¿Por qué es importante digitalizar los documentos de una empresa?

7 de abril, 2022

Actualmente la digitalización de documentos de una empresa es una prioridad porque permite automatizar los procesos, ahorrando tiempo, costo y espacio. A través de la digitalización se puede obtener un dato o información actualizada en poco tiempo, aunque se trate de una búsqueda entre miles de documentos.

¿Qué es la gestión documental o de documentos de una empresa?

La gestión documental consiste en producir o capturar un documento, almacenarlo y organizarlo de tal forma que su administración sea simple. Si la documentación se digitaliza y se comparte en un medio seguro, la gestión del mismo será mucho más simple y rápida. Ahorrando tiempo de personal en la búsqueda y análisis del mismo para generar nuevos informes o documentos.

La digitalización de documentos en una empresa significa pasar el documento de su formato en papel a un archivo digital, el cual puede ser un PDF. El almacenamiento del mismo se puede llevar a cabo en la misma sede o en Internet.

Sin lugar a dudas, la digitalización de los documentos de la empresa es un paso que se debe dar para entrar en competitividad.

¿Cuál es la importancia de contar con un gestor documental?

Las ventajas de la digitalización del gestor de documentos, pues se puede compartir la documentación de la empresa de manera segura. La importancia principal de la aplicación de un gestor documental se encuentra en el ahorro de tiempo, costo y espacio, además de la posibilidad de acceder a él en cualquier horario y desde cualquier dispositivo.  

Este simple acceso permite realizar informes en tiempo real, prestando un servicio muy eficiente a la empresa, a los clientes y al estado. Con un gestor documental digital se alcanza la máxima eficiencia. 

Ahorro de espacio

El papel ocupa lugar y necesita un espacio físico con determinadas condiciones de humedad e iluminación para evitar que se deteriore. Cuando dichos documentos de una empresa se digitalizan no es necesario contar con dicho espacio.

Ahorro de tiempo

Aunque los documentos se encuentren ordenados de manera eficiente, se necesita tiempo para buscarlos, leerlos, analizarlos y obtener informes a partir de ellos. Este tiempo se ahorra exponencialmente cuando los documentos se gestionan a través de un software específico.

Ahorro de dinero

Tanto el espacio que se necesita para almacenar como las condiciones del mismo implican un costo, el cual se ahorra si los documentos se digitalizan. Por otro lado, el ahorro de tiempo que implica la búsqueda y análisis de los mismos implica un gran ahorro de dinero.

Impacto positivo en el medio ambiente

La reducción de papel favorece a un estilo de vida más sostenible y respetuoso con el planeta, lo que se refleja inmediatamente en la imagen de la empresa.

Acceso a los documentos de una empresa desde cualquier dispositivo

Cuando los documentos de una empresa se encuentran digitalizados se pueden gestionar a través de un gestor. Esto significa que se puede acceder a los mismos de manera segura en cualquier momento del día y desde cualquier dispositivo. 

Consultas simultáneas a los documentos de una empresa

Una de las grandes ventajas de contar con un gestor de documentos como Sesame HR en la empresa es que varias personas pueden acceder al mismo documento desde sitios físicos diferentes. Evitando el traslado de las personas para buscar el documento en el espacio físico de almacenamiento y tener que obtener un duplicado del mismo para trabajar. Puesto que tendrá la opción de verlo, descargarlo o gestionarlo para obtener nuevos informes.