Cómo cumplir la Ley de Outsourcing gracias a tu base de datos de empleados

3 de octubre, 2022

La reforma a la Ley de Outsourcing fue aprobada en abril del 2021. A partir de una iniciativa del Gobierno Federal, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) trabajó en ella y modificó más de 500 artículos de la principal ley laboral del país.

El objetivo de dicha reforma era eliminar las prácticas que dañaban los derechos laborales y evitar la evasión de obligaciones patronales. Y, en el fondo, también había una intención de eliminar la defraudación fiscal.

De alguna u otra manera, la mayoría de las empresas se encuentran involucradas con esta norma. En esta publicación haremos un repaso de las implicaciones que la Ley de Outsourcing tiene para las empresas.

También, veremos cómo cumplir con dicha ley, observando un interesante ejemplo. Por eso, te invitamos a seguir leyendo. Y recuerda, cumplir las leyes mexicanas siempre será más fácil si cuentas con buenas bases de datos de empleados.

¿Por qué la reforma a la Ley de Outsourcing?

Como hemos dicho, fue la STPS la encargada de hacer la revisión a la Ley de Outsourcing. Durante el 2020 se hizo un análisis, en el cual encontraron algunos datos alarmantes:

• 5 millones de trabajadores laboraban bajo el esquema de outsourcing en México.
• 83% de las organizaciones que se inspeccionaron tenían subcontratado a la totalidad del personal.
• 75% de la fuerza laboral se encontraba registrada ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), con un salario por debajo del real. Y, realizando actividades a las que se habían registrado.
• 29% de las empresas auditadas renovaba el contrato de los trabajadores de manera mensual. Esto generaba incertidumbre sobre la continuidad del empleo.
• 95% de las empresas conseguía a sus trabajadores mediante un mínimo de 3 empresas contratistas. Es decir, estos actuaban como intermediarios que contribuían a la evasión fiscal.

Ante estos y otros datos, la reforma fue inminente. La Ley de Trabajo reconocía el outsourcing como una subcontratación de servicios, pero no estaba regulada.

Así fue como en abril de 2021 se aprobó la reforma, publicándose en el Diario Oficial de la Federación (DOF). La Ley de Outsourcing entró en vigor a partir de septiembre del mismo año.

¿Cuáles son las modificaciones a la Ley de Outsourcing?

Existen múltiples cambios en la Ley del Outsourcing. Entre los más relevantes se encuentran:

1. Se prohíbe la subcontratación de personal

Con la nueva ley se establece que sólo los empleadores pueden contratar los servicios de los trabajadores de manera directa. Es decir, queda prohibido que un trabajador propio se ponga a disposición de otra empresa.

Lo que se sigue permitiendo es el trabajo de agencias de empleo que pueden realizar actividades de reclutamiento, selección y capacitación.

2. Surge la figura de la subcontratación

La autoridad no descarta del todo la posibilidad de subcontratar servicios alternos. Pero para que esto pueda realizarse, existe una condición.  Los servicios u obras que se vayan a subcontratar no deben formar parte del objeto social ni de la actividad económica principal de la empresa.

3. Registro ante la STPS

Las empresas que deseen ofrecer servicios de subcontratación de servicios especializados están obligadas a registrarse ante la STPS. Para lograr dicho registro, estas empresas deben acreditar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social.

Quienes obtienen el registro son incorporados a un padrón público que se puede consultar a través de internet.

4. Los contratos de subcontratación

Todas las subcontrataciones deberán formalizarse por medio de un contrato escrito. El contrato debe aclarar el motivo de los servicios que se proporcionarán o las obras que se trabajarán. También debe indicar la cantidad de trabajadores que formarán parte de los servicios u obras.

5. Responsabilidad solidaria

La reforma a la Ley de Outsourcing establece la responsabilidad solidaria en los contratos de subcontratación de servicios especializados. Es decir, las empresas que reciban los servicios especializados deben responder frente a los empleados en caso de incumplimiento por parte de la empresa que ofreció el servicio.

6. Presentación de informes ante el IMSS e Infonavit

Todas las empresas contratistas tienen la obligación de presentar informes cuatrimestrales ante el IMSS y el Infonavit. El objetivo es comprobar que los contratos celebrados de subcontratación cumplan con las cuotas de Seguridad Social y sus obligaciones fiscales correspondientes.

Un escenario para la Ley de Outsourcing

Para dejar más clara la manera en que la reforma a la Ley de Outsourcing modificó las relaciones laborales, veamos el caso de Isabel. Ella fue contratada por una empresa cuyo objeto social es la producción de materiales textiles.

Isabel es una chica recién egresada de la universidad. Tuvo un corto pero exitoso trayecto en una empresa que operaba en el extranjero. Su especialidad son los Recursos Humanos, por lo que se sumo a dicho equipo con la responsabilidad de contratar al personal.

Un día Alberto, el gerente de Recursos Humanos, informó al equipo de un nuevo proyecto de la empresa. Había un ambicioso plan de expansión, que requería la apertura de una nueva planta. Para ello, se requería la contratación de 30 personas para que laboraran en el nuevo proyecto.

Isabel había conocido los beneficios del outsourcing en la empresa extranjera. Lo que desconocía era la nueva normatividad en México, y que difiere de cómo se entiende el concepto en otros países.

Así es que presentó un plan de contratación a Alberto. En él indicaba que las 30 personas podían ser subcontratadas. Incluso, presentaba un listado de tres posibles empresas para realizar la subcontratación.

Qué exige esta norma a las empresas

Alberto detuvo el proyecto de Isabel. Le explicó que dicho plan podía presentar inconsistencias frente a la nueva ley de outsourcing. Le pidió que revisara la ley y que volviera a trabajar en su proyecto de contratación.

Isabel leyó la nueva ley y se dio cuenta que, si seguía su plan como estaba trazado, caería en incumplimientos.

Lo primero que hizo fue clasificar al personal que tenía que contratar. De las 30 personas, 18 trabajarían en la producción del nuevo producto. Estas personas no podían ser subcontratadas.

Pero de las 12 restantes que demandaba el proyecto, algunas trabajarían en temas de limpieza, soporte informático y gestión contable. De acuerdo a la norma, podían considerarse como servicios especializados y los podía obtener por subcontratación.

Después evaluó a las empresas que había presentado como opciones para la subcontratación. Como lo dice la ley, revisó que las mismas se encontraran dadas de alta en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE). Se dio cuenta que una de sus opciones no se encontraba registrada.

Una vez replanteado su proyecto lo volvió a presentar con Alberto. Después de varias revisiones y correcciones fue aprobado. Al final, Isabel cumplió con la Ley de Outsourcing, al realizar un contrato con cada empresa con la que subcontrató los servicios correspondientes.

Base de datos de empleados para cumplir con la ley

Pasados 6 meses, Isabel recibió un requerimiento por parte del IMSS. No había presentado su informe cuatrimestral y su empresa estaba obligada, ya que había el registro de que subcontrataba servicios.

Lo que más alarmó a Isabel fue la leyenda en el citatorio, donde se le recordaba que en caso de incumplir la Ley, sería acreedora a una sanción. La multa podía ser de 2.000 a 50.000 mil veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Esto se traduce en multas de entre $179,240 a $4,481,000 pesos mexicanos.

Isabel acudió con su jefe toda alarmada. Había cometido un error y ahora necesitaba ayuda para salir del problema. Alberto la tranquilizó, pero le dijo que debían actuar con prontitud.

Alberto es un ejecutivo experimentado, que cuenta con una base de datos de empleados. Dicha base la mantiene actualizada en una plataforma digital. Esto ayudó para que su empresa pudiera cumplir con la ley.

Gracias a la base de datos de empleados, pudieron comprobar que:

• El personal que su empresa contrataba de manera directa se encontraba dada de alta de manera regular.
• Las personas que laboraban en los servicios subcontratados, estaban bien identificados.
• Las empresas con quienes tenían acuerdos de subcontratación estaban al corriente de sus obligaciones fiscales y otorgando las prestaciones de ley.

Isabel aprendió mucho de este proyecto. Conoció las modificaciones que presenta actualmente la Ley de Outsourcing en México. Y también, se sorprendió de las severas multas en que puede caer una empresa que incumpla a las mismas.

Apoyo digital para cumplir la Ley de Outsourcing

Después de revisar esta historia, podemos hacer consciencia de la relevancia de cumplir con la nueva Ley de Outsourcing. Si tu empresa contrata o desea contratar servicios especializados, debe poner especial cuidado en cada detalle de su cumplimiento.

Recordemos que los contratantes se vuelven responsables solidarios con las empresas que contraten. Por ello, deberán garantizar que dichas empresas también están cumpliendo con sus responsabilidades legales y fiscales.

Contar con una base de datos de empleados de manera digital puede ser un gran apoyo para los reportes cuatrimestrales, o ante cualquier auditoría. Sesame HR, a propósito, es un software especializado que cuenta con dicha función, entre otras que respaldan al equipo de RR. HH.

Tener la base de datos de empleados en Sesame HR no sólo te permitirá cumplir con la Ley de Outsourcing. Esta plataforma te ayudará a mantener centralizados, actualizados y accesibles toda la información para la adecuada gestión de tus Recursos Humanos.