Trabajo a distancia: qué es y 7 consejos para que funcione

5 de febrero, 2023

Han transcurrido casi dos años desde que grandes y pequeñas empresas tuvieron que modificar sus horarios y estilos de trabajo por la pandemia. Debido a las circunstancias, el trabajo a distancia fue ganando terreno y hoy en día es una modalidad común para muchas personas. 

Por otra parte, las empresas descubrieron que sus negocios seguían funcionando sin problemas de esta manera. A decir verdad, notaron unos beneficios. Por ejemplo, ahorro de dinero, aumento de la productividad y mejor calidad de vida para los empleados. 

La realidad actual del trabajo a distancia

A medida que el trabajo a distancia se transforma y genera un cambio que no es a corto plazo, sino un cambio estratégico a largo plazo, los líderes deben estar enfocados. Deben garantizar que sus equipos tengan las herramientas y sistemas apropiados para tener éxito.

Lo bueno es que, gracias a las diferentes herramientas digitales que ayudan a mejorar la productividad y desempeño en el trabajo remoto, cada día es más fácil adoptar esta modalidad de trabajo. Ejemplo de estas herramientas puede ser un software de Recursos Humanos.

Entonces, vamos a revisar algunos aspectos sobre dicha modalidad de trabajo. Conceptos y reflexiones que serán muy útiles para tu empresa. ¡Continúa con nosotros!

¿Qué es el trabajo a distancia?

El trabajo a distancia es el aquel que realiza una persona fuera de la oficina o de la empresa. Puede ser desde su propia casa, durante un viaje en tren o desde cualquier lugar en el mundo. Por lo general, esta modalidad de trabajo implica el uso de tecnología de información. 

Hoy en día, las empresas que fueron empujadas por la pandemia hacia el trabajo a distancia afirman que sus equipos han mejorado de manera significativa su productividad. 

Sin embargo, esta modalidad no es apta para todas las personas que trabajan. Pues hay oficios que demandan la presencia de la persona en el lugar de trabajo.

¿Qué características tiene el trabajo fuera de la sede física de la empresa? 

El trabajo a distancia no es un estilo para todos los profesionales. Existen ciertas características y atributos que favorecen el éxito de los equipos que trabajan a distancia y los convierte en más atractivos para los empleadores.

Mayor sentido de pertenencia

Un informe de Gallup State of American Workplace plantea que en el trabajo a distancia crece el sentido de pertenencia. También existe una comunicación más frecuente con los equipos en línea. 

Por lo tanto, este factor asegura el éxito del trabajo a distancia, puesto que uno de los principales requisitos para lograrlo es la comunicación adecuada en el trabajo. Como podrás imaginar, esto implica una eficiente gestión del capital humano.

Más lealtad y retención 

Otro rasgo que se destaca de esta modalidad es una mayor lealtad y retención de empleados. Por esta razón, la mayoría de organizaciones apuesta por conservar el trabajo a distancia en el futuro. 

¿Qué dicen las investigaciones sobre el trabajo a distancia? 

En 2019, Owl Labs dio a conocer un informe del estado del trabajo a distancia. Este afirma que los empleados que trabajan a distancia tienen un 13% más de probabilidades de permanecer en el mismo trabajo unos 5 años, en comparación con las personas de los trabajos tradicionales.

Pero este no ha sido el único informe. En 2016 la universidad de Minnesota y el MIT dieron a conocer un estudio donde los trabajadores a distancia mostraron mayor satisfacción laboral, y bajos niveles de agotamiento o estrés psicológico.

Con esto queda claro que los grandes equipos a distancia son al mismo tiempo grandes trabajadores en equipo. Y dada la importancia, colaborar en equipos multifuncionales es un factor imprescindible en todo negocio.

Por cierto, ya que mencionamos el agotamiento o estrés psicológico, te recordamos que las empresas mexicanas deben seguir la NOM 035 para la prevención de riesgos psicosociales

¿Son los trabajadores a distancia más productivos que los empleados en la oficina?

Muchos empleadores se hacen esta pregunta. Cabe mencionar que al inicio de la pandemia no creían que el trabajo a distancia fuera una posibilidad realista. 

Sin embargo, existen varios estudios que demuestran lo contrario.

• Un informe acerca del futuro del trabajo en Upwork plantea que: el 32,2% de los gerentes de contratación aseguran que la productividad aumentó desde que se incorporó el trabajo a distancia. 
• Un estudio de Stanford mostró que el rendimiento de los empleados que empezaron a trabajar desde casa aumentó en un 22%. Esto fue identificado incluso, con la aplicación de la evaluación de desempeño 360.
• De acuerdo a una encuesta de PwC, sólo el 17% de las personas creen que su productividad disminuye al trabajar desde casa. No obstante, más del triple de empleados aseguran todo lo contrario. Y en cuanto a los profesionales adultos, más de la mitad opina que el trabajo a distancia beneficia la productividad. 

Tipos de trabajo a distancia

No todos los trabajos a distancia son iguales. Hay varios tipos, así que vamos a revisarlos.

Trabajo remoto 

El trabajo remoto es quizás la modalidad más conocida del trabajo a distancia. Es una forma en la que el empleado trabaja desde un lugar diferente a la empresa. Sin embargo, en ocasiones el empleado debe asistir a la empresa para algunas reuniones.

Trabajo virtual 

Con frecuencia, el trabajo virtual es confundido con el trabajo remoto. Aunque pueden dar la impresión de que se parecen, son muy diferentes. Esta modalidad de trabajo a distancia se caracteriza porque el trabajador no tiene que asistir a la empresa en ningún momento. 

Por lo general, el trabajo virtual es el que mejor define a los “nómadas digitales”, gracias a su flexibilidad para trabajar. En cuanto a las empresas, implementan este tipo de trabajo porque su estructura y procesos internos son 100% digitales. 

Trabajo en equipo distribuido 

Este tipo de trabajo a distancia es muy parecido al trabajo remoto. Sin embargo, en el trabajo en equipo distribuido los equipos están dispersos por todo el mundo. En cambio, en el trabajo remoto los empleados se encuentran en un mismo país.  

¿Cuál es la diferencia entre trabajo a distancia y teletrabajo?

Para comprender las diferencias de estos dos tipos de trabajo veamos algunos de sus criterios más relevantes. 

Teletrabajo 

• El lugar de trabajo puede ser el domicilio del empleado o un lugar asignado por la empresa.
• Para el método de control del trabajo realizado se llevan registros diarios de la jornada laboral o se utiliza un software de control y vigilancia.
• El carácter del acuerdo es ocasional. 
• Es un trabajo que se puede combinar de manera presencial y no presencial, gracias a su carácter ocasional. 

Trabajo a distancia 

• El lugar de trabajo puede ser cualquiera que elija el trabajador. 
• El método de control del trabajo realizado se basa en una evaluación de productividad teniendo en cuenta los objetivos cumplidos. 
• Tiene un carácter de acuerdo no ocasional. 
• A causa de su carácter, no se combina con el estilo presencial. 

7 consejos para que funcione el trabajo a distancia 

1. Incentivar a tu equipo para crear rutina diaria 

Con el fin de ser productivos y evitar cualquier tipo de distracciones es importante establecer una rutina diaria mientras se trabaja desde casa.

Para ayudar en esta labor, puedes ofrecer a tu equipo de trabajo recursos que favorezcan su aprendizaje. Por ejemplo, puedes plantearles métodos específicos sobre cómo administrar el tiempo. 

2. Permitir el acceso abierto a documentos, tareas y objetivos de toda la organización 

Para los equipos que trabajan a distancia es crucial que haya una buena colaboración. Con el uso de soluciones colaborativas tu equipo no tendrá que estar realizando solicitudes a los diferentes departamentos cuando necesite descargar documentos. 

Por lo tanto, al trabajar en una plataforma abierta donde hay buena colaboración todos los integrantes del equipo tienen acceso a documentos y tareas actualizadas. De esta manera, ayudas a ahorrar tiempo y logras que se mantengan en sintonía. 

3. Herramienta de gestión de tareas

La herramienta de gestión de tareas de Sesame HR es un recurso práctico que te ayuda a asignar a tus colaboradores los proyectos y tareas. De esta manera, proporcionas un trabajo más dinámico y logras mejorar la productividad de tu equipo remoto.

4. Control de asistencia

Aunque se trate de un trabajo remoto, igual debes llevar un control de asistencia en tu equipo. Con esta herramienta de Sesame HR lo puedes hacer mas fácil y rapido. Es un recurso digital que agiliza esta labor y te mantiene al tanto cuando ocurren faltas de asistencia.

5. Crear un sentido de comunidad en toda la empresa 

Crear un sentido de comunidad en toda la organización es importante para minimizar cualquier discrepancia o sentido de competencia entre tus colaboradores. Es por esto que se recomienda implementar una política de acceso abierto para que haya más interacción entre los integrantes del equipo de los distintos departamentos. 

Es importante que, cuando se trata del trabajo a distancia, las empresas fomenten una comunidad abierta, positiva y amigable entre sus colaboradores, para que todos se sientan vinculados. 

6. Utilizar diversas herramientas para diferentes tipos de comunicación 

Cuando existe una comunicación más frecuente entre los miembros del equipo su eficiencia mejora. Además, pueden delegar mejor las tareas. Por eso, es importante que todos los involucrados entiendan cuándo y cómo deben comunicarse. 

Por ejemplo, puedes utilizar aplicaciones de mensajería directa que son útiles para preguntas rápidas y también para recordatorios. Por otra parte, puedes incorporar un software de gestión de proyectos para comunicar mejor los detalles sobre un proyecto específico.

7. Fomentar un equilibrio de trabajo 

Fomentar un balance entre la vida personal y el trabajo es de gran beneficio para tus empleados. De hecho, sus ventajas se extienden a largo plazo. Además, la empresa también goza de esos beneficios, al tener empleados más motivados y productivos.

Por el momento, hemos llegado al final de este tema. Esperamos que te hay sido de utilidad nuestro contenido. En Sesame HR tenemos más artículos, guías y herramientas para hacer que tu equipo sea más productivo. Te invitamos a echarles un vistazo.