Ideas para controlar la asistencia del personal al trabajo

1 de marzo, 2021

Controlar la asistencia al trabajo es algo que, entre más empleados tengas, más difícil se vuelve, por lo que es necesario implementar un sistema efectivo que te permita simplificar las cosas y hacerlas más fáciles. No llevar este registro puede tener varias consecuencias para tu compañía, así que debes de tener uno sí o sí.

¿Por qué controlar la asistencia al trabajo?

Un buen sistema para controlar la asistencia al trabajo te da la posibilidad de manejar a todo tu capital humano, poner medidas contra los retardos y ausencias, calcular las horas totales de trabajo (incluidas las horas extra), y más.

No tener un sistema de control horario puede traerte problemas, como el no poder calcular exactamente cuántas horas extra ha realizado alguien, o no saber si uno de tus empleados ha estado trabajando. O peor aún: no saber qué tanta productividad hay.

Existen, sin embargo, ciertos casos donde no es necesario llevar un control:

• Empleados que pagan por proyecto terminado.
• Empleados con altos puestos, como gerentes.

¿Y qué pasa con aquellos que trabajan desde casa? ¿No son ellos también una excepción?

En realidad, no. Aunque los trabajadores remotos pueden tener un horario más flexible, existen software que te permiten saber cuántas horas han trabajado durante el día o una bolsa de horas semanales, diarias, mensuales y anuales. Además, si lo prefieres, estos softwares te dan la posibilidad de fijarles un horario.

Ahora bien, ¿cuáles son estos software de control horario personalizables?

Controla la asistencia al trabajo con un software

Así como existen softwares para áreas como la química, la electrónica y demás, los hay también para el departamento de RR HH. Se denominan softwares de control horario, y sirven para gestionar de una mejor forma a todo el personal dentro de una organización.

Estos programas están siendo cada vez más y más utilizados por las empresas, pues facilitan una gran cantidad de procesos. También ahorran tiempo, que puede ser usado en otras tareas más relevantes. Sesame es una de estas soluciones.

¿Por qué usar Sesame, el software de control horario?

Sesame tiene una gran cantidad de funciones, entre los cuales está su sistema de fichaje. Con él, cualquier trabajador puede verificar su asistencia desde su celular, sin importar dónde esté. Solo basta con que instale la aplicación. Si no quiere hacerlo desde el móvil, Sesame también puede ser utilizado en computadoras o Tablets.

Sin embargo, a primera vista esto parece ser una desventaja. ¿Qué pasa si un empleado decide no ir al trabajo, y registra su asistencia desde su casa? Lo bueno de este software es que sirve como gestor de home office, permite fichar desde la oficina, desde casa o cualquier otro lugar, y también, puedes saber en cualquier momento dónde está. Basta con echar un vistazo a la aplicación.

Además, si quieres saber si todos tus empleados están siendo productivos, puedes revisar qué actividad está haciendo cada uno. Y puedes obtener informes laborales de forma simple y sencilla. Esto es útil sobre todo para el trabajo a distancia.

Si todo esto sobre la asistencia sigue sin ser de tu agrado, y prefieres que los empleados se registren en un solo lugar, puedes crear puntos de acceso. Instalando Sesame en una Tablet, basta con que los empleados vayan a esa terminal y se verifiquen. Asimismo, puedes integrar sistemas biométricos para el uso de huellas dactilares o reconocimiento facial.

Las horas que trabajen tus empleados se contabilizan automáticamente al momento de tomar asistencia, incluidas las horas extras. Así, puedes saber con más precisión cuánto pagarle a cada uno. Lo único que debes hacer es entrar al perfil del empleado para ver esta información.

Puedes usar Sesame gratis por 14 días haciendo clic aquí.

Ideas para controlar la presencia en el trabajo

Sin duda, el uso de software es el futuro, y las empresas que no los usan pueden verse superadas por su competencia a medio y largo plazo. Sin embargo, existen más métodos para controlar la asistencia al trabajo, y que se listan aquí abajo.

1. Registro manual

Es la forma más antigua para controlar la asistencia. Aun así, sigue siendo utilizada por Micro y Pequeñas empresas, pues no cuentan con una gran cantidad de personal.

Consta de una hoja que puede ser en blanco, aunque existen plantillas predefinidas para tenerlo más ordenado. En esta hoja, los empleados registran su nombre, la hora de entrada y la de salida. Así, se contabilizan las horas trabajadas a mano.

2. Hojas de cálculo

Excel es la solución por excelencia cuando se habla de hojas de cálculo. Al igual que el registro manual, sigue siendo utilizado por Micro y Pequeñas empresas, y algunas medianas. Sin embargo, tiene la desventaja de que pueden aparecer errores importantes si no se le presta atención. Además, no es tan flexible, y cada vez menos empresas lo usan.

Funciona exactamente igual que el registro manual. Un trabajador llega, pone su nombre, la hora a la que llegó y la hora en la que se fue. Listo. La diferencia más importante respecto al registro manual es el cálculo de las horas trabajadas, ya que aquí se puede hacer de forma automática.

3. Máquinas de fichaje

El fichaje es con un PIN o con una tarjeta (como se veía comúnmente en las caricaturas de antaño), con huellas dactilares o con lectores. Son más eficientes que los dos anteriores. Sin embargo, se está haciendo más común el uso de softwares, pues permiten muchas más funciones que estas máquinas.

4. Software o app de fichaje

Una aplicación para checar o un software de control horario con acceso desde la web o una extensión de Chrome son perfectos para fichar desde la oficina, desde casa o desde cualquier lugar.

 ¿Qué opción se ajusta a mi empresa?

El sistema para controlar la asistencia de tus trabajadores que quieras implementar, depende considerablemente del número de empleados que tengas y de tu forma de trabajo: presencial o remoto.

Para los empleados con un horario flexible, con turnos y que puede ser muy tedioso el proceso de avisar de las ausencias y demás es recomendable usar un software de control horario como el que te ofrece la Suite HR de Sesame, perfecto para escoger las funcionalidades que mejor encajan con las necesidades de la empresa.

También, si muchos de tus empleados trabajan a distancia, un software de control horario te da la posibilidad de gestionarlos mejor. Y sobre todo ahora con la crisis del coronavirus.

Estas son las opciones que tienes para controlar la asistencia al trabajo, y ojalá esta información te haya sido útil para que decidas qué sistema implementar en tu empresa.