la oportunidad de ver cómo el software de Sesame HR te facilita la gestión de incidencias en nómina y envío de comprobantes. Ya sea a través de correo o de la App. ¡Empezamos!

En qué consiste la facturación de nómina electrónica

Los CFDI de facturación y nómina electrónica deben cumplir con los requisitos que establece el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Entre los datos que deben contener se encuentran: 

• Folio fiscal único
• Fecha y hora de emisión y certificación 
• Claves del emisor y receptor 
• Conceptos pagados
• Forma de pago 
• Tipo de comprobante
• Sello digital del emisor, número de serie del certificado de sello digital y cadena original.

La facturación y nómina electrónica presenta distintos beneficios, tanto para empleadores como para empleados. Permite simplificar procesos, reducir costos, obtener información en tiempo real y cumplir con las obligaciones fiscales de manera ágil y eficiente. 

Además, los CFDI pueden almacenarse en la nube, o en digital dentro de tu propio sistema de almacenamiento. Esto facilita su consulta y conservación. De hecho, todos los sistemas de nómina en México te facilitan este alojamiento.

Facturación y nómina electrónica: obligaciones del patrón según la Ley Federal del Trabajo

Como patrón de una empresa de 50 o más empleados estás obligado a emitir nóminas electrónicas. Así lo establece la Ley Federal del Trabajo. 

De acuerdo con el artículo 99 de la LFT, las nóminas electrónicas:

deben cumplir con las especificaciones técnicas de formato y contenido que determine la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Estas especificaciones incluyen:

• El formato XML (lenguaje de marcado extensible)
• La estructura de los datos de acuerdo con el estándar de intercambio de información de nómina electrónica
• La foliación de cada nómina de manera única
• La firma electrónica avanzada del patrón o representante legal.

Plazos y sanciones

De conformidad con el artículo 100 de la LFT, los patrones deben entregar a cada trabajador su nómina electrónica. Esto se hará dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de pago. 

En caso de incumplimiento, la Secretaría del Trabajo podrá imponer sanciones que van desde el apercibimiento hasta multas económicas. A propósito, puedes confiar en Sesame HR para el envío automatizado de recibos de nómina, no importa si tienes 50 o 500 empleados. 

Recuerda, es tu responsabilidad cumplir con la ley, para garantizar los derechos de tus colaboradores. La emisión oportuna de nóminas electrónicas es una obligación que debemos tomar con seriedad. Por eso, lo ideal es contar con un aliado de plataforma de nómina o incidencias en nómina como Sesame HR.

Qué es un comprobante digital de nómina

Si eres especialista de nómina, no olvides que tu compañía queda obligada a emitir CFDI en la facturación y nómina electrónica. En estos se registran las percepciones y deducciones de nuestros empleados. 

En cuanto a contenido, aunque antes te hemos indicado lo que debe incluirse, aquí te lo mostramos con más precisión lo que no puede faltar en tus paquetes de nómina: 

• Número de serie del certificado de sello digital que se utilizó para sellar el CFDI.
• Folio único del CFDI de nómina.
• Fecha y hora de emisión y certificación del CFDI de nómina.
• Información del emisor (razón social, RFC y domicilio fiscal).
• Información de cada empleado (nombre, CURP y RFC).
• Periodo de pago: quincenal, semanal o mensual.
• Percepciones: sueldo, comisiones, bonos, compensaciones y beneficios extras, etc.
• Deducciones: ISR, ISSSTE, Afore, etc.
• Totales de percepciones, deducciones y neto a pagar.

Emitir CFDI de nómina nos permite cumplir con las obligaciones fiscales y dar certeza jurídica a los procesos de pago a empleados. Además, los CFDI pueden ser utilizados por los empleados como comprobante de sus ingresos ante el SAT.

Ventajas

El uso de facturación y nómina electrónica presenta varias ventajas para el empleador:

1. Reduce costos de impresión y almacenamiento de documentos
2. Agiliza procesos, al automatizar la generación y envío de comprobantes
3. Permite el seguimiento en tiempo real de CFDI emitidos y recibidos
4. Mejora la eficiencia fiscal, al reducir errores y facilitar revisiones del SAT
5. Es amigable con el medio ambiente, al reducir el uso de papel.

Prueba Sesame HR, la App para envío de nómina y gestión de incidencias

Ahora que ya sabes todo lo que debe incluir tu facturación y nómina electrónica, es momento de hablar de Sesame HR y todas las facilidades que te da: 

se trata de una plataforma integral de talento Humano, e incluye las funcionalidades de gestión de incidencias en nómina y gestor documental (con envío de recibos de nómina incluido).

Si tu empresa tiene 50 o más colaboradores, Sesame HR es la solución que necesitas. Gracias a su gestor de incidencias en nómina puedes reunir, analizar y reportar como incidencias toda la información mensual que se genera en cuanto a:

• Horas extras
• Turnos de trabajo
• Vacaciones y ausencias

El software gestiona estas acciones en el día a día (control de horario, horas extras, turnos y vacaciones). En consecuencia, al final de mes, tú como especialista de nómina solo tendrás que reunir la información de forma semiautomatizada.

Y podrás incluir otros elementos como bonos o deducciones de cada empleado. Así quedará lista toda la información para el timbrado de nómina. 

Por cierto: se calcula que las empresas que usan software para su gestión de nómina, aumentan hasta en 40% la productividad de sus especialistas.

Envío automatizado de los recibos de nómina

Por último, tras hacer el timbrado, la facturación y nómina electrónica, Sesame HR envía por ti los recibos a cada trabajador. Esto es posible gracias a su gestor documental, en el cual quedan alojados todos los registros históricos.

Así, tanto el colaborador como el especialista de RR. HH. pueden consultar estos documentos, desde la computadora o desde la App móvil.

¿Te imaginas cuánto espacio físico ganas y cuántos documentos impresos te ahorras con el gestor documental y de incidencias en nómina de Sesame HR? Claro, si tu empresa es de 50 o más empleados, notarás mucho la diferencia.

Por todo lo anterior, te invitamos a prestar mucha atención a las normas que rigen la facturación y nómina electrónica en México. Así mismo, te invitamos a probar Sesame HR de manera gratuita, para obtener muchos beneficios. 👉🏼 Reclama aquí tu prueba gratuita. 👈🏼