App control de asistencia: pasos claves para implementarla

21 de noviembre, 2023

¿Sabías que el robo de tiempo le cuesta a las organizaciones miles de millones de pesos al año? Por tal razón, es aconsejable que las empresas utilicen una app control de asistencia como Sesame HR.

De esta forma, monitorean las horas de trabajo de sus colaboradores, permisos y descansos de la mano de un 📅calendario de turnos de trabajo.

Con la app control de asistencia de Sesame HR, las empresas están en capacidad de evitar el robo de tiempo por parte de sus empleados.

De acuerdo con Finances Online Reviews For Business, una App control de asistencia impulsa la productividad de los empleados hasta en un 40%.

Es fundamental que tu organización gestione el tiempo y la asistencia de cada trabajador. De esta manera, respaldan la misión y la visión de la empresa.

En este sentido, la app control de asistencia de Sesame HR ayuda a la optimización y 📈medición de desempeño de los colaboradores.

Sigue leyendo, para que conozcas todos sus beneficios.

¿Cómo funciona la app de control de asistencia de Sesame HR?

La app control de asistencia de Sesame HR digitaliza todos los registros de entrada y salida de los empleados.

De esta manera, es más fácil revisar el tiempo de trabajo de cada empleado mediante un seguimiento en tiempo real. Lo que ayuda a reducir el absentismo.

Teniendo en cuenta que la mayoría de personas utilizan WhatsApp, Sesame HR ha incluido esta característica para el registro de entrada y salida. Por tanto, tus empleados pueden marcar su asistencia a través de una conversación por WhatsApp.

Dado que para las empresas cada segundo vale oro, la app control de asistencia de Sesame HR ha incorporado el reconocimiento facial. Asimismo, incluye el registro geolocalizado a través de un sistema de GPS.

De este modo, te das cuenta de dónde registran tus colaboradores cuando están fuera de la oficina.

Con la app control de asistencia de Sesame HR, todos los registros de home office se gestionan de una manera sencilla en tiempo real.

Para los empleados resulta muy cómodo, ya que tienen diferentes opciones para marcar su asistencia:

• Computadora.
• Tablet.
• Celular.

Un sistema personalizable con registros visuales

Sesame HR brinda múltiples posibilidades de registros de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo:

• Normal.
• Teletrabajo.
• Turno rotativo.
• Guardias.
• Viajes.

Todos estos datos se muestran en una imagen interactiva, lo que permite hacer consultas rápidas y comprender mejor la formación.

Además, el sistema genera informes de registros que se pueden descargar ya sea en PDF, CSV o Excel.

Sesame HR también incluye las notificaciones y automatizaciones en la app control de asistencia.

Por ejemplo, cuando se realizan cambios de registros el sistema envía notificaciones automáticas para su respectiva gestión.

Razones para controlar el tiempo y la ejecución de tareas

Las herramientas para controlar la asistencia y gestionar las tareas facilitan el proceso de planificación. Además, ayudan a aumentar la productividad del equipo y mejorar la eficiencia en general.

Por tanto, no es de extrañar que en las empresas la planificación de tareas dependa de estas herramientas.

Según un estudio de Finance Online, el 77% de los proyectos con alto rendimiento han sido gestionados a través de una herramienta como Sesame HR.

Aumentar la productividad

Con la app control de asistencia y un gestor de tareas se obtiene una estructura necesaria para aumentar la productividad. Esto se debe a diferentes funciones que integran estas herramientas, entre ellas:

• Asignación de tareas.
• Programación.
• Seguimiento del progreso.
• Notificaciones.

Dichas funciones facilitan la concentración del equipo en las tareas que deben completarse. Asimismo, garantizan que el trabajo avance de acuerdo a lo planificado.

Optimizar el uso de recursos

La app control de asistencia y el gestor de tareas son herramientas que ayudan a administrar los recursos de forma eficiente. Por tanto, es posible hacer un seguimiento y controlar el uso de mano de obra, equipos y materiales para evitar la escasez.

Asimismo, estas herramientas ayudan a que los miembros del equipo estén más coordinados. Cada trabajador puede ver las tareas que le han asignado, revisar los plazos y colaborar con otros miembros del equipo.

De esta forma, se evita la superposición de tareas y aumenta la eficiencia del equipo.

Mejorar la comunicación y la colaboración

Un gestor de tareas como Sesame HR permite compartir información y coordinar en tiempo real.

De este modo, se disipan los errores de comunicación y se mantienen a los miembros del equipo alineados con los objetivos.

Mejor gestión de riesgos

Con Sesame HR es posible identificar a tiempo cualquier riesgo en los proyectos. Para ello, se hace seguimiento de las amenazas potenciales. También se definen estrategias de gestión de riesgos y se toman precauciones.

Al monitorear de manera constante los riesgos, las empresas se anticipan a los problemas y establecen las medidas correspondientes para disminuir su impacto.

Enseña a los colaboradores cómo funciona la app de control de asistencia

Instruir a los empleados acerca del funcionamiento de la app control de asistencia es esencial para un uso efectivo.

Para este fin, debes seguir un proceso sencillo para asegurarse de que los colaboradores entienden la herramienta.

Sesión de capacitación

Empieza con una capacitación donde expliques a tus empleados el propósito de la app control de asistencia. También menciona sus beneficios y cómo se debe utilizar la aplicación.

Visión general

Enseña la visión general de la app control de asistencia. Para ello, resalta cuál es su importancia para la empresa y cómo simplifica la gestión y el ✔control de asistencia laboral.

Demostración

Haz una demostración práctica de cómo se utiliza la app control de asistencia. Explícale a tus colaboradores los aspectos claves de la app como:

• Registro de asistencia.
• Solicitud de días libres.
• Registro de horas extras.

Brindar una guía completa

Proporciona a cada trabajador una guía detallada sobre el uso y funcionamiento de la app control de asistencia. Por ejemplo, un manual de usuario o un video tutorial. Así ellos tienen un soporte de ayuda para futuras consultas.

Es importante que ellos sepan cómo visualizar sus horarios y acceder a sus registros. Por lo que una guía es un excelente recurso para instruirlos y aclarar sus dudas.

Práctica

Concede tiempo y espacio a tus colaboradores durante la capacitación para que practiquen el uso de la app control de asistencia.

A modo de ejemplo, proporciona escenarios para que los trabajadores registren su asistencia y envíen una solicitud de vacaciones.

Déjale saber a tus colaboradores a quien deben acudir si en algún momento tienen problemas o dudas al terminar la capacitación. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos o soporte técnico.

Simplifica las tareas para el área de RRHH

La app control de asistencia de Sesame HR brinda beneficios a los empleados gracias a la tecnología que utiliza. Además, ofrece diversas funcionalidades que simplifican las tareas del área de Recursos Humanos.

Ahorro de tiempo con la app control de asistencia

La app control de asistencia de Sesame HR te ayuda ahorrar tiempo mediante la automatización de varias tareas.

Automatización de registros

Los registros de asistencia de los empleados se llevan a cabo a través de la aplicación de Sesame HR. Así se eliminan los procesos manuales y el uso de hojas de registro en papel.

Solicitud y aprobación de vacaciones

Mediante la app control de asistencia de Sesame HR los empleados solicitan vacaciones y permisos. Asimismo, a través de la aplicación, los responsables de RR.HH. gestionan y aprueban las solicitudes recibidas.

Notificaciones y recordatorios

Sesame HR envía notificaciones y recordatorios para asegurar que se cumplan los plazos de los proyectos. De este modo, también se evitan los conflictos de asistencia.

Acceso a datos en tiempo real

RR.HH. puede generar y descargar diferentes informes cuyos datos se mantienen actualizados en tiempo real. Estos reportes y estadísticas son de gran apoyo para la toma de decisiones.

Gestión de turnos automatizada en Sesame HR

Al igual que la app control de asistencia, el gestor de turnos de 🚀Sesame HR aporta importantes beneficios.

Crear y asignar turnos

Sesame HR incluye un programa para crear horarios de trabajo. También tiene dos opciones para la asignación de turnos: puntual y periódica.

Para evitar conflictos, las plantillas de horarios de trabajo se visualizan en una imagen fácil de entender. Esto permite un mejor control de los turnos rotativos.

Planificar los turnos rotativos

En Sesame HR se visualiza qué miembros del equipo están disponibles. También se muestra quiénes tienen permisos y vacaciones aprobadas. Con esta información se tiene un mejor ⏱control de horarios de trabajo.

Además, al crear o hacer ajustes en los cuadrantes de trabajo el sistema notifica a los empleados de inmediato.

Otras características importantes

• Alertas de puntualidad.
• Facilidad para establecer tiempo de trabajo y de descansos.
• Capacidad ilimitada para crear cuadrantes de trabajo.

En definitiva, son muchos los beneficios que aporta la app control de asistencia de Sesame HR.

Si aún no la tienes, te invitamos para que explores todas las funciones de Sesame HR mediante una prueba gratis.