¿Cómo hacer una matriz RACI para la gestión empresarial?

13 de junio, 2023

En la planificación de proyectos, la matriz RACI ayuda a simplificar los sistemas de comunicación, lo cual agiliza la toma de decisiones.

Asimismo, la matriz se encarga de despejar cualquier ambigüedad sobre qué persona en el equipo se encarga de qué tareas. Esto agiliza la labor en el ✅ gestor de tareas.

Si bien crear una matriz RACI toma algo de tiempo, es un criterio de gran valor durante el proceso de planificación de proyectos. Por lo tanto, entre mejor entiendan sus funciones los miembros del equipo, mejor será el resultado del proyecto y la 🤝🏼 gestión de recursos humanos. 

Lo último que se espera es que el equipo de trabajo esté confundido en cuanto a lo que deben hacer o sobre sus responsabilidades. Por eso, es importante que desde que se inicia el proyecto se comuniquen las distinciones de cada rol.

Matriz RACI: ¿qué es?

La matriz RACI es un recurso de asignación de responsabilidades cuyo objetivo es dejar claro todos los roles. En otras palabras, se trata de un diagrama que enumera las tareas comprendidas en un proyecto y señala el responsable para cada tarea.

El término RACI hace referencia a los cuatro niveles de participación que puede tener una persona en una tarea:

Responsable, autoridad, consultor, informado. Las tareas que se enumeran pueden ser sobre cualquier cosa, por ejemplo, un hito importante.

En consecuencia, el objetivo principal de una matriz RACI es reducir la confusión acerca de quién es el responsable de qué. De este modo, se mitigan las acusaciones, evasiones y escasez de comunicación al momento de hacer una llamada difícil o abordar un error.

Como ves, la matriz RACI es también un refuerzo en la comunicación corporativa interna. 👈🏼

¿Para qué sirve una matriz de responsabilidades en la empresa?

La matriz RACI es útil por diferentes motivos que veremos a continuación.

Identificar la autoridad

Una matriz RACI permite identificar quién es la autoridad del proyecto. Asimismo, muestra una imagen clara sobre quién es el encargado de aprobar el trabajo durante las entregas.

Además, con este gráfico se puede apreciar quién del equipo debe apoyar la aprobación del trabajo en los entregables.

Mejora el compromiso

Cuando se conoce la matriz RACI se establece un intercambio de información y consultas. Esto hace que las partes interesadas se sientan más comprometidas con el cambio que se está generando. De ahí que el proceso de implementación resulta más fácil.

Estas acciones son importantes sobre todo para los usuarios finales a quienes afecta el cambio y, si no están comprometidos, lo más probable es que se sientan descartados.

Aporta claridad sobre las tensiones y responsabilidades

Una matriz RACI es un recurso visual que señala quién hace qué. En este sentido, ayuda a los integrantes del equipo a entender con quién deben hablar acerca de diferentes tareas. Y, con cuál persona compartir información importante.

Por otro lado, el gráfico estimula la transparencia, pues todos los integrantes tienen claro en dónde hay un avance o en dónde se están paralizando.

Como verás, este gráfico tiene relación con el organigrama de empresa 📋, aunque no son lo mismo. Eso sí, ambos ayudan a aclarar roles.

Garantiza que el trabajo se realice de forma correcta

Gracias a la matriz RACI todos conocen sus funciones, lo que reduce las probabilidades de superposición de esfuerzos. También disminuyen los riesgos de confundir una tarea a falta de comprensión.

Debido a la asiganción de tareas a integrantes o equipos específicos, es más fácil para el líder del proyecto supervisar la distribución del trabajo. Y, asegurarse de que los colaboradores tengan un trabajo equilibrado.

¿Cómo crear una matriz RACI empresarial en 7 pasos?

Ya vimos lo que es una matriz RACI y para qué se utiliza. Ahora es momento de adentrarnos un poco en el proceso para crear una. Con este recurso gestionas mejor a tu equipo como líder de proyectos.

1.  Comprender las definiciones

El primer paso es conocer qué significa el término RACI. Aunque ya lo vimos hace un momento, repasemos un poco su significado.

Responsible (responsable)

Este rol se trata del integrante del equipo responsable de hacer lo que sea necesario para completar la tarea. Esta función se centra en las tareas que se relacionan con todo el equipo.

Así que por cada tarea debe haber al menos un responsable asignado.

Accountable (autoridad)

Es el miembro del equipo quien decide el trabajo y tiene la última palabra sobre el éxito que ha tenido una tarea concreta. Por lo tanto, su enfoque es el resultado.

Consulted (consultor)

El consultor puede ser una o varias personas para una tarea, según su complejidad. Los consultores brindan información en base a su experiencia. También aportan comentarios acerca de la tarea que están realizando y qué consecuencias tendrá con su trabajo a futuro.

Informed (informado)

Las personas informadas deben estar al día sobre el progreso de una tarea específica. Sin embargo, no se involucran de forma directa. Por ejemplo, un cliente o un ejecutivo.

2. Identificar los roles del proyecto

El segundo paso es identificar a los miembros que participarán en el proyecto. Ya sea como un integrante del equipo que completa tareas, o como una parte interesada que requiere actualización acerca del progreso del proyecto.

3. Identificar tareas y entregables

En esta sección de la matriz RACI se debe crear una lista con todas las tareas y entregables necesarios para completar el proyecto de forma exitosa.

4. Asignar un RACI a cada tarea

Después de identificar las tareas, es necesario revisar cada tarea para asignar un responsable a cada una.

5. Compartir la matriz RACI con el equipo

Después de la asignación de tareas, se debe hablar sobre el gráfico y compartirlo con todos los integrantes del equipo. Del mismo modo, a medida que se realizan las funciones, solicitar opiniones para resolver posibles ambigüedades.

6. Compartir la matriz RACI con las partes interesadas

Después de que el equipo haya aprobado y sugerido cambios en la matriz RACI, es momento de compartir el gráfico con las otras partes interesadas.

7. Extender su utilidad a lo largo de la vida del proyecto

A continuación, te compartimos los pasos que te ayudarán a cumplir este propósito:

• En la ejecución de tareas o entregables, consulta el gráfico para alinear los responsables con las tareas.
• Asegúrate de que lo que se estableció en un principio continúe con precisión.
• Guarda una versión en línea mediante una herramienta un software de gestión de proyectos. En este caso, un buen software de recursos humanos ✨ te puede ayudar.
• Cuando haya finalizado el proyecto, visualiza la matriz RACI para analizar si se hizo de forma correcta.

Matriz RACI: dos ejemplos útiles

A modo de ejemplo, veamos los siguientes casos para comprender mejor este tema.

Ejemplo 1

Supongamos que has iniciado una empresa de diseño con tres socios. No obstante, en vista de que los cuatro tienen el mismo nivel de estudio y habilidades, se dificulta un poco la decisión de quién hace qué.

Si observamos el gráfico, nos damos cuenta que todos decidieron mezclar roles. Es decir, todos participan en el R,A,C,I. De este modo, la carga de trabajo permanece en un equilibrio adecuado.

Ejemplo 2

Continuando con el segundo ejemplo, observamos en el gráfico que las partes interesadas están ubicadas a la izquierda, y arriba hacia la derecha los roles.

De igual manera, los roles están claros: Camilo, Juliana y Martina son los responsables de la gestión del programa. Carolina es la autoridad, Sandra es consultora y Andrés el informado.

Como podemos ver, sólo una persona ocupa el rol de autoridad. También se observa que no hay tareas sobreasignadas. Por lo tanto, al tener una imagen así clara sobre las funciones y los responsables se elimina cualquier síntoma de confusión.

Matriz RACI con apoyo de un programa de RRHH

Un software de RR. HH como el de Sesame HR aporta múltiples beneficios a la empresa, siendo el ahorro de costos y tiempo algunos de los más relevantes.

Sin embargo, aún hay negocios que ignoran estas herramientas. De acuerdo a una investigación de Wellington, solo el 23% de las empresas tienen un software de gestión de proyectos.

Así que para crear una matriz RACI más completa, te puedes apoyar en las siguientes funcionalidades integradas en el software de Sesame HR.

Gestión de tareas

El gestor de tareas de Sesame te ayuda a crear una matriz RACI fácil y rápido gracias a su capacidad para asignar proyectos por clientes a los empleados.

Por lo tanto, la planificación de proyectos es clara, lo que descarta cualquier posible ambigüedad.

Además, puedes medir el progreso y la productividad de cada proyecto en tiempo real. También permite el uso de etiquetas para clasificar y optimizar la planificación de los trabajos y proyectos.

Base de datos de empleados

Para crear una matriz RACI, primero debes saber quiénes conforman el talento de tu equipo. En este caso, lo más sencillo es examinar el sistema de base de datos centralizado y actualizado de Sesame HR. Pues toda la información de tus empleados permanece segura en un solo lugar y accesible en cualquier momento.

En resumen, crear una matriz RACI es de gran ayuda para la planificación y ejecución de proyectos.

Sin embargo, para optimizar tiempo en su elaboración, lo ideal es contar con una herramienta digital como Sesame HR, que almacena toda la información de tu fuerza laboral en un lugar seguro.

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