20 Claves para la gestión de equipos de trabajo

11 de abril, 2023

La gestión de equipos de trabajo es una de las responsabilidades que tienen mayor influencia en los resultados de una organización. Esto es porque las personas son quienes crean, desarrollan e impulsan a las empresas.

La generación de las estrategias, la ejecución de sus proyectos y la solución de los problemas dependen de una adecuada gestión de equipos de trabajo. Por lo tanto, el objetivo de esta gestión es la promoción del máximo rendimiento de las personas que conforman dichos equipos.

Gestión de equipos de trabajo: qué es

Podemos decir que la gestión de equipos de trabajo es el conjunto de procesos que tienen como fin tanto la organización como la coordinación de un grupo de personas dentro de una empresa u organización.

Las personas que conforman los equipos no son robots que trabajen de modo autónomo. Estamos hablando de perfiles mixtos (profesionistas y humanos) que son únicos y heterogéneos al mismo tiempo.

Por lo tanto, más allá de la productividad, deben cuidarse temas como la capacidad de colaboración, actitudes, comunicación y otros factores que influyen en el desempeño de los equipos.

Por lo general, son los directores de cada departamento los responsables de dicha gestión. Y en muchos casos, los departamentos de Recursos Humanos son quienes ayudan y mejoran dichos procesos.

Importancia de la gestión de equipos de trabajo

Hemos mencionado que la gestión de equipos de trabajo dirigida de modo adecuado repercute de modo positivo en los resultados de las empresas. Pero en México, mejorar dicha gestión toma una relevancia mayor.

En un sondeo que aplicó «El Empresario», más del 72% de los participantes encuestados mencionaron que los mexicanos no sabemos trabajar en equipo. Otra prueba es la alta cantidad de artículos que podemos encontrar en Google que muestran nuestra falta de colaboración en deportes, política y otros campos.

Una de las razones fue la alta especialización que se requería en el trabajo antes de los años 70’s. Pero la realidad es que el trabajo actual demanda una gran necesidad de cooperación e integración en equipos.

Aunque hay mucho que trabajar desde el punto de vista de la educación, las empresas también tienen su participación. Se debe cambiar el chip y ayudar a los trabajadores a mejorar sus habilidades con respecto al trabajo en equipo y el manejo de personal.

Labores básicas

Son los líderes de los equipos quienes deben conocer las funciones básicas  en la gestión de equipos de trabajo. Para entenderlas mejor, vamos a dividir dichas acciones en tres grupos.

Liderar

El responsable de un equipo debe unificar los criterios de los miembros para que todos compartan un objetivo colectivo. Para ello, el líder debe saber inspirar y compartir los valores de la organización. Además debe saber delegar tareas y comprometerse con el equipo.

Motivar

La motivación tiene que ver con ayudar a las personas a desbloquear su mentalidad para que puedan accionar. Es decir, se deben buscar maneras para que las personas quieran hacer su trabajo y busquen potencializar su desempeño.

Cohesionar

Los buenos líderes saben unir a su equipo entre sí y en torno a él. Para ello se requiere de reuniones periódicas y bien enfocadas, compartir las decisiones estratégicas, establecer los puntos de mejora y reconocer el  trabajo bien hecho.

Habilidades duras en la gestión de equipos de trabajo

Las habilidades duras o hard skills son aquellas competencias que se adquieren a través del estudio o la experiencia y que permiten desempeñar una labor. Por lo tanto, en la gestión de equipos de trabajo, dichas habilidades dependerán del tipo de equipo.

Es decir, cada equipo debe determinar el conocimiento técnico de los profesionales que lo van a conformar. La combinación de habilidades o disciplinas son lo que le da riqueza a los equipos de trabajo.

Algunas habilidades duras que por lo general se requieren en la mayoría de los equipos están:

• Manejo de personal.
• Habilidades lingüísticas.
• Gestión de proyectos.
• Manejo de herramientas de análisis de datos.
• Conocimiento de software administrativo.

Habilidades blandas en la gestión de equipos de trabajo

Por otro lado, están las habilidades blandas o soft skills que son las capacidades que tienen las personas para desempeñar su trabajo de modo más efectivo. Etas habilidades se enfocan al lado emocional, interpersonal y de desenvolvimiento.

Más allá de la capacidad de liderazgo, en la gestión de equipos de trabajo se requieren las siguientes habilidades:

• Empatía.
• Cooperación.
• Capacidad resolutiva.
• Pensamiento crítico.
• Responsabilidad.
• Escucha activa.
• Capacidad organizativa.
• Flexibilidad.

20 claves para mejorar la gestión de equipos de trabajo

Hay muchas acciones a implementar para mejorar la gestión de equipos de trabajo de tu empresa. Sin embargo, hemos querido reunir 20 claves que te ayudarán a mejorar como responsable de un equipo.

Intenta ponerlos en práctica. Estamos seguros que te sentirás motivado al notar los cambios positivos que vendrán en los resultados de tus proyectos.

1. Mantener un pensamiento positivo

Para dirigir un equipo de trabajo es vital que el líder mantenga una buena actitud incluso en los momentos más complicados. La actitud positiva no consta en mantener un pensamiento positivo irracional. Tiene que ver con encontrar el lado positivo y el aprendizaje a cada escenario que enfrentamos.

Esta buena actitud motiva y ayuda a que las personas encuentren soluciones o brinden lo mejor de sí para alcanzar los resultados.

2. Conocer a todos los miembros del grupo

Parte esencial en la gestión de un equipo es el conocimiento de todos los miembros del grupo. Esto ayuda a generar vínculos fuertes y a aumentar el compromiso de sus integrantes.

En este punto no se trata sólo de tener un buen ambiente de trabajo o de organizar actividades extra laborales. Se trata conocer a las personas de manera profesional y personal, donde la empatía y la confianza cobren fuerza.

3. Definir metas y plazos de entrega

Cualquier tarea o proyecto requiere de la definición de objetivos así como el establecimiento de plazos de entrega. En la gestión de equipos, es relevante que el líder asigne las tareas individuales con su lapso de tiempo requerido.

Además, se debe dejar clara la influencia de dicha tarea en la consecución del objetivo grupal. Sólo así el grupo podrá ser eficiente ahorrando recursos y mejorando los resultados.

4. Promover la inclusión y la diversidad

Uno de los beneficios que tiene el trabajo en equipo es que se pueden generar ambientes creativos con diversidad de opiniones. Para obtener el mayor provecho se debe fomentar la participación y promover la inclusión de todos los integrantes del equipo.

5. Implementar un software de Recursos Humanos

El no usar las herramientas digitales que existen en la actualidad para la gestión de equipos es desaprovechar una infinidad de beneficios que traen consigo. De entrada, los más relevantes son la reducción en el uso de recursos y de tiempo.

Un software que te recomendamos para el manejo de personal es Sesame HR. Con esta aplicación puedes unificar la información, generar nuevos medios de comunicación, mejorar la coordinación en el trabajo, considerar la opinión de los demás y otras actividades más.

Con Sesame HR podrás notar un antes y un después en la gestión de tu equipo de trabajo. Al automatizar las tareas rutinarias, podrás adquirir una visión global y te permitirá planificar mejor y ser más ágil para alcanzar los resultados que esperas.

6. Desarrollar y orientar el talento

Los responsables de los equipos deben tener la habilidad de detectar el talento de cada miembro del grupo. Una vez detectadas estas habilidades se deben orientar para que se vuelque en beneficio tanto del equipo como de la organización entera.

En ocasiones, el talento se encuentra latente, por lo que también es necesario saber desarrollarlo. Esto implica tanto la asignación de retos como la determinación de capacitación para cada persona.

7. Confiar en el equipo

Confiar en el equipo se traduce en delegar tareas importantes esperando que las personas sacarán lo mejor de ellas. Por ello, se requiere aprender a seleccionar a los miembros en cuanto a rasgos de compromiso, honradez y carácter.

8. Mantener la imparcialidad

Los responsables de la gestión de equipos de trabajo deben ser ecuánimes y no favorecer a ningún miembro del grupo. No se puede favorecer a las personas con las que tenemos mayor afinidad, para que haya igualdad en el trato y reconocimiento de una autoridad imparcial.

9. Resolver los conflictos

Recuerda que los conflictos se presentan por diferencias en las perspectivas de las personas y que no se resuelven solos. Se deben resolver los conflictos de manera temprana para que no influyan en el éxito de los proyectos. Por ello, se debe estar preparado para lidiar con todo tipo de situaciones.

10. Usar People Analytics

El uso de la tecnología te ayudará en la optimización del uso de los datos y en la toma de decisiones. Las herramientas que poseen People Analytics, como Sesame HR, te permiten medir tendencias, detectar patrones y estudiar comportamientos.

Con la información procesada puedes mejorar el clima laboral, fortalecer el compromiso de los miembros del equipo y adelantarte a los posibles problemas.

11. Apostar por una comunicación transparente

Mantener una comunicación clara y transparente es básica en todo equipo de trabajo. Para ello se deben generar medios donde la comunicación sea fluída para evitar los rumores o malos entendidos.

12. Administrar el tiempo del equipo

Dicen que el tiempo es oro y esto aplica en la gestión de equipos de trabajo. Para ello, se debe ser realista al determinar los plazos de las tareas. También se deben cuidar las fugas de tiempo como actividades innecesarias o reuniones sin objetivos.

Una práctica recomendable es organizar el tiempo en bloques por tareas. De esta manera, las personas evitan pasar de una tarea a otra. Se determina el tiempo a dedicar y qué tarea se debe ejecutar en cada horario.

13. Organizar dinámicas de grupo

La confianza se construye a través de la convivencia y la generación de relaciones. Es muy recomendable que se propongan de manera regular dinámicas de grupo que ayuden en el conocimiento e integración de las personas.

14. Apertura ante las ideas y opiniones

Se debe trabajar para mantener una cultura que fomente la expresión abierta sobre cada punto de vista. Todas las opiniones deben ser bienvenidas para que la toma de decisiones se complemente y tome en cuenta las diferentes percepciones.

15. Digitalizar la gestión de proyectos y tareas

Emplear un software que ayude en la gestión de tareas y proyectos va a potencializar los resultados de tu equipo de trabajo. No sólo ayuda en una mejor planeación, sino también ayuda en la coordinación de las personas, balancea las cargas de trabajo, mide el desempeño y valora el talento de las personas.

Sesame HR también es un gestor de tareas que te ayuda a medir los costos y la rentabilidad de cada equipo y de cada proyecto. Con ello verás resultados positivos en la productividad de tu empresa.

16. Compartir los valores

Cuando existe una comprensión mutua es más fácil mantener un buen clima de trabajo. Por ello es necesario que los miembros del equipo conozcan y compartan los valores y la filosofía del mismo.

17. Construir con base en las fortalezas

Se deben conocer los puntos fuertes de cada uno de los miembros del grupo. Con ello, el líder debe colocar a cada persona en el lugar que más ayude para mejorar el rendimiento del conjunto. Este tema también influye al momento de seleccionar a los miembros, de manera que se haga de forma complementaria.

18. Cuidar la salud física y mental del equipo

La gente que se siente bien, trabaja bien. Por ello se debe cuidar la salud de los miembros del equipo. Este cuidado no sólo debe cubrir los aspectos físicos, sino también los mentales.

Como líder de equipo se debe prevenir el agotamiento. Este puede ocurrir porque los miembros del equipo se ocupen de muchas tareas durante demasiado tiempo. Para ello, se debe ser proactivo en la gestión de la carga de trabajo y promover los equilibrios.

19. Establecer pautas para el equipo

Las pautas de un equipo son reglas formales y normas no expresadas que dirigen el comportamiento y las interacciones laborales. Cada equipo debe determinar las propias, incluso si no se encuentran escritas en algún documento.

20. Predicar con el ejemplo

Las acciones y palabras de los líderes tienen un gran impacto en las demás personas. Por ello, los líderes de los equipos deben actuar con ejemplo y reflejar los comportamientos que se desean observar en todo el equipo.

Los beneficios de un grupo de trabajo bien liderado, responsable, motivado, integrado, resolutivo y autónomo son enormes para las empresas. Mejora la gestión de tus equipos de trabajo y el éxito estará a la vuelta de la esquina.