5 pasos en la gestión de proyectos: un ejemplo práctico

12 de julio, 2022

Imagina por un momento que eres el gerente de recursos humanos de una empresa de manufactura. Tus responsabilidades para la gestión de proyectos son muy variadas. Tanto, que pueden ser todas estas:

• Reclutamiento y selección de personal.
• Verificar que se hagan los programas de inducción y capacitación.
• Gestionar el pago de las nóminas.
• Cuidar el clima laboral.
• Otras acciones más.

Realizas estas actividades de forma diaria y, aún pasando los meses, no experimentas cambios significativos. Pero un día, el Director General de la empresa cita a todos los gerentes y directivos a una reunión.

En esta informa que gracias al incremento en la demanda del producto es necesario abrir una nueva planta.

Para ello, se ha conformado un grupo de personas que estarán encargadas de dicha apertura. Y tú estás en ese grupo. En ese momento, tus actividades diarias se ven combinadas con acciones extraordinarias que trae ese nuevo compromiso.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Un proyecto es, por definición, un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único.

Por lo tanto, los proyectos siempre deben tener un inicio y un final. De manera general, a estos se les deben dar un seguimiento y limitar su tiempo con un presupuesto fijo.

Recordar que el trabajo de diseñar y montar la nueva planta es un ejemplo práctico de un proyecto. Las características que tiene un proyecto son las siguientes:

• Existe un objetivo: tener montada la planta y operando.
• Hay una vida del proyecto: esta va desde la conformación del equipo hasta la inauguración de la planta.
• Trabajo en equipo: para realizar un proyecto se requiere de la participación de varias personas que conforman el equipo.
• Único: ningún proyecto se parece. Montar esta planta tiene características únicas y diferenciadas.
• Cambio: un proyecto sufre diversos cambios en el transcurso de sus ciclos. En el caso mencionado puede haber una etapa de planeación, diseño, construcción e implementación de la planta.
• Riesgos: todo proyecto contiene posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo del mismo.

Cuando se identifica el proyecto surge la disciplina del gestor de proyectos.

Así, esta consiste en generar, resolver y controlar un plan que nos ayude a desarrollar el proyecto. Y también a alcanzar el objetivo de manera exitosa, desde el principio y hasta el final.

Fases en la gestión de proyectos

El equipo para montar la planta está formado por los gerentes de ingeniería, producción, sistemas y de recursos humanos. Sin olvidar al gestor de tareas o Project Manager. Pero, ¿cuál es el papel de ésta figura?

Un Project Manager es el encargado de planear y controlar el trabajo del proyecto. Este responsable debe colaborar y ayudar al equipo convocado para que el trabajo se lleve a cabo.

Por tanto, esta persona debe definir los objetivos, las metas, el presupuesto y el cronograma del proyecto.

La gestión de proyectos se conforma de una serie de pasos que se deben seguir. Destacar que estos no llevan una secuencia definida.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, se pueden sumar otros. Las fases básicas son cinco:

1. Justificación

En este paso se evalúa y se mide la viabilidad del proyecto. Aunque en nuestro ejemplo la indicación viene del Director General, la viabilidad de la construcción de la planta debe evaluarse:

• ¿Tenemos los recursos?
• ¿Es buen momento para el crecimiento de la empresa?
• ¿Cuál es la relación costo beneficio?

2. Planeación

Cuando el proyecto es aprobado se debe diseñar un plan. En este se indicará el rumbo a seguir y una guía de actividades para cada participante.

En el caso de nuestra planta se diseñan las etapas del proyecto:

• Selección de la ubicación.
• Elaboración de los planos.
• Construcción de la nave.
• Acondicionamiento de la misma.
• Equipamiento.
• Contratación del personal.
• Establecer un presupuesto.
• Constituir el cronograma de un proyecto.

Cada etapa debe contar con las actividades específicas a realizar.

3. Ejecución

Sin una buena planeación no hay buena ejecución. Por tanto, un plan sin acción no es nada.

Así es que este paso es igual de importante que el anterior. Aquí es donde se pone en acción todo lo diseñado en la etapa anterior.

En el caso que venimos mencionando, el gerente de operaciones se pone a diseñar los procesos y el layout de la planta. Mientras, tú con tu equipo analizáis la necesidad de personal y diseñáis la estrategia de selección y contratación del talento.

Los responsables de la ejecución son los encargados de que se cumplan los objetivos y tiempos trazados con anterioridad. ¿Cómo? Empleando los recursos económicos, tecnológicos y de capital humano.

4. Monitoreo y control

Este paso suele ir de la mano con el anterior. Y es que conforme se ejecuta deben medirse los avances del plan.

El objetivo de esta fase es que todo marche conforme a lo planeado. Por otro lado, cuando se presentan algunas variables, también deben tomarse decisiones.

¿Con qué objetivo? El de ajustarse a las necesidades y la rentabilidad del proyecto.

Sigamos con el ejemplo de la construcción. Imagina que a recursos humanos se le ha determinado una periodo de contratación de 45 días con un presupuesto limitado. Y ahora supón un atraso en la obra por el que te piden que reduzcas el tiempo de contratación.

Quizá tengas dos opciones:

• Reducir el alcance de la contratación.
• Aumentar el presupuesto para hacerlo más rápido.

La decisión dependerá de los recursos y necesidades de la empresa.

5. Cierre

El cierre del proyecto es la última fase del mismo. En este paso se debe hacer la entrega formal del producto para liberar los recursos empleados.

También se debe hacer una evaluación de la ejecución del mismo.

En nuestra planta se deberá determinar en qué momento se entrega la misma a la operación diaria del negocio. Y, por tanto, cuándo se disuelve el equipo conformado para el proyecto.

App para la gestión de proyectos

Contar con un gestor de tareas como el software de Sesame HR es primordial en la gestión de proyectos. Existen apps para organizar tareas que te permiten:

• Asignar tareas o proyectos a colaboradores determinados.
• Medir los costos y la rentabilidad de cada proyecto o tarea.
• Crear organigramas y rutas de acción del proyecto.
• Organizar las tareas de cada proyecto y evaluar su avance en menor tiempo.
• Recibir alertas por inactividad en el cronograma establecido.
• Medir el rendimiento laboral por cada empleado.

Ahora conoces los beneficios de contar con un gestor de proyectos. Entonces, depende de ti encontrar las herramientas que le ayuden a tu empresa o equipo a gestionarlo de la mejor forma.

Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en el blog de Sesame HR.