Clasificación de los sistemas de información y en cuál está RRHH

29 de febrero, 2024

En el mundo actual, la información es un recurso invaluable. Y en las empresas de 100 o más empleados, todos dependen de sistemas de información eficientes para gestionar y procesar los datos de manera efectiva. Pero, ¿cuál es la clasificación de los sistemas de información?

La clasificación de los sistemas de información de Recursos Humanos y demás es esencial:

• Para comprender su funcionalidad y su capacidad para satisfacer las necesidades específicas de una organización.
• Además, impacta en cada área del 🏬 organigrama de empresa.

Al finalizar este artículo, tendrás una comprensión más clara de cómo se clasifican los sistemas de información. También, entenderás cómo pueden beneficiar a las organizaciones en su búsqueda de éxito.

Cómo se clasifican los sistemas de información en las empresas

Vamos a explorar las diferentes categorías utilizadas para clasificar los sistemas de información. Estas van desde sistemas transaccionales hasta el sistema de información de recursos humanos, clave al apoyar la toma de decisiones.

En las empresas, los sistemas de información se clasifican en diferentes categorías. Según su función y el nivel de la organización en el que operan.

Al clasificar los sistemas de información, las empresas pueden identificar qué tipo de esquema es adecuado para satisfacer sus necesidades y alcanzar sus objetivos empresariales.

Cada categoría tiene su propósito y contribución única para optimizar la gestión de la información en la organización. La clasificación más usual es la siguiente:

Sistemas de procesamiento de transacciones (SPT)

Estos sistemas se centran en la captura y procesamiento de transacciones diarias de la organización.

Las transacciones más comunes son las ventas, las compras y los registros contables. Su objetivo principal es asegurar la eficiencia y la precisión en el procesamiento de datos operativos.

Sistemas de información gerencial (SIG)

En esta clasificación consideramos los sistemas que brindan información a los gerentes de nivel medio. Su objetivo es ayudarles en la toma de decisiones tácticas y operativas.

Proporcionan informes y análisis basados en datos procesados. Permite a los gerentes supervisar el rendimiento, controlar las operaciones y tomar decisiones informadas.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (SATD)

Los sistemas de este grupo están diseñados para ayudar a ejecutivos y tomadores de decisiones estratégicas en la toma de determinaciones complejas y no estructuradas.

Utilizan modelos y análisis avanzados para proporcionar información relevante y apoyar la formulación de estrategias empresariales.

Sistemas de información expertos (SIE)

Los sistemas  de información expertos utilizan conocimientos especializados y reglas lógicas, para brindar asesoramiento y soluciones en áreas específicas.

Se basan en la experiencia de expertos humanos. Se utilizan en campos como:

• El diagnóstico médico
• El soporte técnico
• La planificación financiera (incluido el sistema de nómina, por ejemplo).

Sistemas de información para la gestión del conocimiento (SIGC)

Los SIGC se centran en la gestión y el acceso al conocimiento dentro de la organización. Facilitan la creación, el almacenamiento y el intercambio de información y conocimientos entre los empleados.

Estos hacen que se mejore la colaboración y la toma de decisiones con base en el conocimiento. El sistema de información de recursos humanos es parte de este.

Cuántas clases de sistemas de información gerencial existen

Hagamos ahora un foco en los sistemas de información gerencial. Existen dos clases principales de sistemas de información gerencial (SIG):

• Una clasificación son los llamados sistemas de información gerencial basados en operaciones.
• Los otros son los estratégicos.

Conozcamos cada grupo a detalle:

Sistemas de Información Gerencial Basados en Operaciones (SIGBO)

Los sistemas de esta clasificación se enfocan en brindar información y soporte para la toma de decisiones en actividades operativas y de nivel medio de la organización.

Ayudan a supervisar y controlar las operaciones diarias, generando informes y análisis sobre datos transaccionales y operativos.

Los SIGBO incluyen funciones como:

• Procesamiento de transacciones
• Generación de informes estándar
• Automatización de procesos.

Sistemas de Información Gerencial Estratégicos (SIGE)

El otro grupo son los sistemas de información gerencial estratégicos. Dichos sistemas se centran en proporcionar información y apoyo para la toma de decisiones estratégicas a nivel ejecutivo:

• Su objetivo es apoyar a los líderes a formular estrategias, tomar decisiones de alto nivel y evaluar el desempeño global de la organización.

Los SIGE incorporan, para brindar una visión holística y a largo plazo de la organización:

• Análisis más avanzados
• Modelos predictivos
• Herramientas de visualización de datos.

Es importante tener en cuenta que estas clases no son excluyentes y a menudo se interconectan en la práctica. Los sistemas de información gerencial pueden combinar características y funcionalidades de ambas clases. Esto para lograr adaptarse a las necesidades específicas de la compañía y los niveles de la toma de decisiones.

Qué sistemas de información se gestionan desde el área de RRHH

El área de 🤝🏼 gestión de personal maneja varios sistemas de información de recursos humanos. Estos son fundamentales para administrar y supervisar las actividades relacionadas con el capital humano en una organización.

En esta área se gestionan tanto sistemas de información administrativos como estratégicos.

A continuación, se enumeran algunos ejemplos de sistemas de información administrativos y estratégicos gestionados desde el área de RR. HH.

Sistemas de información administrativos de RRHH

Los sistemas de información de recursos humanos (administrativos) son herramientas tecnológicas utilizadas para gestionar y automatizar los procesos y tareas relacionadas con RR. HH.

De acuerdo al estudio “Tecnología de Recursos Humanos: adopción y expectativas”, realizado por PwC:

• El 71% de las organizaciones tiene como objetivo invertir en tecnología de recursos humanos, incluyendo sistemas de información administrativa.

Algunos sistemas de información administrativos son:

Administración de personal

Este sistema de información de Recursos Humanos se encarga de gestionar la información básica de los empleados. Ejemplo de la información a gestionar son:

• Los datos personales
• Historial laboral
• Expedientes
• Licencias, permisos
• Registros de asistencia.

Gestión de nómina

Son los sistemas que se utilizan para procesar y administrar los pagos de los empleados. En esta gestión se incluye:

• La generación de nóminas, cálculo de impuestos, deducciones y beneficios. Además, la generación de informes relacionados con la remuneración.

Gestión de tiempo y asistencia

Se trata de sistemas que registran y supervisan la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados. De esta manera, se controlan las horas trabajadas y se hace la 📅 gestión de vacaciones y ausencias.

Gestión de reclutamiento y selección

Son el grupo de plataformas que ayudan en el proceso de reclutamiento y selección de candidatos:

• Desde la publicación de ofertas de empleo, la gestión de currículums y la programación de entrevistas, hasta la generación de informes de seguimiento.

Administración de documentos y expedientes

Este otro grupo de sistemas permiten la gestión y el almacenamiento de documentos y expedientes relacionados con los empleados.

Siempre es necesario administrar contratos laborales, formularios de beneficios, evaluaciones de desempeño, entre otros.

Por último, hablando de la clasificación de los sistemas de información para RR. HH., mencionamos también a los estratégicos.

Sistemas de información estratégicos de Recursos Humanos

Los sistemas de información estratégicos de RR. HH. son tecnologías que se utilizan para recopilar, analizar y utilizar datos e información estratégica, relacionada con la gestión del capital humano.

Estos sistemas están diseñados para respaldar la toma de decisiones estratégicas en el ámbito de recursos humanos.

También, sirven para ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos estratégicos, en términos de 👉🏼 gestión humana y maximización del rendimiento de los empleados.

Un estudio de Gartner encontró que el 59% de las organizaciones había implementado o planeaba implementar sistemas de información estratégica de recursos humanos.

Gestión del desempeño

Se utilizan para establecer y gestionar los objetivos de desempeño de los empleados. Entre sus funciones incluyen:

• Realización de evaluaciones periódicas
• Brindar retroalimentación
• Apoyar en la identificación de necesidades de desarrollo y capacitación.

Gestión del talento

Este grupo de plataformas se enfocan en la identificación, el desarrollo y la retención del talento dentro de la organización.

Permiten realizar la planificación de sucesiones y evaluar el potencial de los empleados. Y diseñar programas de desarrollo y capacitación.

Análisis de Recursos Humanos

Las herramientas de esta clasificación emplean técnicas de análisis y visualización de datos. Se busca que proporcionen información estratégica sobre el rendimiento y la productividad de la fuerza laboral.

También, aportan datos sobre la gestión de habilidades y competencias, y las tendencias en la contratación o retención de talento.

Planificación de la fuerza laboral y sucesión

Existen sistemas que ayudan en la planificación de la fuerza laboral a largo plazo. Esto implica proyectar las necesidades futuras de personal y desarrollar planes de sucesión, para asegurar la continuidad de liderazgo y talento en la organización.

Estos son solo algunos ejemplos de la clasificación y sistema de información de recursos humanos. Hemos hecho un recorrido desde los generales, hasta los más específicos.

La elección y configuración de estos sistemas dependerá de las necesidades de cada organización. También, de sus objetivos estratégicos en la gestión de recursos humanos:

• Así es que revisa cuáles son las necesidades específicas de tu empresa para saber cuáles son propicios implementar.