Importancia del sistema de gestión documental en empresa de logística

16 de octubre, 2023

Tener un sistema de gestión documental en empresa de logística es fundamental para su funcionamiento, así como en cualquier otra empresa. Sin embargo, en este sector su importancia se hace más evidente.

Este entorno empresarial se mantiene en constante evolución. En consecuencia, existe un mayor flujo de información que genera gran cantidad de documentos. Así que contar con un sistema de gestión documental en empresa de logística se convierte en una necesidad ineludible.

El sistema de gestión documental en empresas logísticas es crucial para agilizar las operaciones. Asimismo, los sistemas de gestión de documentos (incluida la base de datos de Recursos Humanos) ayudan a reducir errores manuales y a aumentar la eficiencia.

Pero, más importante aún, sirven como garantía para que las empresas cumplan con las regulaciones.

Además, el crecimiento acelerado del comercio electrónico incrementa más esta necesidad. Según un informe de Research and Markets, en 2022 el mercado logístico alcanzó un valor de 10,115,600 millones de dólares. Y se prevé que para 2028 alcance los 14,081,640 millones de dólares.

¿Cómo implementar desde RRHH un sistema de gestión documental en una empresa de logística?

Para implementar desde RR.HH. un sistema de gestión documental en empresa de logística se debe elegir una herramienta adecuada. Por ejemplo, Sesame HR tiene una funcionalidad exclusiva para este propósito, el gestor documental.

A continuación, te describimos los pasos para implementar un sistema de gestión documental en empresa de logística.

Evaluar las necesidades

Antes de incorporar un gestor documental, es fundamental que conozcas las necesidades específicas de tu empresa.

Para ello, te puedes ayudar con preguntas como:

• ¿Qué tipo de documentos se manejan con mayor frecuencia en RR.HH.?
• ¿Cuáles son los procesos de documentación más críticos?
• ¿Cuáles son los requisitos que se deben cumplir?

Lo ideal es realizar un análisis detallado de las necesidades y expectativas.

Seleccionar el gestor documental

Asegúrate de tomar en cuenta las necesidades identificadas en el punto anterior. Pues el sistema de gestión documental en empresa de logística debe suplir esas necesidades.

Respecto al gestor documental de Sesame HR, esta herramienta mantiene toda tu información centralizada.

Por tanto, todos los datos de tus empleados y de la empresa son fáciles de localizar desde cualquier lugar. Además, la información de tu plantilla se almacena, de manera organizada, ya sea por empleado o por departamento.

En el momento en que se carga un nuevo archivo, el sistema se encarga de enviar notificaciones automáticas. De esta forma, todos los implicados se mantienen al día con el proceso de gestión de documentos.

Sesame HR permite gestionar múltiples documentos de empleados, como:

• Justificantes de trabajo
• Contratos laborales
• Certificados
• Nóminas
• Recibos y facturas de viajes, comidas y demás gastos.

Diseñar el proceso

Al implementar un sistema de gestión documental en empresa de logística, es importante diseñar un proceso claro y estructurado. Así se garantiza que la gestión documental en RR.HH. sea eficiente.

Para ello, se toma en cuenta ciertos criterios:

• Jerarquía de carpetas
• Categorías
• Permisos de acceso.

Capacitar al personal

Cuando se implementa un sistema de gestión documental en empresa de logística es fundamental capacitar al personal de RR.HH. Así, ellos comprenden cómo funciona el y cómo les ayuda a reducir errores, para agilizar los procesos de documentación.

Implementar de forma gradual

Comienza a implementar el nuevo sistema de manera gradual. Pues no es necesario migrar todos los documentos de una vez. Así que puedes empezar con un grupo piloto y expandir de manera gradual a otros equipos y departamentos.

Monitorear

Es aconsejable establecer métricas para evaluar la eficacia del sistema de gestión documental en empresa de logística. También se recomienda hacer un seguimiento constante.

Con estos análisis del gestor documental es más fácil identificar las áreas que necesitan mejorar. Por eso, es importante mantener un sistema actualizado para aprovechar mejor sus funcionalidades.

Ventajas de contar con un adecuado sistema de gestión documental en empresa de logística

Contar con un adecuado sistema de gestión documental en empresa de logística ayuda de varias maneras.

Mayor seguridad

Un gestor documental como Sesame HR incluye medidas de seguridad cruciales para garantizar la integridad de los datos de la empresa. En este sentido, algunas de las funciones más potentes incluyen:

• Archivos electrónicos
• Copias de seguridad automatizadas
• Derechos de acceso con base en roles
• Autenticación multifactor.

Reduce el espacio de almacenamiento

Con el sistema de gestión documental en empresa de logística se elimina la necesidad de archivadores. Así como de las cajas de almacenamiento y escritorios de gran tamaño.

Por otra parte, los sistemas más modernos ofrecen procesos automatizados y descartan en gran medida el uso de papel.

Mejora la productividad

Las mejoras en el reporte de productividad 📈 son una de las mayores ventajas de tener un gestor de documentos. Estos recursos favorecen el ahorro de dinero e impulsan la eficiencia de los empleados.

Por otro lado, se ahorra tiempo al automatizar varias tareas y se accede más rápido desde cualquier lugar. En cuanto a la eficiencia, esto se ve reflejado en una mejor colaboración entre empleados.

Además, se logra que el flujo de trabajo sea más efectivo y centrado en resultados. Así, el tiempo de los trabajadores se utiliza de manera más efectiva y los proyectos se completan más rápido.

Reduce costos

Utilizar sistemas electrónicos para gestionar los documentos reduce de manera significativa los costos. Pues con esta herramienta se evita que queden documentos sin archivar, se pierdan o se cometan errores al ingresar los datos.

Mejora el flujo de trabajo

Con un sistema de gestión documental en empresa de logística se reduce el estrés y la tensión que producen los flujos de trabajo.

Por otra parte, un programa de documentación permite ciertas acciones para mayor orden y seguridad.

• Configurar el acceso
• Mantener registros detallados de seguimiento de auditorías para garantizar el cumplimiento de los requisitos de conformidad
• Controlar un repositorio de documentos
• Automatizar procesos.

Mejor colaboración

Con la eficiencia y agilidad que brindan los gestores de documentos la información se comunica de manera eficaz. Esto permite a los empleados estar más involucrados y trabajar juntos por el logro de un mismo objetivo.

Por tanto, con una mejor colaboración entre los miembros del equipo de trabajo, se reduce el riesgo de compartir información incorrecta. Ya que en un equipo unido todos los miembros participan en las actividades de los demás.

Localizar documentos más fácil y rápido

Con un sistema de gestión documental los empleados dedican menos tiempo a localizar documentos. Debido a las funciones integradas de búsqueda avanzada, es posible encontrar los documentos más rápido.

Además, un sistema de gestión documental en empresa de logística clasifica los documentos de acuerdo a unos criterios específicos. Esto hace que a la hora de hacer una consulta sea más fácil encontrar dicha información.

Ejemplo de sistema de gestión documental y archivo de RRHH para empresas logísticas

En una empresa logística, el gestor de documentos de RR.HH. debe ser eficiente, seguro y fácil de usar.

Para adentrarnos más en los detalles de un sistema de gestión documental en empresa de logística, veamos el siguiente ejemplo.

1. Carpeta principal: Recursos Humanos

Aquí eliges cómo va a estar organizada la información.

Subcarpetas

Aquí puedes definir diferentes carpetas de acuerdo a las necesidades.

Contratación

• Documentos de candidatos
• Cartas de ofertas
• Contratos de trabajo
• Copias de documentos de identidad
• Curriculum vitae.

Administración de personal

• Cambios de puesto
• Evaluaciones de desempeño
• Promociones y ascensos
• Formación y desarrollo
• Certificados de formación
• Planes de desarrollo individual.

Nómina y beneficios

• Extractos de nómina
• Documentos de beneficios.

Salud y seguridad

• Exámenes médicos
• Informes de seguridad.

Regulaciones

• Documentos legales y normativos
• Políticas internas.

Comunicación interna

• Comunicados de la dirección
• Anuncios internos.

2. Acceso y permisos

En esta sección se toman en cuenta aspectos como:

• Permitir que los empleados accedan a sus propios documentos. Por ejemplo: contratos, evaluaciones de desempeño y certificados de formación.
• Que los líderes del equipo tengan acceso a los documentos del equipo. Esto incluye evaluaciones de desempeño y planes de desarrollo individual, entre otros.
• Que el departamento de RR.HH. tenga acceso a todas las subcarpetas.
• Las políticas de contraseñas seguras que se actualicen de manera regular.

3. Seguridad

En este apartado se toma en cuenta lo siguiente:

• Establecer un sistema de cifrado para garantizar la seguridad de los documentos sensibles
• Realizar copias de seguridad frecuentes para evitar la pérdida de datos.

4. Actualizaciones y mantenimiento

Aquí proceden las siguientes acciones:

• Designar a una persona para que se encargue de mantener el sistema actualizado y los documentos organizados de manera correcta.
• Programar revisiones periódicas para eliminar documentos obsoletos.

5. Integración con otros sistemas

Llegados a este punto se realizan las siguientes acciones:

• Integrar el sistema de gestión documental en empresa de logística con el sistema de nómina. 💻
• Implementar un sistema de notificaciones para alertar sobre las fechas en que vencen los contratos y evaluaciones de desempeño.

Cabe destacar que la implementación de un sistema de gestión documental en empresa de logística puede variar. Pues las necesidades entre una empresa y otra pueden tener algunas diferencias.

Sin embargo, la importancia de un sistema de gestión documental en empresa de logística es innegable. Así que, si estás considerando esta opción, te invitamos a conocer todos los beneficios que te brinda el gestor documental de Sesame HR.