Cómo ser más competitivo con el gestor documental digital de Sesame HR

13 de septiembre, 2022

Nos solemos encontrar con jefes de empresas que no entienden los beneficios de un gestor documental digital. Por lo general, las funciones de la gestión documental se asocian a una base de datos en la nube.

Otros creen no necesitarlo porque nadie lo ha solicitado. Si es así, haz un recorrido por las oficinas de tu empresa y observa al detalle a tu alrededor.

La función de un gestor documental digital

Un gestor de archivos puede ayudar a tu empresa a ser más productiva. El tiempo que tu personal se ahorrará podrá invertirse en actividades que generen valor empresarial.

Por lo general, las empresas producen una gran cantidad de información a diario. Y esta es la base del éxito de sus estrategias. Dichos documentos están relacionados con diversos procesos.

Estos se crean, envían, comprueban y almacenan. Y aunque requiere de una gran inversión, estos son consultados y se buscan una y otra vez.

Por ello, merece la pena atender y analizar estos procesos al detalle para así optimizarlos.

Importancia de guardar los datos

Aquí entran en juego los sistemas de gestión documental. Estos son herramientas digitales diseñadas para almacenar y administrar la información.

No se deben considerar como bibliotecas digitales. Pues el gestor agrupa los contenidos por palabras clave, agilizando su ubicación. Además, comprime dichos informes.

Esto permite almacenarlos de forma digital sin ocupar demasiado espacio.

Cómo optimiza los procesos un gestor documental

Para saber cómo funciona un gestor documental, veamos una fase de reclutamiento de personal. Desde la publicación de la vacante hasta la contratación, esta genera informes en varios formatos:

• Físico: contratos.
• Electrónico: CV’s y resultados de pruebas.

La oferta laboral puede archivarse en Excel o Word, y guardarse en una computadora local o en un servidor.

¿Qué pasa cuando una persona involucrada en el proceso solicita información sobre la contratación? Debe poder buscar y recuperar los datos en las distintas opciones de almacenaje.

Su impacto en la toma de decisiones

Si otro trabajador tiene un archivo en papel y este no se encuentra en la oficina, el proceso se detiene. Con este sistema, la toma de decisiones y las respuestas de la empresa son más lentas.

Esto impacta de manera negativa en los clientes, proveedores y la fluidez de los procesos.

Un gestor documental aporta grandes ventajas a las empresas, pues gestiona la información acumulada en la empresa. Después, la registra en un archivador electrónico.

Todos los empleados autorizados pueden acceder. Al contar con búsquedas por palabras clave bien definidas o de texto completo, pueden tener la vista general de los informes. Todo en cuestión de segundos.

EL gestor de archivos para RR.HH. de Sesame HR

Sesame HR es un software enfocado a procesos de Recursos Humanos. Cuenta con una gran función de gestión de documentación en los procesos vinculados con el capital humano.

Así pues, veamos qué funciones otorga esta aplicación:

1. Administrador de documentos digitales

Imaginemos el caso de una empresa que tiene diferentes aplicaciones para controlar las jornadas laborales. Para llevar un control, usa una hoja de Excel.

Por otro lado, hacen uso de un software para registrar la entrada y salida del personal. Y los trámites de permisos de trabajo y vacaciones lo gestionan con un formato físico.

Con esto, es seguro que necesitará una persona que destine parte de su jornada a integrar los datos. Para después, generar reportes que le permitan tomar decisiones.

Otras funciones relacionadas

Si se requiere hacer una aclaración, se deberá buscar el documento exacto que generó el descontento.

Sesame HR es capaz de conectarse con diferentes sistemas de comunicación. De esta forma, capta el informe generado y la almacena en su base de datos.

Además, integra varias funciones como el control de jornadas y el gestor de tareas. Así, todos los documentos se guardan en una misma ubicación.

Esta plataforma permite administrar casi todo tipo de informe. Los físicos se podrán escanear para integrarlos en cada expediente. También clasificarlos por formato y contenido para facilitar la búsqueda.

2. Documentación segura y protegida

Una vez, un amigo me explicó que en su empresa, alguien no autorizado tuvo acceso a su reporte de nómina semanal.

Otro caso, fue una empresa demandada por difundir datos personales cuando un trabajador copió la base de datos de empleados.

Estos problemas de fuga de información son frecuentes. Por ello, programas como Sesame HR hace que la gestión documental sea un proceso seguro.

Trasparencia en la empresa

Cada usuario tendrá una cuenta única y se le podrán asignar diferentes roles. Así, sólo tendrán acceso a los informes las personas con permiso.

El software de gestión de archivos vela por la privacidad de las informaciones laborales. Estos son encriptados para su uso y envío.

Además, también se puede ver una lista de personas que han accedido a cada documento. Con ello, logras una mayor transparencia en la actuación de tu empresa.

3. Preservación y almacenaje

La pérdida de información y archivos es otro problema que preocupa a las empresas.

• Documentos físicos desaparecidos por no guardarlos bien.
• Pérdida de archivos por daños en las computadoras.
• El responsable de preservarlos se ha ido de la empresa.

Sesame HR asegura un mismo lugar para toda la información. Mientras tengan vida útil, se encontrarán disponibles. Sino, podrán ser borrados con facilidad, pues el proceso se puede configurar.

Algunos documentos requieren preservarse por cierto tiempo, ya que pueden necesitarse más adelante. Con este software, se pueden comprimir y guardar sin ocupar una gran cantidad de espacio.

4. Optimización de procesos

Regresemos al ejemplo del proceso de reclutamiento. Imagina que estamos en una fase para ocupar una vacante, y ya se hicieron las entrevistas y pruebas necesarias. Ahora, se requiere de la decisión de quien será el:

• Jefe inmediato.
• Director del área.
• Responsable de Recursos Humanos.

En un proceso tradicional, los expedientes se llevarán al jefe para que emita su decisión. Después, recogerlos y llevarlos al director del área. Por último, hacer lo mismo con el responsable de Recursos Humanos.

Si alguno opina que uno está incompleto, se devuelven los documentos al reclutador. O si uno de los tres no se encuentra, el proceso se retrasa.

Si alguien más necesita un documento, habrá que esperar a que regresen.

Agilizar la optimización con Sesame HR

No sólo se almacenan los datos, si no que se pueden configurar permisos. Así, a través de la plataforma, el reclutador puede enviar los expedientes de forma simultánea.

Cada encargado puede emitir su decisión por el sistema e informar al reclutador al momento.

5. Facilitar la comunicación

El trabajo híbrido y teletrabajo crearon nuevos problemas con la documentación. También sembraron nuevas dudas:

• ¿Cómo compartir archivos para dos personas que están en distintos lugares?
• ¿Cómo procesar permisos de vacaciones?

Sesame HR y su gestor documental soluciona estos dilemas. La app funciona en cualquier dispositivo con conexión a internet. Eso hace versátil la aplicación, pues puede consultarse en cualquier ubicación.

Como hemos mencionado, las personas pueden autorizar formatos a distancia. Además, se cuenta con un sistema de alertas que avisan en tiempo real. ¿De qué? De que el informe ha sido revisado y aprobado.

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